Si vous désirez vous inscrire, il vous suffit de compléter le formulaire d’inscription en ligne (certaines écoles étant très populaires, il convient de s'inscrire au plus vite), accompagné d'un acompte de 500 € (paiement en ligne, en espèce à notre bureau ou par virement/versement). Ce montant sera utilisé afin de confirmer une place dans l'établissement choisi et ne sera pas remboursé si vous décidez de ne pas confirmer votre participation. Si WEP est dans l'incapacité de confirmer le séjour au lieu et à la date demandée, l'acompte est remboursé dans son intégralité.
Inscrivez-vous dès que possible pour garantir votre place. WEP peut accepter des inscriptions de dernière minute mais les possibilités dépendront des places encore disponibles, des délais de placement (variables selon la formule choisie) mais aussi des exigences en matière d’entrée sur le territoire (passeport, visa,…).
Pour un séjour dans un pays de l’Union Européenne, la carte d’identité suffit si vous êtes ressortissant de l’Union Européenne. Pour tout séjour dans un pays en dehors de l’Union Européenne, vous avez besoin d’un passeport.
Les règles concernant les visas varient en fonction du pays visité, de la durée du séjour et du type de programme effectué sur place. WEP vous transmettra, après confirmation de votre réservation, les informations détaillées sur la procédure à suivre dans le cas où une demande de visa est nécessaire.
Veillez donc à prévoir un délai suffisamment long entre votre date de réservation et votre date de départ afin d’avoir le temps d’effectuer ces démarches. L’obtention d’un passeport ou d’un visa pouvant prendre plusieurs semaines, WEP pourrait se voir dans l'incapacité de confirmer votre réservation si le délai d’inscription est trop court.
Attention : si vous n’êtes pas ressortissant de l’Union Européenne, vous devez vous renseigner vous-même auprès du consulat du pays que vous souhaitez visiter afin de connaître les conditions d'entrée sur le territoire (passeport et/ou visa).
Les représentants légaux et le participant s’engagent à respecter toutes les exigences sanitaires et administratives (vaccins, test médicaux, visa, passeport, fourniture d’informations biométriques…) imposées par le(s) autorités scolaires, locales et/ou nationales du/des pays d’accueil, les écoles (privées ou publiques) et/ou les lieux d’hébergement... pour permettre l’organisation et la réalisation du séjour, l’entrée et/ou le séjour sur le territoire et/ou la scolarisation sur place. En cas de refus de se conformer à de telles exigences, les représentants légaux et le participant comprennent que WEP pourrait être dans l’impossibilité d’organiser le séjour. Ce refus de se conformer sera dès lors considéré comme une annulation unilatérale et volontaire du programme par les représentants légaux et le participant.
Sauf indication contraire, les prix ne comprennent pas : assurance voyage obligatoire • assurance annulation facultative • transport A/R • argent de poche (couvrant vos loisirs, déplacements, fournitures scolaires, excursions...) • matériel scolaire • frais d'inscription aux examens officiels (TOEFL, IELTS, DELF...) • transfert de l’aéroport au lieu de séjour • frais de passeport ou de visa • dans certains cas le logement, veillez à bien lire la page de description du programme qui vous intéresse • caution éventuelle si option de logement en appartement ou en résidence • supplément éventuel en cas de régime alimentaire particulier ou d'allergies • suppléments éventuels haute saison.
Les prix sont valables pour l’année courante durant laquelle le participant a introduit sa demande d’inscription. Si le logement est inclus, il est prévu pour le nombre de semaines indiquées. Si, durant le séjour, l’école de langue ferme ses portes en raison d’un congé (durant la période de Noël, par exemple), le logement pendant ce congé n’est pas inclus dans le coût du programme.
Les prestations fournies sont celles comprises dans le programme de Séjour linguistique choisi par le participant et qui sont décrites sur notre site Internet, pour un départ dans l'année courante. En cas de départ après l'année courante, les prestations décrites sont susceptibles de subir des modifications.
La réservation est effectuée après validation en ligne du formulaire d’inscription et du dossier (si applicable) dûment complétés et paiement de l’acompte de 500 € ou de la totalité du séjour si le montant de ce dernier est inférieur à 500 €. Dans les 15 jours suivants la confirmation de réservation par WEP, le participant doit verser 30 % du solde restant dû. Le paiement final de toutes les sommes restant dues (y compris les suppléments éventuels comme le transport A/R, assurance voyage, assurance annulation, transfert...) devra être effectué au plus tard 6 semaines avant le départ. Si un participant s’inscrit dans un délai inférieur à 6 semaines, le solde restant dû doit être versé immédiatement après l’envoi de la confirmation de réservation. Le respect de ces échéances constitue une condition impérative de l'exécution de ses obligations par WEP.
Tout paiement est entendu au grand comptant et ce, à chacune des échéances de versements.
Tout défaut ou retard de paiement de tout ou partie des acomptes et ou versements entraîne de plein droit et sans mise en demeure :
a) Une majoration de la somme due de 15 % à titre de clause pénale sans que cette somme ne puisse être inférieure à 100 €.
b) Un intérêt conventionnel de 12 % l’an.
Le tout, sans préjudice du droit de WEP de poursuivre la réparation intégrale du dommage encouru.
En cas de non-paiement dans les délais, WEP se réserve en outre le droit de suspendre le programme, les conséquences étant à charge du/des cocontractant(s).
Note concernant les bourses du Forem :
Les bourses “Plan Langues” sont versées par le Forem, il est de la responsabilité du candidat et de ses ayants droit de faire les démarches nécessaires auprès du Forem pour bénéficier de la bourse. Le versement intégral, à WEP, des frais de participation au programme choisi reste d’application.
Note concernant le visa étudiant :
Si le Participant effectue son séjour dans le cadre d'un visa étudiant, WEP exigera le paiement de la totalité du séjour avant de fournir les documents nécessaires à l'obtention d'un tel visa.
La durée du programme est mentionnée pour chaque formule. WEP se réserve le droit d’organiser votre départ avant ou après la date prévue si cela est nécessaire à la bonne organisation du programme ou, si nous organisons votre transport et que les disponibilités des compagnies de transport l’imposent.
WEP SA, siège social : 26, Av. de Jette, 1081 Bruxelles. Conformément à la loi, nous sommes autorisés à organiser, et/ou à proposer, en tant qu’intermédiaire, des voyages sous la licence n°A1912. Conformément à la loi, nous cotisons au Fonds de Garantie Voyages. Les séjours et/ou cours sont organisés par des prestataires locaux. Le prestataire choisi par l’étudiant sera mentionné dans les documents de voyage que le participant recevra au moins 7 jours avant son départ. WEP ne peut être tenu responsable de l’impossibilité à assurer des prestations contractuellement prévues en raison de la défaillance des prestataires de service dans le pays d’accueil, de la compagnie d’aviation, de la compagnie d’assurance ou en cas d’une force majeure, d’un conflit, de troubles ou d’un événement échappant à son contrôle. WEP est exonéré de toute responsabilité généralement quelconque quant aux conséquences directes ou indirectes en cas de guerre, révolution, troubles civils ou politiques, émeutes, grève, épidémie, pandémie, quarantaine ou catastrophes naturelles ou nucléaires. Lorsque des circonstances de ce type surviennent avant le départ, entravent la bonne exécution du séjour et/ou créent un risque de mettre en péril la sécurité et/ou la santé du participant, WEP n’est tenu à aucun dédommagement généralement quelconque. Les photos ou témoignages repris dans la brochure, sur le site ou dans tout autre document, sont non contractuelles. WEP ne peut être tenu responsable d’un refus de visa par les autorités du pays d’accueil. Les témoignages, photos et autres documents, quelle que soit la forme ou le support, qui concernent, mentionnent ou présentent l’étudiant dans le cadre de son séjour ou de l’organisation de son séjour, peuvent être utilisés à des fins promotionnelles, quelle que soit la forme ou le support de telles actions.
Dans le cadre des Séjours linguistiques pour les mineurs d’âge, le correspondant local/l’école de langue partenaire de WEP assure un suivi et une assistance aux participants dans le cadre des cours, des activités, des sports ou des excursions organisées directement par le correspondant local/l’école de langue. Cependant, WEP et/ou le partenaire ne peuvent garantir un suivi lors des temps libres, qu’ils soient prévus après les cours, durant des excursions ou des activités à l’extérieur des infrastructures du partenaire local et/ou durant les déplacements entre le domicile du participant et le lieu de séjour. En conséquence, il est possible que votre enfant ne dispose pas de la supervision d’un adulte à ces moments. Pour un encadrement, veuillez opter pour les formules signalées comme telles.
Modifications du fait du Participant : Toute modification du programme avant le départ n’est possible qu’avec l’accord de WEP et en toutes hypothèses, ne pourra donner lieu à un remboursement quelconque. Toute interruption de séjour, quel qu’en soit le motif et/ou toute renonciation à certaines prestations comprises dans le prix ne pourront pas faire l’objet d’un remboursement de la part de WEP. Les frais de retour anticipé et d’accompagnement éventuel sont toujours à la charge du participant.
Attention, une modification de commande ne concerne jamais l’assurance annulation. Une assurance annulation commandée (au moment de la réservation en ligne ou ultérieurement), ne peut en aucun cas être supprimée ou modifiée par la suite. Elle sera dûe dans sa totalité. Assurez-vous dès lors, avant de confirmer votre commande, que vous souhaitez réellement souscrire à cette assurance facultative.
Modification du fait de WEP : Avant le départ : lorsque, avant le départ, un événement extérieur s’impose à WEP et le met dans l’obligation de modifier un lieu de séjour ou des prestations essentielles, celui-ci informera le participant dès que possible. Ce dernier aura la faculté d’accepter la modification, ou de résilier le contrat. Le participant devra faire connaître son choix dans un délai de deux (2) jours ouvrables à compter de la notification. Après le départ : lorsque, après le départ, un des éléments essentiels du contrat ne peut être exécuté, WEP s’efforcera de proposer au participant des prestations équivalentes, sans supplément de prix.
En cas d’annulation par le participant ou ses représentants légaux, une indemnité forfaitaire conventionnelle et irréductible est due à WEP. Elle s’élève à 25 % du montant total du voyage sélectionné en cas d’annulation plus de 6 mois avant le départ, 50 % en cas d’annulation entre 6 et 3 mois avant le départ, 75% entre 3 mois et quinze (15) jours avant le départ et 100% pour toute annulation moins de quinze (15) jours avant le départ. En toute hypothèse, WEP est autorisé à compenser ces indemnités avec les sommes encaissées par elle, qui ont un caractère indemnitaire à son égard. Afin de vous prémunir en cas d’annulation, WEP vous propose la Garantie Annulation WEP (voir détails ci-dessus). Pour le tarif de cette Garantie, reportez-vous au module de devis / réservation. Après le départ du participant aucun montant n'est remboursable en cas d'interruption du séjour, quelle qu’en soit la raison. En cas d’annulation de l’inscription par WEP après la confirmation de l’admission définitive, WEP s’engage à indemniser l’intégralité des dommages matériels (uniquement) subis par le participant du chef de cette annulation.
Lorsqu’un participant contracte la Garantie Annulation WEP celle-ci couvre (dans la limite des conditions générales de la police d’assurance) la formule choisie telle qu’elle a été réservée au moment de la souscription de la garantie. Si le transport A/R fait partie intégrante du forfait réservé, il est couvert par la garantie annulation au même titre que le séjour. Si les titres de transports et/ou des services complémentaires sont réservés séparément (exemples non exhaustifs : assurance voyage, transferts…), ils ne sont pas couverts par la garantie annulation. Le participant a la possibilité de contracter une garantie annulation séparée pour les titres de transport réservés auprès de WEP. Si le participant réserve un titre de transport auprès d’une autre agence de voyages, l’assurance annulation pour couvrir ce titre de transport doit être contractée auprès de cette autre agence.
WEP peut décider d’annuler à tout moment un programme s’il est estimé que les conditions de séjour évoluent de manière négative (conditions sanitaires, politiques, avis de voyage négatif des Affaires Etrangères…). Dans ce cas le participant devra respecter cette décision.
Garantie Annulation WEP
Il est possible et conseillé de souscrire au moment de l’inscription à la "Garantie Annulation WEP", qui couvre les frais d'annulation du programme en cas, entre autres, de problèmes de santé de l'étudiant ou d'un membre de sa famille au premier degré et pour des raisons scolaires. Le tarif de la "garantie annulation WEP" est de 6 % du montant du programme auquel le participant a souscrit et doit être réglé intégralement au moment de l'inscription en supplément des frais d’inscription d’un montant de 100€. La Garantie Annulation WEP permet d'annuler le programme sans pénalité (sauf pour le montant de la garantie elle-même) jusqu'au moment du départ pour les raisons susmentionnées, documentées par un certificat médical ou une documentation scolaire appropriée à fournir en même temps que la demande d'annulation. La Garantie Annulation WEP permet au Participant de se retirer du contrat dans les cas suivants :
1. Décès du participant ou d'un parent au premier degré (parents, frères, sœurs).
2. Problèmes de santé graves du participant ou d'un parent (parents, frères, sœurs). Le problème de santé doit être communiqué par écrit par le participant/ses parents. Le participant doit dans les 24h fournir à WEP les informations médicales/de santé appropriées prouvant la situation médicale.
3. Impossibilité de participer au programme en raison d’un redoublement si celui-ci empêche la réalisation ou le report du programme ou dans le cas où de mauvais résultats à un examen scolaire obligent le participant à passer des examens de rattrapage et que la demande est accompagnée des résultats scolaires et d'une déclaration appropriée de l'école attestant de l'impossibilité́ de partir.
4. Impossibilité de participer au programme en raison d’un refus du projet par l’école d’origine (pour les projets en cours d’études secondaires). Une déclaration officielle écrite de la part de l’école devra nous être transmise au plus tard 4 mois avant le départ.
5. Quarantaine obligatoire après le diagnostic d’un Covid 19 et dans l’impossibilité de reporter le démarrage du séjour par WEP dans les 21 jours faisant suite à la quarantaine.
6. Vol des documents d’identité du Participant requis pour l'expatriation dans les 72h qui précèdent le départ, accompagné d'un rapport des autorités de police, lorsqu'il est prouvé́ qu’il est matériellement impossible de refaire/remplacer ces documents avant le départ et jusqu’à 15 jours après la date de départ prévu.
7. Incapacité dûment documentée du participant à rejoindre le lieu de départ à la suite de graves catastrophes naturelles.
Sont exclues de la couverture les annulations et/ou les modifications causées directement ou indirectement par des causes qui ne peuvent être objectivement documentées ou par une maladie mentale, ainsi que tout ce qui n'est pas expressément indiqué dans les points ci-dessus.
Si les conditions d’application de la Garantie Annulation WEP ne sont pas remplies et/ou si les motifs invoqués par le participant ne peuvent être pris en compte, l’article “Annulation par le participant avant le départ” des Conditions Générales WEP sera appliqué pour le calcul des frais d’annulation retenus.
Comme alternative à la Garantie Annulation WEP, il est possible de souscrire une assurance facultative auprès de « Protections SRL » qui couvre les frais d'annulation du programme pour des causes ou des évènements objectivement documentés et imprévisibles au moment de la réservation, affectant l'assuré ou un membre de sa famille. Pour plus de détails, demandez à un conseiller WEP ou consultez le détail de l’assurance annulation en ligne.
Tous les participants sont tenus de disposer d'une assurance voyage suffisante couvrant les frais médicaux, le rapatriement médical et la responsabilité civile. Si vous ne disposez pas d'une telle assurance, WEP peut vous proposer une assurance complète couvrant les maladies, les accidents, les hospitalisations, le rapatriement, la perte, le vol ou les dégâts aux bagages, la responsabilité civile... Une assurance voyage plus étendue est également disponible.
Voir conditions de ces deux assurances dans la section "séjours linguistiques" dans la rubrique "conditions assurances voyage et annulation" et voir tarifs dans le module de devis / réservation.
Important :
En cas de problème ou de plainte, le Participant et/ou ses représentants légaux doivent prévenir immédiatement, dès la survenance du problème, et en priorité le contact local dans le pays où se trouve le Participant. A défaut de solution ou d’intervention dans les 48 heures, le Participant et/ou ses représentants légaux doivent prévenir WEP, immédiatement, par courrier électronique ou par voie postale afin que WEP fasse le nécessaire, dans la mesure de ses moyens, pour trouver une solution dans les plus brefs délais. Toutes les réclamations émises par le Participant après son retour ne pourront être prises en compte que s’il est prouvé que WEP a bien été averti d’un manquement éventuel et que WEP a eu la possibilité d’intervenir. Toutes réclamations émises par le Participant doivent être introduites par courrier recommandé avec A/R adressé au siège social de WEP dans les trois (3) mois calendaires à compter de la fin du séjour.
En cas de litige, seuls les tribunaux de Bruxelles sont compétents, et plus particulièrement celui du 6ème canton de Bruxelles. La signature du formulaire d’inscription (ou sa soumission par Internet) et/ou le versement de l’acompte ou des frais de dossier signifient l’adhésion totale à ces conditions générales.
Note importante concernant la transmission d’informations et de documents par WEP :
Il est de votre responsabilité de fournir à WEP une adresse de courrier électronique valide et consultée régulièrement (notamment par les représentants légaux si le participant est mineur d’âge), car les documents (ne nécessitant pas d’être en format original) vous seront transmis par courrier électronique. Seules les communications par courrier postal ou par courrier électronique font foi. Les communications par l’intermédiaire de réseaux sociaux, chat ou services de messagerie ont un caractère informel et non contractuel.
Le participant et/ou ses représentants légaux s’engage(nt) à lire, comprendre et accepter notre politique de protection des données personnelles reprise dans notre Charte de protection des données à caractère personnel.
Le Participant et/ou son représentant légal autorise(nt) expressément WEP à utiliser et/ou reproduire l’image du Participant à des fins promotionnelles pour une durée de 7 ans à partir de la fin du contrat lorsque les images proviennent de photos ou vidéos réalisées de le cadre du voyage/séjour organisé par WEP.
Si vous désirez vous inscrire à l'un de nos programmes, il vous suffit de compléter le formulaire d'inscription en ligne, et de régler les frais de dossier de 200,00 € (en espèces à notre bureau, par virement ou paiement en ligne). Ce montant sera déduit du montant total du programme que vous avez choisi. Si vous ne confirmez pas votre participation, ces 200,00 € seront conservés par WEP. Après validation en ligne du formulaire d'inscription, nous vous enverrons une confirmation accompagnée des documents nécessaires à l'organisation de votre séjour.
Inscrivez-vous dès que possible pour garantir votre place. WEP peut accepter des inscriptions de dernière minute mais les possibilités dépendront des places encore disponibles, des délais de placement (variables selon la formule choisie) mais aussi des exigences en matière d’entrée sur le territoire (passeport, visa,…).
Pour un séjour dans un pays de l’Union Européenne, la carte d’identité suffit si vous êtes ressortissant de l’Union Européenne. Pour tout séjour dans un pays en dehors de l’Union Européenne, vous avez besoin d’un passeport.
Les règles concernant les visas varie en fonction du pays visité, de la durée du séjour et du type de programme effectué sur place. WEP vous transmettra, après confirmation de votre réservation, les informations détaillées sur la procédure à suivre dans le cas où une demande de visa est nécessaire.
Veillez donc à prévoir un délai suffisamment long entre votre date de réservation et votre date de départ afin d’avoir le temps d’effectuer ces démarches. L’obtention d’un passeport ou d’un visa pouvant prendre plusieurs semaines, WEP pourrait se voir dans l'incapacité de confirmer votre réservation si le délai d’inscription est trop court.
Attention : si vous n’êtes pas ressortissant de l’Union Européenne, vous devez vous renseigner vous-même auprès du consulat du pays que vous souhaitez visiter afin de connaître les conditions d'entrée sur le territoire (passeport et/ou visa).
Les représentants légaux et le participant s’engagent à respecter toutes les exigences sanitaires et administratives (vaccins, test médicaux, visa, passeport, fourniture d’informations biométriques…) imposées par le(s) autorités scolaires, locales et/ou nationales du/des pays d’accueil, les écoles (privées ou publiques) et/ou les lieux d’hébergement... pour permettre l’organisation et la réalisation du séjour, l’entrée et/ou le séjour sur le territoire et/ou la scolarisation sur place. En cas de refus de se conformer à de telles exigences, les représentants légaux et le participant comprennent que WEP pourrait être dans l’impossibilité d’organiser le séjour. Ce refus de se conformer sera dès lors considéré comme une annulation unilatérale et volontaire du programme par les représentants légaux et le participant.
Sauf indication contraire, les prix ne comprennent pas : assurance voyage obligatoire • assurance annulation facultative • transport A/R • argent de poche (couvrant vos loisirs, déplacements, fournitures scolaires, excursions...) • transfert de l’aéroport au lieu de séjour • frais de passeport ou de visa • dans certains cas le logement, veillez à bien lire la page de description du programme qui vous intéresse • caution éventuelle si l’option de logement est choisie • supplément éventuel en cas de régime alimentaire particulier ou d'allergies.
Les prix sont valables pour l’année courante durant laquelle le participant a introduit sa demande d’inscription. Si le logement est inclus, il est prévu pour le nombre de semaines indiquées. Si, durant le séjour, l’école de langue ferme ses portes en raison d’un congé (durant la période de Noël, par exemple), le logement pendant ce congé n’est pas inclus dans le coût du programme.
La demande d’inscription est traitée après validation en ligne du formulaire d’inscription dûment complété et paiement des 200 € de frais de dossier. La réservation du programme, quant à elle, est faite après la réception du dossier d’inscription complet, la participation à un entretien de motivation (si applicable) et la réception de l’acompte (50 % si le coût du programme est supérieur à 1.000 € ou 100 % si le coût du programme est inférieur à 1.000 €). Le paiement final de toutes les sommes restant dues (y compris les suppléments éventuels comme le transport A/R, assurance voyage, assurance annulation, transfert...) devra être effectué au plus tard 6 semaines avant le départ. Si un participant s’inscrit dans un délai inférieur à 6 semaines, le solde restant dû doit être versé immédiatement après l’envoi de la confirmation de réservation.
Tout paiement est entendu au grand comptant et ce, à chacune des échéances de versements.
Tout défaut ou retard de paiement de tout ou partie des acomptes et ou versements entraîne de plein droit et sans mise en demeure :
a) Une majoration de la somme due de 15 % à titre de clause pénale sans que cette somme ne puisse être inférieure à 100 €.
b) Un intérêt conventionnel de 12 % l’an.
Le tout, sans préjudice du droit de WEP de poursuivre la réparation intégrale du dommage encouru.
En cas de non-paiement dans les délais, WEP se réserve en outre le droit de suspendre le programme, les conséquences étant à charge du/des cocontractant(s).
La durée du programme est mentionnée pour chaque formule. WEP se réserve le droit d'organiser votre départ avant ou après la date prévue, si cela est nécessaire à la bonne organisation du programme ou suivant les disponibilités des compagnies aériennes. En cas d'arrivée tardive dans le pays d'accueil ou en cas d'absence durant le programme choisi, aucun remboursement ne sera accordé. Un retour anticipé, qu'elle qu'en soit la raison, ne peut justifier un quelconque remboursement.
WEP SA, siège social : 26, Av. de Jette, 1081 Bruxelles. Conformément à la loi, nous sommes autorisés à organiser, et/ou à proposer, en tant qu’intermédiaire, des voyages sous la licence n°A1912. Conformément à la loi, nous cotisons au Fonds de Garantie Voyages. Les séjours et/ou cours sont organisés par des prestataires locaux. Le prestataire choisi par l’étudiant sera mentionné dans les documents de voyage que le participant recevra au moins 7 jours avant son départ. WEP ne peut être tenu responsable de l’impossibilité à assurer des prestations contractuellement prévues en raison de la défaillance des prestataires de service dans le pays d’accueil, de la compagnie d’aviation, de la compagnie d’assurance ou en cas d’une force majeure, d’un conflit, de troubles ou d’un événement échappant à son contrôle. WEP est exonéré de toute responsabilité généralement quelconque quant aux conséquences directes ou indirectes en cas de guerre, révolution, troubles civils ou politiques, émeutes, grève, épidémie, pandémie, quarantaine ou catastrophes naturelles ou nucléaires. Lorsque des circonstances de ce type surviennent avant le départ, entravent la bonne exécution du séjour et/ou créent un risque de mettre en péril la sécurité et/ou la santé du participant, WEP n’est tenu à aucun dédommagement généralement quelconque. Les photos ou témoignages repris dans la brochure, sur le site ou dans tout autre document, sont non contractuelles. WEP ne peut être tenu responsable d’un refus de visa par les autorités du pays d’accueil. Les témoignages, photos et autres documents, quelle que soit la forme ou le support, qui concernent, mentionnent ou présentent l’étudiant dans le cadre de son séjour ou de l’organisation de son séjour, peuvent être utilisés à des fins promotionnelles, quelle que soit la forme ou le support de telles actions.
Modifications du fait du Participant : Toute modification du programme avant le départ n’est possible qu’avec l’accord de WEP et en toutes hypothèses, ne pourra
donner lieu à un remboursement quelconque. Toute interruption de séjour, quel qu’en soit le motif et/ou toute renonciation à certaines prestations comprises dans le prix ne pourront pas faire l’objet d’un remboursement de la part de WEP. Les frais de retour anticipé et d’accompagnement éventuel sont toujours à la charge du participant.
Attention, une modification de commande ne concerne jamais l’assurance annulation. Une assurance annulation commandée (au moment de la réservation en ligne ou ultérieurement), ne peut en aucun cas être supprimée ou modifiée par la suite. Elle sera dûe dans sa totalité. Assurez-vous dès lors, avant de confirmer votre commande, que vous souhaitez réellement souscrire à cette assurance facultative.
Modification du fait de WEP : Avant le départ : lorsque, avant le départ, un événement extérieur s’impose à WEP et le met dans l’obligation de modifier un lieu de séjour ou des prestations essentielles, celui-ci informera le participant dès que possible. Ce dernier aura la faculté d’accepter la modification, ou de résilier le contrat. Le participant devra faire connaître son choix dans un délai de deux (2) jours ouvrables à compter de la notification. Après le départ : lorsque, après le départ, un des éléments essentiels du contrat ne peut être exécuté, WEP s’efforcera de proposer au participant des prestations équivalentes, sans supplément de prix.
En cas d’annulation par le participant ou ses représentants légaux, une indemnité forfaitaire conventionnelle et irréductible est due à WEP. Elle s’élève à 25 % du montant total du voyage sélectionné en cas d’annulation plus de 6 mois avant le départ, 50 % en cas d’annulation entre 6 et 3 mois avant le départ, 75% entre 3 mois et quinze (15) jours avant le départ et 100% pour toute annulation moins de quinze (15) jours avant le départ. En toute hypothèse, WEP est autorisé à compenser ces indemnités avec les sommes encaissées par elle, qui ont un caractère indemnitaire à son égard. Afin de vous prémunir en cas d’annulation, WEP vous propose la Garantie Annulation WEP (voir détails ci-dessus). Pour le tarif de cette Garantie, reportez-vous au module de devis / réservation. Après le départ du participant aucun montant n'est remboursable en cas d'interruption du séjour, quelle qu’en soit la raison. En cas d’annulation de l’inscription par WEP après la confirmation de l’admission définitive, WEP s’engage à indemniser l’intégralité des dommages matériels (uniquement) subis par le participant du chef de cette annulation.
Lorsqu’un participant contracte la Garantie Annulation WEP celle-ci couvre (dans la limite des conditions générales de la police d’assurance) la formule choisie telle qu’elle a été réservée au moment de la souscription de la garantie. Si le transport A/R fait partie intégrante du forfait réservé, il est couvert par la garantie annulation au même titre que le séjour. Si les titres de transports et/ou des services complémentaires sont réservés séparément (exemples non exhaustifs : assurance voyage, transferts…), ils ne sont pas couverts par la garantie annulation. Le participant a la possibilité de contracter une garantie annulation séparée pour les titres de transport réservés auprès de WEP. Si le participant réserve un titre de transport auprès d’une autre agence de voyages, l’assurance annulation pour couvrir ce titre de transport doit être contractée auprès de cette autre agence.
WEP peut décider d’annuler à tout moment un programme s’il est estimé que les conditions de séjour évoluent de manière négative (conditions sanitaires, politiques, avis de voyage négatif des Affaires Etrangères…). Dans ce cas le participant devra respecter cette décision.
Garantie Annulation WEP
Il est possible et conseillé de souscrire au moment de l’inscription à la "Garantie Annulation WEP", qui couvre les frais d'annulation du programme en cas, entre autres, de problèmes de santé de l'étudiant ou d'un membre de sa famille au premier degré et pour des raisons scolaires. Le tarif de la "garantie annulation WEP" est de 6 % du montant du programme auquel le participant a souscrit et doit être réglé intégralement au moment de l'inscription en supplément des frais d’inscription d’un montant de 100€. La Garantie Annulation WEP permet d'annuler le programme sans pénalité (sauf pour le montant de la garantie elle-même) jusqu'au moment du départ pour les raisons susmentionnées, documentées par un certificat médical ou une documentation scolaire appropriée à fournir en même temps que la demande d'annulation. La Garantie Annulation WEP permet au Participant de se retirer du contrat dans les cas suivants :
1. Décès du participant ou d'un parent au premier degré (parents, frères, sœurs).
2. Problèmes de santé graves du participant ou d'un parent (parents, frères, sœurs). Le problème de santé doit être communiqué par écrit par le participant/ses parents. Le participant doit dans les 24h fournir à WEP les informations médicales/de santé appropriées prouvant la situation médicale.
3. Impossibilité de participer au programme en raison d’un redoublement si celui-ci empêche la réalisation ou le report du programme ou dans le cas où de mauvais résultats à un examen scolaire obligent le participant à passer des examens de rattrapage et que la demande est accompagnée des résultats scolaires et d'une déclaration appropriée de l'école attestant de l'impossibilité́ de partir.
4. Impossibilité de participer au programme en raison d’un refus du projet par l’école d’origine (pour les projets en cours d’études secondaires). Une déclaration officielle écrite de la part de l’école devra nous être transmise au plus tard 4 mois avant le départ.
5. Quarantaine obligatoire après le diagnostic d’un Covid 19 et dans l’impossibilité de reporter le démarrage du séjour par WEP dans les 21 jours faisant suite à la quarantaine.
6. Vol des documents d’identité du Participant requis pour l'expatriation dans les 72h qui précèdent le départ, accompagné d'un rapport des autorités de police, lorsqu'il est prouvé́ qu’il est matériellement impossible de refaire/remplacer ces documents avant le départ et jusqu’à 15 jours après la date de départ prévu.
7. Incapacité dûment documentée du participant à rejoindre le lieu de départ à la suite de graves catastrophes naturelles.
Sont exclues de la couverture les annulations et/ou les modifications causées directement ou indirectement par des causes qui ne peuvent être objectivement documentées ou par une maladie mentale, ainsi que tout ce qui n'est pas expressément indiqué dans les points ci-dessus.
Si les conditions d’application de la Garantie Annulation WEP ne sont pas remplies et/ou si les motifs invoqués par le participant ne peuvent être pris en compte, l’article “Annulation par le participant avant le départ” des Conditions Générales WEP sera appliqué pour le calcul des frais d’annulation retenus.
Comme alternative à la Garantie Annulation WEP, il est possible de souscrire une assurance facultative auprès de « Protections SRL » qui couvre les frais d'annulation du programme pour des causes ou des évènements objectivement documentés et imprévisibles au moment de la réservation, affectant l'assuré ou un membre de sa famille. Pour plus de détails, demandez à un conseiller WEP ou consultez le détail de l’assurance annulation en ligne.
Tous les participants sont tenus de disposer d'une assurance voyage suffisante couvrant les frais médicaux, le rapatriement médical et la responsabilité civile.
Si vous ne disposez pas d'une telle assurance, WEP peut vous proposer une assurance complète couvrant les maladies, les accidents, les hospitalisations, le rapatriement, la perte, le vol ou les dégâts aux bagages, la responsabilité civile... Une assurance voyage plus étendue est également disponible.
Voir conditions de ces deux assurances dans la section "jobs, stages, volontariat" dans la rubrique "conditions assurances voyage et annulation" et voir tarifs dans le module de devis / réservation.
Les personnes séjournant en Australie avec un visa d'étude sont obligés de souscrire l'assurance maladie australienne « Overseas Student Health Cover ». Celle-ci est imposée par le gouvernement australien. Son coût varie selon la durée du séjour sur le territoire australien (coût pour une année : environ 594 AU$) et peut être modifié sans préavis.
En cas de problème ou de plainte, le Participant et/ou ses représentants légaux doivent prévenir immédiatement, dès la survenance du problème, et en priorité le contact local dans le pays où se trouve le Participant. A défaut de solution ou d’intervention dans les 48 heures, le Participant et/ou ses représentants légaux doivent prévenir WEP, immédiatement, par courrier électronique ou par voie postale afin que WEP fasse le nécessaire, dans la mesure de ses moyens, pour trouver une solution dans les plus brefs délais. Toutes les réclamations émises par le Participant après son retour ne pourront être prises en compte que s’il est prouvé que WEP a bien été averti d’un manquement éventuel et que WEP a eu la possibilité d’intervenir. Toutes réclamations émises par le Participant doivent être introduites par courrier recommandé avec A/R adressé au siège social de WEP dans les trois (3) mois calendaires à compter de la fin du séjour.
En cas de litige, seuls les tribunaux de Bruxelles sont compétents, et plus particulièrement celui du 6ème canton de Bruxelles. La signature du formulaire d’inscription (ou sa soumission par Internet) et/ou le versement de l’acompte ou des frais de dossier signifient l’adhésion totale à ces conditions générales.
Note importante concernant la transmission d’informations et de documents par WEP :
Il est de votre responsabilité de fournir à WEP une adresse de courrier électronique valide et consultée régulièrement (notamment par les représentants légaux si le participant est mineur d’âge), car les documents (ne nécessitant pas d’être en format original) vous seront transmis par courrier électronique. Seules les communications par courrier postal ou par courrier électronique font foi. Les communications par l’intermédiaire de réseaux sociaux, chat ou services de messagerie ont un caractère informel et non contractuel.
Le participant et/ou ses représentants légaux s’engage(nt) à lire, comprendre et accepter notre politique de protection des données personnelles reprise dans notre Charte de protection des données à caractère personnel.
Le Participant et/ou son représentant légal autorise(nt) expressément WEP à utiliser et/ou reproduire l’image du Participant à des fins promotionnelles pour une durée de 7 ans à partir de la fin du contrat lorsque les images proviennent de photos ou vidéos réalisées de le cadre du voyage/séjour organisé par WEP.
WEP offre aux participants (et le cas échéant, à leurs représentants légaux) les programmes d’échanges scolaires tels que décrits (sous réserve d’erreurs d’impression) dans la brochure et sur le site Internet sans que les parties ne puissent se distraire de quelque façon que ce soit du projet culturel qui est mis en œuvre. Les prestations de services définies par la brochure et par le site sont acceptées comme satisfaisant à l’obligation pour WEP de modéliser au mieux de ses moyens l’information, l’assistance et l’accueil des contractants, hors toute obligation de résultat ou mandat de représentation ou de surveillance.
Outre les rencontres préparatoires au départ des participants (réunion d’information, interview, réunions logistiques, etc. auxquelles toute question peut être posée en précision des informations communiquées par le biais de la brochures et du site internet), le participant ( et le cas échéant, ses représentants légaux), peut solliciter toute précision de manière écrite en s’adressant à info@wep.be.
Le programme scolaire ayant un caractère résidentiel, pédagogique, culturel et non touristique, il ne peut être considéré comme un produit de voyage ou un forfait de voyage. Le projet éducatif et culturel impose que le participant se conforme strictement aux lois des lieux de transit ou de séjour et aux règles et bons usages de la vie quotidienne, familiale et scolaire de son milieu d’accueil. Il s’agit-là d’une obligation essentielle des « règles du programme » devant être respectée par le participant qui reconnait expressément que WEP ne dispose que d’un pouvoir limité vis-à-vis des sponsors locaux qui sont seuls décisionnaires quant à d’éventuelles questions de respect des lois, us, coutumes locales qui peuvent être très différentes de celles connues en Belgique ( par exemple aux USA), que ce soit dans le milieu scolaire, familial ou social en général ; bien que WEP soit en contact permanent avec les sponsors locaux, elle ne dispose pas d’un pouvoir de coercition en cas, par exemple, d’une décision d’expulsion du cocontractant pour violation desdites lois, us, coutumes.
Dans le cadre de sa mission, WEP ne répond ni de la force majeure ni d’une faute ou d’un fait quelconque qui engage la responsabilité civile ou pénale du participant qui en supporte seul toutes les conséquences directes ou indirectes et ce, tant au regard des lois du pays hôte, qu’au regard du droit belge. Les représentants légaux et le participant s’engagent en outre à respecter toutes les exigences sanitaires et administratives (vaccins, test médicaux, visa, passeport, fourniture d’informations biométriques…) imposées par le(s) autorités scolaires, locales et/ou nationales du/des pays d’accueil, les écoles (privées ou publiques) et/ou les lieux d’hébergement... pour permettre l’organisation et la réalisation du séjour, l’entrée et/ou le séjour sur le territoire et/ou la scolarisation sur place. Il s’agit d’une obligation personnelle du participant et/ou de ses représentants légaux à l’exclusion de toute responsabilité de WEP. En cas de refus de se conformer à de telles exigences, les représentants légaux et le participant comprennent que WEP pourrait être dans l’impossibilité d’organiser le séjour. Ce refus de se conformer sera dès lors considéré comme une annulation unilatérale et volontaire du programme par les représentants légaux et le participant.
Il en va de même en cas de refus de se conformer à ces exigences en cours de programme ; en ce cas, ce refus de se conformer sera considéré comme résiliation unilatérale et volontaire du programme par les représentants légaux et le participant.
En cas de violation des règles du contrat, du programme, et/ou du séjour par le participant ou s’il quitte le programme, le contrat est immédiatement résilié à ses torts. En ce cas, le participant s’engage à quitter le pays d’accueil dans les 5 jours sans droit à aucun remboursement de la part de WEP et à garantir et indemniser WEP et ses correspondants locaux contre toute suite dommageable quelconque de son comportement. Il s’engage également à s’acquitter du remboursement intégral des éventuelles bourses WEP dont il aurait pu bénéficier. Les voyages des personnes et des choses ainsi que les formalités administratives y afférentes (visa, passeport, documents sanitaires...) sont régis par les lois, règlements en vigueur en la matière et constituent un prescrit impératif pour le participant (et le cas échéant, ses représentants légaux). La réservation des titres de transport est faite pour les dates et suivant les prescriptions du billet sans qu’il ne puisse être justifié de raisons quelconques au remboursement en cas de non-utilisation.
Tout candidat au programme doit envoyer à WEP un formulaire de pré-inscription pour être invité à une interview de sélection et il doit payer 100 € de couverture des frais d’examen de sa candidature (frais de dossier).
Après réception du formulaire de pré-inscription et des frais de dossier, WEP transmet par courrier électronique le dossier de candidature (“Application Form”) ou les coordonnées d’accès à une plateforme pour compléter le dossier en ligne. Le dossier est à compléter par le candidat et ses représentants légaux. La lettre d’invitation à l’interview de sélection précise les parties du dossier qui doivent avoir été complétées pour être examinées durant l’interview.
Si la candidature est acceptée, la lettre de confirmation de sélection est envoyée par WEP au candidat et éventuellement, ses représentants légaux.
À défaut de sélection, la somme de 100 € est remboursée au candidat.
La lettre de confirmation de sélection engage les signataires et ouvre le droit de rétractation de 14 jours tel que prévu aux termes de l’article VI. 47 du Code de droit économique ( Directive européenne 2011/83) ; une fois ce délai de 14 jours écoulé, les signataires s’engagent
WEP dispose d’un délai de 21 jours à compter de la réception de l’acompte de 25 % et du dossier de candidature complet pour l’analyser et éventuellement notifier un refus ou une acceptation conditionnelle sur base de certains éléments fournis/découverts lors de l’interview (par exemple, mais pas limités à : fausses déclarations, résultats scolaires insuffisants, niveau de langue insuffisant, conditions médicales, troubles alimentaires, troubles psychologiques, allergies…). En cas de refus (sauf s’il y a eu de fausses déclarations lors de la pré-inscription, lors de l’entretien de sélection, lors de la rédaction du dossier de candidature ou s’il y a eu tricherie lors de tests d’évaluation) l’acompte de 25 % est restitué dans les 30 jours.
WEP SA, siège social : 26, Av. de Jette, 1081 Bruxelles. Conformément à la loi, nous sommes autorisés à organiser, et/ou à proposer, en tant qu’intermédiaire, des voyages sous la licence n°A1912. Conformément à la loi, nous cotisons au Fonds de Garantie Voyages.
Il est expressément reconnu par le participant et ses représentants légaux que WEP n’intervient d’aucune manière et ne peut dès lors se voir reconnaitre la moindre responsabilité en ce qui concerne les rapports avec les Ambassades/consulats/ autorités administratives et de manière générale, les procédures d’obtention de visa/passeport ou tout autre document administratif qui restent de la responsabilité personnelle du participant et de ses représentants légaux.
Si le départ/programme est suspendu ou annulé suite à un manquement du participant et/ou de ses représentants légaux, la responsabilité pleine et entière en revient à ces derniers qui prendront en charge toute conséquence directe ou indirecte en relation avec cette suspension ou annulation.
Les séjours et/ou cours sont organisés par l’intermédiaire des prestataires/sponsors locaux.
Le prestataire/sponsor sera mentionné dans les documents de voyage que le participant recevra avant son départ.
WEP ne peut être tenu responsable de l’impossibilité à assurer des prestations contractuellement prévues en raison de la défaillance des prestataires/sponsors dans le pays d’accueil, de la compagnie d’aviation, de la compagnie d’assurance ou en cas d’une force majeure, d’un conflit, de troubles ou d’un événement échappant à son contrôle.
WEP est exonéré de toute responsabilité généralement quelconque quant aux conséquences directes ou indirectes en cas de guerre, révolution, troubles civils ou politiques, émeutes, grève, épidémie, pandémie, quarantaine ou catastrophes naturelles ou nucléaires. Lorsque des circonstances de ce type surviennent avant le départ, entravent la bonne exécution du séjour et/ou créent un risque de mettre en péril la sécurité et/ou la santé du participant, WEP n’est tenu à aucun dédommagement généralement quelconque.
Les photos ou témoignages repris dans la brochure, sur le site ou dans tout autre document, sont non contractuels. Les témoignages, photos et autres documents, quelle que soit la forme ou le support, qui concernent, mentionnent ou présentent l’étudiant dans le cadre de son séjour ou de l’organisation de son séjour, peuvent être utilisés à des fins promotionnelles, quelle que soit la forme ou le support de telles actions.
WEP ne peut être tenu responsable d’un refus de visa par les autorités du pays d’accueil.
5.1 Annulation par le participant avant le départ
Toute demande d’annulation d’inscription au programme, à quelque étape que ce soit, doit être notifiée par le participant ( et le cas échéant, ses représentants légaux) à WEP par courrier recommandé
En cas d’annulation par le participant ( ou ses représentants légaux) après réception par WEP du formulaire de pré-inscription et avant lettre de confirmation de sélection, aucune indemnité n’est due à l’exception des 100,00 euros de frais de de dossier dont question ci-dessus.
En cas d’annulation par le participant ( ou ses représentants légaux) dans les 14 jours suivant l’envoi par WEP de la lettre de confirmation de sélection (délai de rétractation), aucune indemnité n’est due à l’exception des 100,00 euros de frais de de dossier dont question ci-dessus.
Au terme de ce délai de 14 jours sans que le participant ou ses représentants légaux de notifie leur décision de rétractation, l’inscription est considérée comme confirmée par le participant et/ou ses représentants légaux ; en ce cas, à défaut de paiement de l’acompte de 25 % plus de 19 jours après l’envoi par WEP de la lettre de confirmation de sélection, ou à défaut de renvoi du dossier complet dans les 21 jours de l’envoi par WEP de la lettre de confirmation de sélection, l’inscription est annulée automatiquement. Dans ces cas, une indemnité forfaitaire conventionnelle de 1.000 € est due à WEP.
En cas d’annulation de son inscription par le participant après paiement de l’acompte mais avant renvoi du dossier de candidature complet, la même indemnité forfaitaire conventionnelle de 1.000 € est due à WEP.
En cas d’annulation de son inscription par le participant après renvoi de son dossier de candidature complet, le contrat est résilié de plein droit. Une indemnité forfaitaire conventionnelle et irréductible sera due par le participant à WEP. Elle s’élève à 25 % des frais de participation en cas d’annulation plus de 6 mois avant le départ ou 50 % en cas d’annulation moins de 6 mois avant le départ.
En toute hypothèse, WEP est autorisé à compenser ces indemnités avec les sommes encaissées par elle, qui ont un caractère indemnitaire à son égard. Afin de vous prémunir en cas d’annulation, WEP vous propose la Garantie Annulation WEP (voir détails ci-dessus). Pour le tarif de cette Garantie, reportez-vous au module de devis / réservation. Après le départ du participant aucun montant n'est remboursable en cas d'interruption du séjour. Dans tous les cas, les frais de dossier (ne faisant pas partie du coût du programme) d’un montant de 100 € ne sont pas remboursables.
Note concernant les préférences de région dans le cadre d’un programme scolaire classique ou d’un programme scolaire classique classique + : il n’y a aucune garantie de placement dans une région souhaitée dans la mesure où ces placements dépendent en grande partie des disponibilités locales et de décisions des sponsors locaux. La probabilité de ne pas être placé dans la région désirée est plus grande que celle d’y être placé. Le fait de ne pas être placé dans la région ou l’État souhaité ne peut être un motif d’annulation valable. Si le participant et ses représentants légaux souhaitent malgré tout annuler, les conditions d’annulation ci-dessus s’appliquent.
5.2 Annulation par WEP
En cas d’annulation de la sélection par WEP avant la confirmation de l’admission définitive, WEP rembourse l’acompte de 25 % s’il a été payé.
En cas d’annulation de l’inscription par WEP du fait de WEP (et non d’un élément externe à WEP) après la confirmation de l’admission définitive, WEP s’engage à indemniser l’intégralité des dommages matériels (uniquement) subis par le participant du chef de cette annulation.
WEP peut décider d’annuler à tout moment un programme s’il est estimé que les conditions de séjour évoluent de manière négative (conditions sanitaires, politiques, avis de voyage négatif des Affaires Étrangères…). Dans ce cas le participant devra respecter cette décision.
5.3 Garantie Annulation WEP
Il est possible et conseillé de souscrire au moment de l’inscription à la "Garantie Annulation WEP", qui couvre les frais d'annulation du programme en cas, entre autres, de problèmes de santé de l'étudiant ou d'un membre de sa famille au premier degré et pour des raisons scolaires. Le tarif de la "garantie annulation WEP" est de 6 % du montant du programme auquel le participant a souscrit et doit être réglé intégralement au moment de l'inscription en supplément des frais d’inscription d’un montant de 100€. La Garantie Annulation WEP permet d'annuler le programme sans pénalité (sauf pour le montant de la garantie elle-même) jusqu'au moment du départ pour les raisons susmentionnées, documentées par un certificat médical ou une documentation scolaire appropriée à fournir en même temps que la demande d'annulation. La Garantie Annulation WEP permet au Participant de se retirer du contrat dans les cas suivants :
1. Décès du participant ou d'un parent au premier degré (parents, frères, sœurs).
2. Problèmes de santé graves du participant ou d'un parent (parents, frères, sœurs). Le problème de santé doit être communiqué par écrit par le participant/ses parents. Le participant doit dans les 24h fournir à WEP les informations médicales/de santé appropriées prouvant la situation médicale.
3. Impossibilité de participer au programme en raison d’un redoublement si celui-ci empêche la réalisation ou le report du programme ou dans le cas où de mauvais résultats à un examen scolaire obligent le participant à passer des examens de rattrapage et que la demande est accompagnée des résultats scolaires et d'une déclaration appropriée de l'école attestant de l'impossibilité́ de partir.
4. Impossibilité de participer au programme en raison d’un refus du projet par l’école d’origine (pour les projets en cours d’études secondaires). Une déclaration officielle écrite de la part de l’école devra nous être transmise au plus tard 4 mois avant le départ.
5. Quarantaine obligatoire après le diagnostic d’un Covid 19 et dans l’impossibilité de reporter le démarrage du séjour par WEP dans les 21 jours faisant suite à la quarantaine.
6. Vol des documents d’identité du Participant requis pour l'expatriation dans les 72h qui précèdent le départ, accompagné d'un rapport des autorités de police, lorsqu'il est prouvé́ qu’il est matériellement impossible de refaire/remplacer ces documents avant le départ et jusqu’à 15 jours après la date de départ prévu.
7. Incapacité dûment documentée du participant à rejoindre le lieu de départ à la suite de graves catastrophes naturelles.
Sont exclues de la couverture les annulations et/ou les modifications causées directement ou indirectement par des causes qui ne peuvent être objectivement documentées ou par une maladie mentale, ainsi que tout ce qui n'est pas expressément indiqué dans les points ci-dessus.
Si les conditions d’application de la Garantie Annulation WEP ne sont pas remplies et/ou si les motifs invoqués par le participant ne peuvent être pris en compte, l’article “Annulation par le participant avant le départ” des Conditions Générales WEP sera appliqué pour le calcul des frais d’annulation retenus.
Comme alternative à la Garantie Annulation WEP, il est possible de souscrire une assurance facultative auprès de « Protections SRL » qui couvre les frais d'annulation du programme pour des causes ou des évènements objectivement documentés et imprévisibles au moment de la réservation, affectant l'assuré ou un membre de sa famille. Pour plus de détails, demandez à un conseiller WEP ou consultez le détail de l’assurance annulation en ligne.
6.1 Paiements
Le prix du programme choisi sera acquitté comme suit : acompte de 25 % dans les 15 jours suivant la réception de la lettre de confirmation de sélection et solde en 3 versements de 25 % avant le départ. Tous les paiements devant être reçus avant la remise des documents nécessaires à l’obtention du visa (si applicable), les échéances varient en fonction du programme et de la destination. Celles-ci seront confirmées avant inscription définitive, dans la lettre de confirmation de sélection. Le respect des échéances constitue une condition impérative de l’exécution de ses obligations par le participant et ses représentants légaux.
Tout défaut ou retard de paiement de tout ou partie des acomptes et ou versements entraîne de plein droit et sans mise en demeure :
a) Une majoration de la somme due de 15 % à titre de clause pénale sans que cette somme ne puisse être inférieure à 100 €.
b) Un intérêt conventionnel de 12 % l’an.
Le tout, sans préjudice du droit de WEP de poursuivre la réparation intégrale du dommage encouru. En cas de non-paiement dans les délais, WEP se réserve en outre le droit de suspendre et, en définitive, annuler le programme à défaut de régularisation du retard de paiement par le participant et ses représentants légaux dans les 15 jours de la mise en demeure, les conséquences étant à charge du/des cocontractant(s).
Sauf indication contraire, les prix ne comprennent pas : assurance annulation facultative • garantie annulation WEP • assurance bagages • argent de poche (couvrant vos loisirs, déplacements, fournitures scolaires, excursions...) • transport A/R pour les destinations européennes (Grande-Bretagne inclus)• frais de passeport ou de visa • uniforme (si applicable) • supplément éventuel en cas de régime alimentaire particulier, d'allergies ou de condition médicale spécifique.
6.2 Les frais supplémentaires liés à des exigences sanitaires
Tous les frais découlant d’une obligation sanitaire, par exemple (mais non limités à ces exemples) une quarantaine (notamment logement, repas, transfert… que ce soit pour un logement au choix ou non), un test PCR avant départ ou après arrivée, un test antigénique avant départ ou après arrivée, un vaccin ou un rappel de vaccin, un contrôle médical, l’obtention d’un certificat d’une quelconque nature… sont à la charge du participant.
6.3 Les bourses du FOREM
Si le candidat est éligible à l’obtention de bourses, les démarches en sont de la responsabilité pleine et entière du candidat et de ses représentants légaux à l’exclusion de toute intervention de WEP.
Le FOREM n’est pas partie à la convention avenue entre le participant ( et, le cas échéant ses représentant légaux) et intervient uniquement en qualité de tiers-payeur.
Seul le participant ( et, le cas échéant ses représentant légaux) est cocontractant de WEP et donc seul titulaire des droits et obligations découlant de la convention.
Le versement intégral, à WEP, des frais de participation au programme choisi reste d'application.
6.4. Tarifs (validité, révision, péréquation)
Note importante concernant la transmission d'information et de documents par WEP : il est de votre responsabilité de fournir à WEP une adresse de courrier électronique valide et consultée régulièrement (notamment par les représentants légaux si le participant est mineur d'âge) car les documents (ne nécessitant pas d’être en format original) vous seront transmis par courrier électronique. Seules les communications par courrier postal ou par courrier électronique font foi. Les communications par l’intermédiaire de réseaux sociaux, chat ou services de messagerie ont un caractère informel et non contractuel.
La date de début et la durée précise d’un séjour peut être variable car elle dépend de différents facteurs comme par exemple (liste non exhaustive) : la destination finale, l'organisation interne de WEP (notamment transport, assurance, combinaison de plusieurs séjours dans plusieurs pays, nécessité de regroupement de plusieurs participants, etc), exigences fixées par les autorités locales du pays d’accueil (durée liée à un quota de réciprocité, règles en matière d’immigration, etc.), par l’établissement scolaire ou le district scolaire d’accueil, par l’organisation locale parrainant l’accueil du participant ou par un cas de force majeur obligeant WEP à adapter le séjour. La durée d'une année scolaire varie de 9 à 11 mois, celle d'un semestre scolaire de 4 à 5 mois et celle d'un trimestre scolaire de 9 à 12 semaines. La durée finale est déterminée à la discrétion de WEP tenant compte des facteurs externes tels qu’évoqués ci-dessus. Le participant ou ses représentants légaux ne peuvent prétendre à une indemnité, un aménagement ou un remboursement quelconque si la durée finale déterminée est égale ou supérieure aux durées mentionnées ci-dessus. Dans le cas où WEP ne pourrait respecter la durée minimale décrite plus haut pour le séjour sélectionné (sauf en cas de force majeure ou de retour anticipé du fait du participant) un remboursement de la différence sera effectué (calcul au prorata sur les prestations non consommées).
Il est courant que le placement en famille d’accueil demande beaucoup de temps. De nombreux facteurs sont en effet à prendre en compte : vérification de casiers judiciaires, décision tardive des familles de se lancer dans l’aventure de l’accueil, définition du profil d’étudiant que les familles acceptent de recevoir. Les familles peuvent être rémunérées, recevoir une aide pour couvrir les dépenses liées à l’accueil d’un étudiant ou être complètement bénévoles. Toutes ces démarches qui précèdent le placement demandent du temps. Les participants doivent donc envisager la possibilité de recevoir les informations concernant leur placement quelques jours seulement avant le départ. Dans certains cas, si le placement définitif n’a pu être assuré avant le départ du participant, ou en cas de désistement de la famille initialement trouvée par WEP, ce dernier pourra être placé dans une famille d’accueil temporaire pendant que les recherches de la famille définitive se poursuivront. Les familles peuvent parfois accueillir plusieurs étudiants à la fois. Il est possible que les étudiants soient placés dans plusieurs familles pendant la durée de leur programme. Les dates de départ et de retour ne correspondent pas forcément au début ou à la fin de l'année scolaire, elles sont fixées à la discrétion de WEP et des organismes sponsors locaux en fonction d'éléments divers (visa, exigence de l'école locale, disponibilités de vol, organisation interne...). Les expériences en famille d’accueil sont caractérisées par leur fort caractère éducatif et immersif : les candidats qui choisissent ce type de formule doivent donc faire preuve de flexibilité et considérer ces éventuels changements de familles comme autant d’opportunités de découvrir encore plus d’aspects de la culture locale. Le facteur humain est au cœur d’une expérience en famille d’accueil : les équipements fournis ne sont pas comparables à ceux d’une chambre d’hôtel par exemple.
Les participants sont souvent considérés par leurs hôtes comme de véritables membres de la famille ; à ce titre, la participation de l’étudiant aux tâches ménagères, par exemple, fait partie de l’esprit du programme et du placement.
Cas particulier - allergies, conditions médicales particulières et/ou régimes alimentaires spécifiques :
Le placement en famille d’accueil peut être difficile si le candidat souffre d’une allergie, d’une condition médicale particulière et/ou doit suivre un régime alimentaire spécifique. Il est essentiel que le participant ou ses représentants légaux signale(nt) dans le formulaire de préinscription toutes conditions de telle nature car il ne nous est pas possible de garantir dans tous les cas un hébergement et des repas qui puissent répondre aux besoins spécifiques du participant concerné. Si le candidat souffre d’une allergie, d’une condition médicale particulière et/ou doit suivre un régime alimentaire spécifique, son dossier sera évalué au cas par cas. Il peut exister plusieurs cas de figure, comme par exemple (liste non exhaustive) :
Dans tous les cas, WEP informera, dans les plus brefs délais, le participant et ses représentants légaux des conditions particulières en fonction de chaque cas, dès que le partenaire étranger aura indiqué quelles sont les possibilités. WEP indiquera également le délai de réponse à respecter par le participant et ses représentants légaux pour confirmer la participation ou non au programme.
Le participant et/ou ses représentants légaux s’engage(nt) à lire, comprendre et accepter notre politique de protection des données personnelles reprise dans notre Charte de protection des données à caractère personnel.
Le Participant et/ou son représentant légal autorise(nt) expressément WEP à utiliser et/ou reproduire l’image du Participant à des fins promotionnelles pour une durée de 7 ans à partir de la fin du contrat lorsque les images proviennent de photos ou vidéos réalisées de le cadre du voyage/séjour organisé par WEP.
LA SOUMISSION EN LIGNE DU FORMULAIRE DE PRÉ-INSCRIPTION ET/OU LE RÈGLEMENT DE L’ACOMPTE SIGNIFIENT L’ADHÉSION TOTALE À CES CONDITIONS GÉNÉRALES.
Une assurance maladie/accident/rapatriement/RC est incluse dans le coût des programmes scolaires.
Les détails de la couverture sont transmis avant le départ du participant (les couvertures, plateau d'assistance, assureur garant... pouvant changer chaque année). Dans tous les cas, les garanties offertes par l'assurance WEP sont très importantes et excèdent toujours les minima imposés par les gouvernements des pays où séjournent les participants.
Les conditions générales des Séjours linguistiques et/ou Jobs, Stages, Volontariat s’appliquent aux programmes aux programmes combinés.
Si vous désirez vous inscrire, il vous suffit de compléter le formulaire d’inscription en ligne (certaines écoles étant très populaires, il convient de s'inscrire au plus vite), accompagné d'un acompte de 500 € (paiement en ligne, en espèce à notre bureau ou par virement/versement). Ce montant sera utilisé afin de confirmer une place dans l'établissement choisi et ne sera pas remboursé si vous décidez de ne pas confirmer votre participation. Si WEP est dans l'incapacité de confirmer le séjour au lieu et à la date demandée, l'acompte est remboursé dans son intégralité.
Inscrivez-vous dès que possible pour garantir votre place. WEP peut accepter des inscriptions de dernière minute mais les possibilités dépendront des places encore disponibles, des délais de placement (variables selon la formule choisie) mais aussi des exigences en matière d’entrée sur le territoire (passeport, visa,…).
Pour un séjour dans un pays de l’Union Européenne, la carte d’identité suffit si vous êtes ressortissant de l’Union Européenne. Pour tout séjour dans un pays en dehors de l’Union Européenne, vous avez besoin d’un passeport.
Les règles concernant les visas varient en fonction du pays visité, de la durée du séjour et du type de programme effectué sur place. WEP vous transmettra, après confirmation de votre réservation, les informations détaillées sur la procédure à suivre dans le cas où une demande de visa est nécessaire.
Veillez donc à prévoir un délai suffisamment long entre votre date de réservation et votre date de départ afin d’avoir le temps d’effectuer ces démarches. L’obtention d’un passeport ou d’un visa pouvant prendre plusieurs semaines, WEP pourrait se voir dans l'incapacité de confirmer votre réservation si le délai d’inscription est trop court.
Attention : si vous n’êtes pas ressortissant de l’Union Européenne, vous devez vous renseigner vous-même auprès du consulat du pays que vous souhaitez visiter afin de connaître les conditions d'entrée sur le territoire (passeport et/ou visa).
Les représentants légaux et le participant s’engagent à respecter toutes les exigences sanitaires et administratives (vaccins, test médicaux, visa, passeport, fourniture d’informations biométriques…) imposées par le(s) autorités scolaires, locales et/ou nationales du/des pays d’accueil, les écoles (privées ou publiques) et/ou les lieux d’hébergement... pour permettre l’organisation et la réalisation du séjour, l’entrée et/ou le séjour sur le territoire et/ou la scolarisation sur place. En cas de refus de se conformer à de telles exigences, les représentants légaux et le participant comprennent que WEP pourrait être dans l’impossibilité d’organiser le séjour. Ce refus de se conformer sera dès lors considéré comme une annulation unilatérale et volontaire du programme par les représentants légaux et le participant.
Sauf indication contraire, les prix ne comprennent pas : assurance voyage obligatoire • assurance annulation facultative • transport A/R • argent de poche (couvrant vos loisirs, déplacements, fournitures scolaires, excursions...) • matériel scolaire • frais d'inscription aux examens officiels (TOEFL, IELTS, DELF...) • transfert de l’aéroport au lieu de séjour • frais de passeport ou de visa • dans certains cas le logement, veillez à bien lire la page de description du programme qui vous intéresse • caution éventuelle si option de logement en appartement ou en résidence • supplément éventuel en cas de régime alimentaire particulier ou d'allergies • suppléments eventuels haute saison.
Les prix sont valables pour l’année courante durant laquelle le participant a introduit sa demande d’inscription. Si le logement est inclus, il est prévu pour le nombre de semaines indiquées. Si, durant le séjour, l’école de langue ferme ses portes en raison d’un congé (durant la période de Noël, par exemple), le logement pendant ce congé n’est pas inclus dans le coût du programme.
Les prestations fournies sont celles comprises dans le programme de Séjour linguistique choisi par le participant et qui sont décrites sur notre site Internet, pour un départ dans l'année courante. En cas de départ après l'année courante, les prestations décrites sont susceptibles de subir des modifications.
La réservation est effectuée après validation en ligne du formulaire d’inscription et du dossier (si applicable) dûment complétés et paiement de l’acompte de 500 € ou de la totalité du séjour si le montant de ce dernier est inférieur à 500 €. Dans les 15 jours suivants la confirmation de réservation par WEP, le participant doit verser 30 % du solde restant dû. Le paiement final de toutes les sommes restant dues (y compris les suppléments éventuels comme le transport A/R, assurance voyage, assurance annulation, transfert...) devra être effectué au plus tard 6 semaines avant le départ. Si un participant s’inscrit dans un délai inférieur à 6 semaines, le solde restant dû doit être versé immédiatement après l’envoi de la confirmation de réservation. Le respect de ces échéances constitue une condition impérative de l'exécution de ses obligations par WEP.
Tout paiement est entendu au grand comptant et ce, à chacune des échéances de versements.
Tout défaut ou retard de paiement de tout ou partie des acomptes et ou versements entraîne de plein droit et sans mise en demeure :
a) Une majoration de la somme due de 15 % à titre de clause pénale sans que cette somme ne puisse être inférieure à 100 €.
b) Un intérêt conventionnel de 12 % l’an.
Le tout, sans préjudice du droit de WEP de poursuivre la réparation intégrale du dommage encouru.
En cas de non-paiement dans les délais, WEP se réserve en outre le droit de suspendre le programme, les conséquences étant à charge du/des cocontractant(s).
Note concernant les bourses du Forem :
Les bourses “Plan Langues” sont versées par le Forem, il est de la responsabilité du candidat et de ses ayants droit de faire les démarches nécessaires auprès du Forem pour bénéficier de la bourse. Le versement intégral, à WEP, des frais de participation au programme choisi reste d’application.
La durée du programme est mentionnée pour chaque formule. WEP se réserve le droit d’organiser votre départ avant ou après la date prévue si cela est nécessaire à la bonne organisation du programme ou, si nous organisons votre transport et que les disponibilités des compagnies de transport l’imposent.
WEP SA, siège social : 26, Av. de Jette, 1081 Bruxelles. Conformément à la loi, nous sommes autorisés à organiser, et/ou à proposer, en tant qu’intermédiaire, des voyages sous la licence n°A1912. Conformément à la loi, nous cotisons au Fonds de Garantie Voyages. Les séjours et/ou cours sont organisés par des prestataires locaux. Le prestataire choisi par l’étudiant sera mentionné dans les documents de voyage que le participant recevra au moins 7 jours avant son départ. WEP ne peut être tenu responsable de l’impossibilité à assurer des prestations contractuellement prévues en raison de la défaillance des prestataires de service dans le pays d’accueil, de la compagnie d’aviation, de la compagnie d’assurance ou en cas d’une force majeure, d’un conflit, de troubles ou d’un événement échappant à son contrôle. WEP est exonéré de toute responsabilité généralement quelconque quant aux conséquences directes ou indirectes en cas de guerre, révolution, troubles civils ou politiques, émeutes, grève, épidémie, pandémie, quarantaine ou catastrophes naturelles ou nucléaires. Lorsque des circonstances de ce type surviennent avant le départ, entravent la bonne exécution du séjour et/ou créent un risque de mettre en péril la sécurité et/ou la santé du participant, WEP n’est tenu à aucun dédommagement généralement quelconque. Les photos ou témoignages repris dans la brochure, sur le site ou dans tout autre document, sont non contractuelles. WEP ne peut être tenu responsable d’un refus de visa par les autorités du pays d’accueil. Les témoignages, photos et autres documents, quelle que soit la forme ou le support, qui concernent, mentionnent ou présentent l’étudiant dans le cadre de son séjour ou de l’organisation de son séjour, peuvent être utilisés à des fins promotionnelles, quelle que soit la forme ou le support de telles actions.
Dans le cadre des Séjours linguistiques pour les mineurs d’âge, le correspondant local/l’école de langue partenaire de WEP assure un suivi et une assistance aux participants dans le cadre des cours, des activités, des sports ou des excursions organisées directement par le correspondant local/l’école de langue. Cependant, WEP et/ou le partenaire ne peuvent garantir un suivi lors des temps libres, qu’ils soient prévus après les cours, durant des excursions ou des activités à l’extérieur des infrastructures du partenaire local et/ou durant les déplacements entre le domicile du participant et le lieu de séjour. En conséquence, il est possible que votre enfant ne dispose pas de la supervision d’un adulte à ces moments. Pour un encadrement, veuillez opter pour les formules signalées comme telles.
Modifications du fait du Participant : Toute modification du programme avant le départ n’est possible qu’avec l’accord de WEP et en toutes hypothèses, ne pourra donner lieu à un remboursement quelconque. Toute interruption de séjour, quel qu’en soit le motif et/ou toute renonciation à certaines prestations comprises dans le prix ne pourront pas faire l’objet d’un remboursement de la part de WEP. Les frais de retour anticipé et d’accompagnement éventuel sont toujours à la charge du participant.
Attention, une modification de commande ne concerne jamais l’assurance annulation. Une assurance annulation commandée (au moment de la réservation en ligne ou ultérieurement), ne peut en aucun cas être supprimée ou modifiée par la suite. Elle sera dûe dans sa totalité. Assurez-vous dès lors, avant de confirmer votre commande, que vous souhaitez réellement souscrire à cette assurance facultative.
Modification du fait de WEP : Avant le départ : lorsque, avant le départ, un événement extérieur s’impose à WEP et le met dans l’obligation de modifier un lieu de séjour ou des prestations essentielles, celui-ci informera le participant dès que possible. Ce dernier aura la faculté d’accepter la modification, ou de résilier le contrat. Le participant devra faire connaître son choix dans un délai de deux (2) jours ouvrables à compter de la notification. Après le départ : lorsque, après le départ, un des éléments essentiels du contrat ne peut être exécuté, WEP s’efforcera de proposer au participant des prestations équivalentes, sans supplément de prix.
En cas d’annulation par le participant ou ses représentants légaux, une indemnité forfaitaire conventionnelle et irréductible est due à WEP. Elle s’élève à 25 % du montant total du voyage sélectionné en cas d’annulation plus de 6 mois avant le départ, 50 % en cas d’annulation entre 6 et 3 mois avant le départ, 75% entre 3 mois et quinze (15) jours avant le départ et 100% pour toute annulation moins de quinze (15) jours avant le départ. En toute hypothèse, WEP est autorisé à compenser ces indemnités avec les sommes encaissées par elle, qui ont un caractère indemnitaire à son égard. Afin de vous prémunir en cas d’annulation, WEP vous propose la Garantie Annulation WEP (voir détails ci-dessus). Pour le tarif de cette Garantie, reportez-vous au module de devis / réservation. Après le départ du participant aucun montant n'est remboursable en cas d'interruption du séjour, quelle qu’en soit la raison. En cas d’annulation de l’inscription par WEP après la confirmation de l’admission définitive, WEP s’engage à indemniser l’intégralité des dommages matériels (uniquement) subis par le participant du chef de cette annulation.
Lorsqu’un participant contracte la Garantie Annulation WEP celle-ci couvre (dans la limite des conditions générales de la police d’assurance) la formule choisie telle qu’elle a été réservée au moment de la souscription de la garantie. Si le transport A/R fait partie intégrante du forfait réservé, il est couvert par la garantie annulation au même titre que le séjour. Si les titres de transports et/ou des services complémentaires sont réservés séparément (exemples non exhaustifs : assurance voyage, transferts…), ils ne sont pas couverts par la garantie annulation. Le participant a la possibilité de contracter une garantie annulation séparée pour les titres de transport réservés auprès de WEP. Si le participant réserve un titre de transport auprès d’une autre agence de voyages, l’assurance annulation pour couvrir ce titre de transport doit être contractée auprès de cette autre agence.
WEP peut décider d’annuler à tout moment un programme s’il est estimé que les conditions de séjour évoluent de manière négative (conditions sanitaires, politiques, avis de voyage négatif des Affaires Etrangères…). Dans ce cas le participant devra respecter cette décision.
Garantie Annulation WEP
Il est possible et conseillé de souscrire au moment de l’inscription à la "Garantie Annulation WEP", qui couvre les frais d'annulation du programme en cas, entre autres, de problèmes de santé de l'étudiant ou d'un membre de sa famille au premier degré et pour des raisons scolaires. Le tarif de la "garantie annulation WEP" est de 6 % du montant du programme auquel le participant a souscrit et doit être réglé intégralement au moment de l'inscription en supplément des frais d’inscription d’un montant de 100€. La Garantie Annulation WEP permet d'annuler le programme sans pénalité (sauf pour le montant de la garantie elle-même) jusqu'au moment du départ pour les raisons susmentionnées, documentées par un certificat médical ou une documentation scolaire appropriée à fournir en même temps que la demande d'annulation. La Garantie Annulation WEP permet au Participant de se retirer du contrat dans les cas suivants :
1. Décès du participant ou d'un parent au premier degré (parents, frères, sœurs).
2. Problèmes de santé graves du participant ou d'un parent (parents, frères, sœurs). Le problème de santé doit être communiqué par écrit par le participant/ses parents. Le participant doit dans les 24h fournir à WEP les informations médicales/de santé appropriées prouvant la situation médicale.
3. Impossibilité de participer au programme en raison d’un redoublement si celui-ci empêche la réalisation ou le report du programme ou dans le cas où de mauvais résultats à un examen scolaire obligent le participant à passer des examens de rattrapage et que la demande est accompagnée des résultats scolaires et d'une déclaration appropriée de l'école attestant de l'impossibilité́ de partir.
4. Impossibilité de participer au programme en raison d’un refus du projet par l’école d’origine (pour les projets en cours d’études secondaires). Une déclaration officielle écrite de la part de l’école devra nous être transmise au plus tard 4 mois avant le départ.
5. Quarantaine obligatoire après le diagnostic d’un Covid 19 et dans l’impossibilité de reporter le démarrage du séjour par WEP dans les 21 jours faisant suite à la quarantaine.
6. Vol des documents d’identité du Participant requis pour l'expatriation dans les 72h qui précèdent le départ, accompagné d'un rapport des autorités de police, lorsqu'il est prouvé́ qu’il est matériellement impossible de refaire/remplacer ces documents avant le départ et jusqu’à 15 jours après la date de départ prévu.
7. Incapacité dûment documentée du participant à rejoindre le lieu de départ à la suite de graves catastrophes naturelles.
Sont exclues de la couverture les annulations et/ou les modifications causées directement ou indirectement par des causes qui ne peuvent être objectivement documentées ou par une maladie mentale, ainsi que tout ce qui n'est pas expressément indiqué dans les points ci-dessus.
Si les conditions d’application de la Garantie Annulation WEP ne sont pas remplies et/ou si les motifs invoqués par le participant ne peuvent être pris en compte, l’article “Annulation par le participant avant le départ” des Conditions Générales WEP sera appliqué pour le calcul des frais d’annulation retenus.
Comme alternative à la Garantie Annulation WEP, il est possible de souscrire une assurance facultative auprès de « Protections SRL » qui couvre les frais d'annulation du programme pour des causes ou des évènements objectivement documentés et imprévisibles au moment de la réservation, affectant l'assuré ou un membre de sa famille. Pour plus de détails, demandez à un conseiller WEP ou consultez le détail de l’assurance annulation en ligne.
Tous les participants sont tenus de disposer d'une assurance voyage suffisante couvrant les frais médicaux, le rapatriement médical et la responsabilité civile. Si vous ne disposez pas d'une telle assurance, WEP peut vous proposer une assurance complète couvrant les maladies, les accidents, les hospitalisations, le rapatriement, la perte, le vol ou les dégâts aux bagages, la responsabilité civile... Une assurance voyage plus étendue est également disponible.
Voir conditions de ces deux assurances dans la section "séjours linguistiques" dans la rubrique "conditions assurances voyage et annulation" et voir tarifs dans le module de devis / réservation.
Important :
En cas de problème ou de plainte, le Participant et/ou ses représentants légaux doivent prévenir immédiatement, dès la survenance du problème, et en priorité le contact local dans le pays où se trouve le Participant. A défaut de solution ou d’intervention dans les 48 heures, le Participant et/ou ses représentants légaux doivent prévenir WEP, immédiatement, par courrier électronique ou par voie postale afin que WEP fasse le nécessaire, dans la mesure de ses moyens, pour trouver une solution dans les plus brefs délais. Toutes les réclamations émises par le Participant après son retour ne pourront être prises en compte que s’il est prouvé que WEP a bien été averti d’un manquement éventuel et que WEP a eu la possibilité d’intervenir. Toutes réclamations émises par le Participant doivent être introduites par courrier recommandé avec A/R adressé au siège social de WEP dans les trois (3) mois calendaires à compter de la fin du séjour.
En cas de litige, seuls les tribunaux de Bruxelles sont compétents, et plus particulièrement celui du 6ème canton de Bruxelles. La signature du formulaire d’inscription (ou sa soumission par Internet) et/ou le versement de l’acompte ou des frais de dossier signifient l’adhésion totale à ces conditions générales.
Note importante concernant la transmission d’informations et de documents par WEP :
Il est de votre responsabilité de fournir à WEP une adresse de courrier électronique valide et consultée régulièrement (notamment par les représentants légaux si le participant est mineur d’âge), car les documents (ne nécessitant pas d’être en format original) vous seront transmis par courrier électronique. Seules les communications par courrier postal ou par courrier électronique font foi. Les communications par l’intermédiaire de réseaux sociaux, chat ou services de messagerie ont un caractère informel et non contractuel.
Le participant et/ou ses représentants légaux s’engage(nt) à lire, comprendre et accepter notre politique de protection des données personnelles reprise dans notre Charte de protection des données à caractère personnel.
Le Participant et/ou son représentant légal autorise(nt) expressément WEP à utiliser et/ou reproduire l’image du Participant à des fins promotionnelles pour une durée de 7 ans à partir de la fin du contrat lorsque les images proviennent de photos ou vidéos réalisées de le cadre du voyage/séjour organisé par WEP.
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