algemene voorwaarden

Inschrijvingsformaliteiten

Om je voor één van onze programma's in te schrijven, volstaat het om je online in te schrijven (aangezien sommige bestemmingen zeer populair zijn, wordt het aangeraden om zo snel mogelijk in te schrijven) en het voorschot van 500 € te betalen (betaling online, via overschrijving op onze rekening of cash op ons kantoor). Met dit voorschot kunnen wij een plaats boeken voor het door jou gekozen programma. Het wordt niet terugbetaald als je besluit om uiteindelijk niet deel te nemen. Als WEP niet in staat is om het programma te reserveren voor het door jou gekozen verblijf en op de gevraagde data, dan wordt het voorschot integraal terugbetaald.

Inschrijvingstermijnen, paspoort & visum

Schrijf je zo snel mogelijk in om zeker te zijn van je plaats. WEP kan laattijdige inschrijvingen aanvaarden, maar de mogelijkheden hangen in dat geval af van het aantal nog beschikbare plaatsen, de plaatsingstermijnen (variëren naargelang de gekozen formule) maar ook van de toegangsvereisten van de gekozen bestemming (paspoort, visum …).

Voor een verblijf in een lidstaat van de Europese Unie volstaat je identiteitskaart als je zelf de nationaliteit van een Europese lidstaat hebt. Voor verblijven buiten de Europese Unie heb je een internationaal paspoort nodig.

De visumregels verschillen van land tot land en zijn afhankelijk van de duur en het type van het programma. Na de bevestiging van je reservatie bezorgt WEP je alle nodige informatie over de procedure voor de visumaanvraag, indien nodig.

Hou bij je inschrijving en vertrekdatum dus rekening met een voldoende lange termijn om alle formaliteiten te regelen. De formaliteiten om een paspoort of een visum te bekomen, kunnen verschillende weken in beslag nemen. Als de inschrijvingstermijn te kort is, is het mogelijk dat WEP je reservatie niet kan bevestigen.

Opgelet: Als je niet de nationaliteit van een lidstaat van de EU hebt, moet je zelf inlichtingen inwinnen bij het consulaat van het land dat je wil bezoeken voor de modaliteiten van het paspoort en/of visum.
 

Prijs van het programma & geleverde prestaties

Behalve indien anders vermeld, omvat de prijs niet: een verplichte medische verzekering • een facultatieve annuleringsverzekering • vervoer heen/terug • zakgeld (voor ontspanning, verplaatsingen, kleine schoolbenodigdheden, uitstappen ...) • didactisch materiaal • inschrijvingsgeld voor officiële taalexamens als TOEFL, IELTS, DELF ... • transfer van de luchthaven naar de verblijfplaats • paspoort- en visumkosten • in bepaalde gevallen het logement, het is dus heel belangrijk dat je aandachtig de beschrijving van het programma dat je interesseert, nakijkt • de eventuele waarborg voor de optie logement in een appartement of residentie (indien van toepassing) • eventueel supplement in geval van een bepaald dieet of een allergie.

De prijzen zijn geldig voor een vertrek in hetzelfde jaar als het jaar waarin je je inschrijft. Indien kosten voor logement in de prijs inbegrepen zijn, dan is dit voor de vermelde duur. Indien de talenschool haar deuren sluit wegens feestdagen (bv. periode van Kerstmis en Nieuwjaar) tijdens je verblijf (voor programma’s met taallessen), dan is het logement niet inbegrepen.

De geleverde prestaties zijn degene die inbegrepen zijn in de Taalreis van de deelnemers en die staan beschreven op onze website, voor een vertrek in het lopende jaar. In geval van een vertrek het jaar nadien of later, kunnen de beschreven prestaties onderhevig zijn aan wijzigingen.

Betalingsmodaliteiten

De reservering gebeurt na de validatie van de online inschrijving en het dossier (indien van toepassing). Een forfaitair voorschot van 500 € of het totale bedrag van het verblijf als dat minder is dan 500 € moet betaald worden bij inschrijving. Binnen 15 dagen na ontvangst van onze schriftelijke bevestiging moet de deelnemer 30% van het overige saldo regelen als de kostprijs van het programma meer dan 1.000 € bedraagt of 100% als de kostprijs van het programma minder dan 1.000 € bedraagt. De eindbetaling van alle vereiste bedragen (met inbegrip van eventuele supplementen zoals het vervoer H/T, de reis- en annuleringsverzekering, transfers ...) moet ten laatste worden uitgevoerd 6 weken voor vertrek. Indien een deelnemer zich inschrijft binnen een termijn van minder dan 6 weken, dan moet hij/zij onmiddellijk het overige vereiste saldo regelen na verzending van zijn reserveringsbevestiging. Het naleven van deze vervaldata is een absolute voorwaarde voor WEP om zijn verplichtingen na te komen.

Elke betaling moet uitgevoerd worden ten laatste op de vervaldag.
Elke betalingsachterstand of ontbrekende betaling van een deel of het geheel van de voorschotten of betalingen heeft van rechtswege en zonder ingebrekestelling tot gevolg dat:
a) Een forfaitaire verhoging van 15% van het verschuldigd bedrag verschuldigd is, ten titel van strafbeding, en zonder dat dit bedrag lager kan zijn dan 100 €.
b) Moratoire intresten ter hoogte van 12% per jaar beginnen te lopen.
Dit beding doet geen afbreuk aan het recht voor WEP om de vergoeding van haar volledige schade te vorderen.

In geval van niet-betaling binnen de vastgestelde termijn behoudt WEP zich bovendien het recht voor om het programma te schorsen, waarbij alle kosten hieraan verbonden ten laste van de deelnemer of contractant zijn.

Data en duur van het programma

De duur en de vertrekdata van de programma's staan vermeld bij elke formule. WEP heeft het recht je vertrek te organiseren voor of na de voorziene datum, indien dit nodig zou zijn voor de goede organisatie van je verblijf of volgens de beschikbare plaatsen bij de vliegtuigmaatschappijen.

Organisatie/Verantwoordelijke

WEP nv, maatschappelijke zetel: Jetselaan 26, 1081 Brussel. Overeenkomstig de wet hebben wij het recht reizen te organiseren of voor te stellen als tussenpersoon onder de licentie nr. A1912. Overeenkomstig de wettelijke verplichtingen zijn al onze programma’s gedekt door het Garantiefonds Reizen. Het fonds garandeert een terugbetaling of neemt een repatriëring voor zijn rekening in geval van faillissement of insolvabiliteit van de onderneming. De verblijven en/of lessen worden georganiseerd door plaatselijke organisatoren. De gegevens van de organisator van het door de deelnemer gekozen programma worden meegedeeld op de plaatsingsfiche die de deelnemer in de week voor vertrek zal ontvangen. WEP kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor de onmogelijkheid aan zijn contractuele verplichtingen te voldoen als gevolg van gebreken van de organisatie in het gastland, vliegtuigmaatschappijen, verzekeringsmaatschappijen of omwille van overmacht, conflicten, onrust of gebeurtenissen waarover WEP geen enkele controle heeft. WEP is vrijgesteld van elke vorm van verantwoordelijkheid die voortvloeit uit de directe of indirecte gevolgen van een oorlog, revolutie, burgerlijke of politieke onrust, oproer, staking, epidemie, pandemie, quarantaine en nucleaire of natuurlijke catastrofes. Indien dergelijke omstandigheden zich reeds voordoen voor vertrek en het goede verloop van het verblijf van de deelnemer in gevaar brengen en/of een risico vormen om de veiligheid en/of de gezondheid van de deelnemer te waarborgen, kan WEP niet verantwoordelijk worden gesteld voor enige vorm van terugbetaling of schadevergoeding. De foto’s of getuigenissen in de brochure, op de website of op andere documenten, zijn niet contractueel. WEP is niet verantwoordelijk voor de weigering van het uitreiken van een visum door de autoriteiten van het gastland. Getuigenissen, foto’s en andere documenten van een student, ongeacht de vorm of het soort media, die zijn verblijf of de organisatie van zijn verblijf vermeldt of weergeeft, mogen door WEP voor publicitaire doeleinden aangewend worden, ongeacht de vorm of media van deze acties.

Begeleiding

In het kader van de taalreizen voor minderjarigen verzekert de plaatselijke correspondent of de partnerschool van WEP een begeleiding en opvolging van de deelnemers voor wat betreft de lessen, de activiteiten, de sportbeoefening of de uitstappen die door de lokale correspondent of talenschool zelf georganiseerd worden. WEP, noch de lokale partner, kan een opvolging of begeleiding garanderen tijdens vrije momenten die na de lessen, tijdens de uitstappen of buiten de infrastructuur van de lokale partner plaatsvinden en evenmin wanneer de deelnemer op weg is van de plaats van logement naar de plaats van de lessen en/of activiteiten. De deelnemer en/of zijn wettelijke voogd erkent dat hij op de hoogte is van deze mogelijkheid dat de deelnemer niet begeleid is door een volwassene op die momenten.

Opgelet:

• Sommige van onze partnerscholen voor volwassenen laten deelnemers jonger dan 18 jaar toe, op voorwaarde dat ze een specifieke toelating bij zich hebben die door hun wettelijke vertegenwoordigers is ondertekend.

• Voor een meer omkaderd programma, gelieve de hiertoe aangeduide formules te consulteren. 

Tarieven

• De tarieven gelden enkel en alleen voor deelnemers met de nationaliteit van een EU-lidstaat.Tarieven kunnen zonder kennisgeving worden gewijzigd. Enkel de tarieven op de website www.wep.be op het moment van een online voorinschrijving of op de avond vooraf in het geval van een voorinschrijving per fax of per post met poststempel als bewijs, zijn de geldige tarieven. De WEP tarieven werden bepaald op basis van de volgende economische gegevens: transportkosten, met name met betrekking tot brandstofkosten, kosten en taksen met betrekking tot voorzieningen, zoals landingsrechten en veiligheid, in-en ontschepen in havens en luchthavens maar ook diensten (bijvoorbeeld, maar niet beperkt tot: plaatsing, logement, bijstand, transfers, onderwijs, verzekeringen) die door lokale aanbieders geleverd worden in vreemde valuta. Zodra de inschrijving gevalideerd is, staat het tarief gegarandeerd vast (voor een vertrek in datzelfde jaar). WEP past het principe van repartitie toe, dat wil zeggen een bundeling van middelen en bestedingen. Hierdoor is de gevraagde bijdrage dezelfde voor alle deelnemers van dezelfde bestemming en hetzelfde programma, ongeacht de werkelijke individuele kosten; bijgevolg zal in geval van een tariefverhoging voor een van de hierboven genoemde redenen, de aanpassing hetzelfde zijn voor alle deelnemers van dezelfde bestemming en hetzelfde programma.
• WEP behoudt zich het recht voor om het correcte tarief toe te passen of een reservatie eenzijdig te annuleren als blijkt dat de prijs en/of de beschrijving van het (de) programma('s) en/of eventuele optie(s) fout stonden vermeld op de website tengevolge van een technische of menselijke fout.

Opgelet: de scholen functioneren volgens een vastgesteld kalenderjaar. Het is dus mogelijk dat op het begin van een nieuw kalenderjaar de lessen wijzigen (inhoud, uurrooster, niveau …). In het geval dat je programma plaats heeft tijdens de overgang van 2 kalenderjaren moet je hier dus rekening mee houden. Als de school gesloten is omwille van een feestdag of wettelijk verlof, worden de lessen niet terugbetaald.

Wijzigingen

Wijzigingen door de deelnemer: Elke wijziging van het programma voor vertrek kan enkel mits akkoord van WEP en kan in geen enkel geval aanleiding geven tot een terugbetaling van welke aard dan ook. Een onderbreking van het programma, ongeacht de reden; of afstand van bepaalde prestaties inbegrepen in de prijs van het programma, kunnen niet in aanmerking komen voor een terugbetaling van welke aard dan ook. Kosten betreffende een vervroegde terugkeer en eventuele begeleiding zijn steeds voor rekening van de deelnemer. 

Opgelet, er kunnen geen aanpassingen worden gemaakt aan de annuleringsverzekering. Eenmaal de annuleringsverzekering aangevraagd is (tijdens de online inschrijving of later), kan deze niet meer worden verwijderd of aangepast. De prijs van de verzekering moet in zijn geheel worden betaald. We raden u daarom aan om goed te overdenken of u deze verzekering wel of niet wenst te nemen alvorens u uw inschrijving afrondt.

Wijzigingen door WEP: Wijzigingen voor vertrek: indien er zich, voor vertrek, een gebeurtenis buiten toedoen van WEP voordoet, dewelke WEP verplicht om de plaats van het programma of fundamentele prestaties te wijzigen, zal WEP de deelnemer hierover zo spoedig mogelijk op de hoogte brengen. De deelnemer heeft het recht om de wijziging te aanvaarden of de overeenkomst te ontbinden. De deelnemer dient zijn keuze binnen een termijn van twee (2) werkdagen kenbaar te maken vanaf het moment van de bekendmaking. 
Wijzigingen na vertrek: Indien, na de start van het programma, één van de fundamentele prestaties van het contract niet gerealiseerd kunnen worden, verbindt WEP zich ertoe om een gelijkaardige dienst aan te bieden, zonder supplement. 

Annuleringskosten

In geval van annulering is de deelnemer of zijn wettelijke vertegenwoordiger een forfaitaire, overeengekomen en onveranderlijke vergoeding verschuldigd aan WEP. Deze vergoeding bedraagt 25% van de deelnemingskosten in geval van annulering meer dan 6 maanden voor het vertrek, 50% in geval van annulering tussen 6 en 3 maanden voor het vertrek, 75% in geval van annulering tussen 3 maanden en 15 dagen voor het vertrek en 100% in geval van annulering minder dan 15 dagen voor het vertrek. WEP heeft hoe dan ook het recht om deze vergoeding aan te vullen door de geïnde som, die in dat geval als compensatie dienst zal doen. Teneinde je te beschermen in geval van annulering, stelt WEP je een annuleringsverzekering voor. Deze verzekering dekt annulering om medische redenen (uitgezonderd psychologische problemen), overlijden (inbegrepen ouders tot in de 2e graad), herexamens, jaar overdoen, weigering van een visum, verlies van job van een van de ouders om economische redenen … (bekijk de algemene voorwaarden van de optionele annuleringsverzekering). De tarieven kan u raadplegen in de online offerte-/reservatiemodule.
Na vertrek van de deelnemer wordt er niets terugbetaald bij onderbreking van de reis. In geval van annulering van de inschrijving door WEP na bevestiging van de definitieve aanvaarding, verbindt WEP zich ertoe de totaliteit van de materiële schade (uitsluitend) ondergaan door de deelnemer in hoofde van deze annulering te vergoeden.

Wanneer een deelnemer een annuleringsverzekering afsluit bij WEP dekt deze (binnen de bepalingen van de algemene voorwaarden van de polis) de gekozen formule zoals ze werd gereserveerd op het moment waarop de verzekering werd afgesloten. Als het vervoer H/T  deel uitmaakt van de gereserveerde forfait, is het gedekt door de annuleringsverzekering op dezelfde manier als het verblijf. Wanneer het vervoer en/of aanvullende diensten apart worden gereserveerd (niet exhaustieve voorbeelden: reisverzekering, transfers …), zijn ze niet gedekt door de annuleringsverzekering. De deelnemer heeft de mogelijkheid om een afzonderlijke annuleringsverzekering af te sluiten voor het vervoer dat gereserveerd wordt bij WEP. Als de deelnemer dit bij een ander reisagentschap reserveert, moet hij ook de annuleringsverzekering die het vervoer dekt bij dat reisagentschap afsluiten.

Reisverzekering

Elke deelnemer wordt verondersteld te beschikken over een voldoende reisverzekering die medische onkosten, repatriëring om medische redenen en burgerlijke aansprakelijkheid dekt. Indien u niet over dergelijke verzekering beschikt, kan WEP u een totaalpakket voorstellen. Deze verzekering dekt onkosten in geval van ziekte, ongevallen, hospitalisatie, medische repatriëring, bezoek van een ouder aan de zieke student, verlies, diefstal of schade aan de bagage, burgerlijke aansprakelijkheid ... Een meer uitgebreide reisverzekering is ook mogelijk.

De voorwaarden van deze 2 mogelijkheden kan u downloaden in het gedeelte "Taalreizen", in de rubriek "voorwaarden reisverzekering en annuleringsverzekering". De prijzen vindt u terug in de online offerte-/reservatiemodule.

Belangrijk:

• De ondertekening en betaling ervan dient te gebeuren voor het vertrek.
• Personen die deelnemen aan een verblijf in Australië met een studentenvisum worden door de Australische overheid verplicht om de medische verzekering, «Overseas Student Health Care», af te sluiten. De prijs hiervan varieert naargelang de duur van het verblijf op Australische bodem (prijs voor één jaar: +/- $ 594 AUD) en kan zonder voorafgaande kennisgeving veranderd worden.

Varia

• Elke deelnemer, zelfs indien meerderjarig, geeft aan WEP uitdrukkelijk de toestemming om (naar eigen goeddunken) contact op te nemen met zijn ouders of hen te waarschuwen (naar goeddunken van WEP), zelfs als zij geen medecontracten zijn, betreffende alle elementen of evenementen van welke aard ook die een invloed hebben op het goed verloop van het programma. Dit geldt zowel voor, tijdens of na het betreffende programma.
• Bij een laattijdige aankomst in je gastland of bij afwezigheid tijdens het gekozen programma zal geen terugbetaling geschieden. 
• Indien de deelnemer een vervoerbewijs ontvangt via WEP stemt hij/zij in met de algemene en bijzondere voorwaarden van de vervoermaatschappij. De deelnemer is zich ervan bewust dat hij alle routesegmenten of legs per vliegtuig/trein/bus/boot, vermeld op zijn vervoerbewijs en vastgelegd door de vervoermaatschappij, volledig moet naleven. Bij het niet naleven van de reisroute wordt de deelnemer als no show beschouwd, wat een annulering van zijn vervoerbewijs door de vervoermaatschappij met zich meebrengt.
• Het vervoer is nooit begeleid, tenzij anders vermeld.
• Duur van de lessen/aantal lessen per week: het aantal lessen wordt uitgedrukt in leseenheden, onafhankelijk van de duur van de les. Je vindt de duur van een les in een bepaalde school op de pagina’s met de beschrijving van die school. De duur per les kan variëren van 45 tot 60 minuten, afhankelijk van de school. De duur van de lessen en het aantal lessen per week, zoals beschreven op de desbetreffende pagina’s per school, worden gegarandeerd zolang er minimum 5 leerlingen aanwezig zijn in de klas. Mocht dit niet het geval zijn, dan heeft de school het recht om de duur en het aantal lessen per week te wijzigen.
• Visum/bericht aan de reizigers: WEP informeert je over de verschillende visumprocedures voor de gekozen bestemmingen. Niettegenstaande is het mogelijk dat de autoriteiten van een bepaald bezocht land ondertussen de toegangsvoorwaarden wijzigen. In dat geval is het de verantwoordelijkheid van de reiziger om de geldigheidsduur van de procedure na te gaan bij de consulaten van de bezochte landen. Het is eveneens sterk aangeraden om de richtlijnen en reisadviezen op te volgen die beschikbaar zijn op de website van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.  
• Didactisch materiaal: Het didactisch materiaal is niet inbegrepen, uitgezonderd indien het in de prijsofferte anders vermeld wordt. Dit materiaal omvat geen choolgerief, woordenboeken...
• Logement: een logement met "privébadkamer" betekent dat er per kamer 1 badkamer is, dus ook in een gedeelde kamer.
• Plaatsing in een gastgezin: Het is gebruikelijk dat de zoektocht naar een gastgezin tijd in beslag neemt aangezien rekening moet worden gehouden met verschillende factoren: het opvragen van een bewijs van goed gedrag en zeden (indien van toepassing), het feit dat vele families laat beslissen of ze gastgezin zullen zijn of niet, het profiel van de student (het zijn de gezinnen die de student kiezen), het type programma (worden de gastgezinnen al dan niet betaald, krijgen ze een kleine vergoeding om bepaalde kosten te dekken of nemen ze een student in huis op volledig vrijwillige basis), enz. De student moet er daarom rekening mee houden dat de mogelijkheid bestaat dat hij/zij de gegevens van het gastgezin pas enkele dagen voor het vertrek te weten krijgt. In sommige gevallen worden de studenten eerst in een tijdelijke familie geplaatst, terwijl het zoeken naar een definitief gastgezin verder gaat. Sommige gastgezinnen beslissen om meer dan een student tegelijkertijd te verwelkomen. De lokale organisatie doet in dit geval zijn uiterste best om geen twee studenten van dezelfde nationaliteit/moedertaal in hetzelfde gezin te plaatsen. Dit kan echter niet gegarandeerd worden. Het kan voorkomen dat de student gedurende het programma in verschillende gastgezinnen geplaatst wordt. Een verblijf in een gastgezin en taalprogramma’s zijn in de eerste plaats van educatieve aard. Kandidaten moeten flexibiliteit aantonen en positief staan tegenover een mogelijke verandering van gastgezin. Aangezien ieder gastgezin anders is, moeten de kandidaat dit eerder aanzien als een gelegenheid om meer te leren over de verschillende aspecten in de plaatselijk cultuur van het gastland. Voor een programma met een verblijf in een gastgezin is het menselijk aspect cruciaal en het kan daardoor niet vergeleken worden met een verblijf in een hotel. 
• In het kader van een verblijf in een gastgezin kan de term "gastgezin" verwijzen naar: een gezin met twee ouders, een eenoudergezin, een nieuw samengesteld gezin, mensen van verschillende leeftijden, met of zonder kinderen. Wij discrimineren in geen enkele zin op basis van ras, religie, seksuele geaardheid, etnische origine, sociale of socio-economische achtergrond, noch op basis van fysieke kenmerken. 
• In het kader van een programma voor "Juniors" moeten de deelnemers die in een gastgezin verblijven op eigen houtje naar school, te voet of met het openbaar vervoer.
• De communicatie tussen WEP en de deelnemers gebeurt in de/een officiële landstaal, naar goeddunken van WEP. Rekening houdend met het internationale karakter van de programma's van WEP (met uitzondering van de andere taalgemeenschappen van het land), kunnen WEP of de plaatselijke vertegenwoordigers ertoe genoodzaakt zijn om documenten te bezorgen en te laten ondertekenen in een andere taal, zonder verplichting om die te laten vertalen in de taal die contractueel gebruikt wordt tussen WEP en de deelnemer. Deze documenten zijn niet van de hand van WEP, maar ze kunnen noodzakelijk zijn voor het goede verloop van de organisatie van het verblijf en worden meestal vereist door externe instellingen (scholen, buitenlandse partners, lokale autoriteiten ...).
• Bij sommige luchtvaartmaatschappijen is het niet toegelaten dat minderjarigen alleen reizen. Het is de verantwoordelijkheid van de wettelijke voogden om kennis te nemen van de voorwaarden van de maatschappij in kwestie als het vliegtuigticket niet door ons werd geboekt.

Klachten

In geval van een probleem of een klacht moeten de deelnemer en/of zijn wettelijke vertegenwoordiger(s) onmiddelijk, en in eerste instantie, de lokale correspondent op de hoogte stellen. Bij gebrek aan een oplossing of tussenkomst binnen de 48 uur, moeten de deelnemer en/of zijn wettelijke vertegenwoordiger(s) onmiddellijk WEP op de hoogte stellen, per e-mail of per post, opdat WEP het nodige kan doen om een oplossing te zoeken binnen afzienbare tijd. De klachten die worden geformuleerd na terugkeer zonder kennisgeving tijdens het programma, kunnen niet ontvankelijk verklaard worden aangezien WEP niet de mogelijkheid heeft gekregen om zijn rol als organisator te vervullen in geval van een eventueel gebrek. Alle aanspraken van de deelnemer moeten per aangetekend schrijven met ontvangstbevestiging binnen de drie (3) kalendermaanden na het einde van het programma worden geadresseerd aan de maatschappelijke zetel van WEP. In geval van een geschil, zijn uitsluitend de Rechtbanken van Brussel en meer bepaald het Vredegerecht van het zesde kanton te Brussel bevoegd. Het ondertekenen van het inschrijvingsformulier (of online bevestiging) en de betaling van het voorschot of de dossierkosten gelden als volledige aanvaarding van de algemene voorwaarden.

Belangrijke nota betreffende het doorsturen van informatie en documenten door WEP:
Het is jouw verantwoordelijkheid om een geldig e-mail adres aan WEP te bezorgen dat regelmatig nagekeken wordt (ondermeer door de wettelijke vertegenwoordigers voor minderjarige deelnemers) aangezien de meeste informatie en documenten (die niet op officieel papier hoeven te zijn) via elektronische weg zullen doorgestuurd worden. Enkel de communicatie via e-mail of per post worden beschouwd als geldig, communicatie via sociale media, chat of messengerdiensten zijn informeel van karakter en niet-bindend.

BESCHERMING VAN HET PRIVELEVEN

De deelnemer en/of zijn wettelijke vertegenwoordigers verbindt/verbinden zich ertoe ons Charter ter bescherming van uw persoonsgegevens te lezen, begrijpen en aanvaarden.

RECHT OP AFBEELDING

De deelnemer en/of zijn wettelijke vertegenwoordiger geeft/geven WEP de uitdrukkelijke toestemming om afbeeldingen van de deelnemer te gebruiken en/of reproduceren voor promotiedoeleinden, voor een duur van 7 jaar vanaf het einde van het contract en wanneer de afbeeldingen van foto's of video's komen die in het kader van het WEP-programma werden gemaakt.

algemene voorwaarden

Inschrijvingsformaliteiten

Om je voor één van onze programma's in te schrijven, volstaat het om je online in te schrijven en de dossierkosten van 95 € te betalen op naam van WEP (betaling online, per overschrijving op rekeningnummer 240-0230838-79 of cash op ons kantoor). Het bedrag wordt afgetrokken van de totale kostprijs van het programma dat je gekozen hebt. Indien je je deelname aan het programma niet bevestigt, zal het bedrag van 95 € door WEP behouden worden. Nadat wij het inschrijvingsformulier ontvangen hebben, zullen wij je een schriftelijke bevestiging sturen, samen met alle documenten nodig voor een goede organisatie van je verblijf.

Inschrijvingstermijnen, paspoort & visum

Schrijf je zo snel mogelijk in om zeker te zijn van je plaats. WEP kan laattijdige inschrijvingen aanvaarden, maar de mogelijkheden hangen in dat geval af van het aantal nog beschikbare plaatsen, de plaatsingstermijnen (variëren naargelang de gekozen formule) maar ook van de toegangsvereisten van de gekozen bestemming (paspoort, visum …).

Voor een verblijf in een lidstaat van de Europese Unie volstaat je identiteitskaart als je zelf de nationaliteit van een Europese lidstaat hebt. Voor verblijven buiten de Europese Unie heb je een internationaal paspoort nodig.

De visumregels verschillen van land tot land en zijn afhankelijk van de duur en het type van het programma. Na de bevestiging van je reservatie bezorgt WEP je alle nodige informatie over de procedure voor de visumaanvraag, indien nodig.

Hou bij je inschrijving en vertrekdatum dus rekening met een voldoende lange termijn om alle formaliteiten te regelen. De formaliteiten om een paspoort of een visum te bekomen, kunnen verschillende weken in beslag nemen. Als de inschrijvingstermijn te kort is, is het mogelijk dat WEP je reservatie niet kan bevestigen.

Opgelet: Als je niet de nationaliteit van een lidstaat van de EU hebt, moet je zelf inlichtingen inwinnen bij het consulaat van het land dat je wil bezoeken voor de modaliteiten van het paspoort en/of visum.

Prijs van het programma

Behalve indien anders vermeld, omvat de prijs niet: een verplichte medische verzekering • een facultatieve annuleringsverzekering • vervoer heen/terug • zakgeld (voor ontspanning, verplaatsingen, kleine schoolbenodigdheden, uitstappen ...) • transfer van de luchthaven naar de verblijfplaats • paspoort- en visumkosten • in bepaalde gevallen het logement, het is dus heel belangrijk dat je aandachtig de beschrijving van het programma dat je interesseert, nakijkt • de eventuele waarborg (indien van toepassing) • eventueel supplement in geval van een bepaald dieet of een allergie.

De prijzen zijn geldig voor een vertrek in hetzelfde jaar als het jaar waarin je je inschrijft. Indien kosten voor logement in de prijs inbegrepen zijn, dan is dit voor de vermelde duur. Indien tijdens je verblijf (voor programma’s met taallessen), de talenschool haar deuren sluit wegens feestdagen (bv. periode van Kerstmis en Nieuwjaar), dan is het logement niet inbegrepen.

Betalingsmodaliteiten

Je inschrijving wordt behandeld na de validatie van je online inschrijving en de betaling van de 95 € dossierkosten. De reservering van je programma gebeurt na ontvangst van het volledig ingevuld inschrijvingsdossier, deelname aan het motivatiegesprek (indien van toepassing) en ontvangst van het voorschot (50% indien de kostprijs van het programma meer dan 1.000 € bedraagt of 100% indien de kostprijs van het programma minder dan 1.000  bedraagt). De eindbetaling van alle vereiste bedragen (met inbegrip van de eventuele supplementen zoals het vervoer H/T, de reis- en annuleringsverzekering, transfer ...) moet ten laatste worden uitgevoerd 6 weken voor vertrek. Indien een deelnemer zich inschrijft binnen een termijn van minder dan 6 weken, dan moet hij/zij onmiddellijk het overige vereiste saldo regelen na verzending van zijn reserveringsbevestiging.

Elke betaling moet uitgevoerd worden ten laatste op de vervaldag.
Elke betalingsachterstand of ontbrekende betaling van een deel of het geheel van de voorschotten of betalingen heeft van rechtswege en zonder ingebrekestelling tot gevolg dat:
a) Een forfaitaire verhoging van 15% van het verschuldigd bedrag verschuldigd is, ten titel van strafbeding, en zonder dat dit bedrag lager kan zijn dan 100 €.
b) Moratoire intresten ter hoogte van 12% per jaar beginnen te lopen.
Dit beding doet geen afbreuk aan het recht voor WEP om de vergoeding van haar volledige schade te vorderen.

In geval van niet-betaling binnen de vastgestelde termijn behoudt WEP zich bovendien het recht voor om het programma te schorsen, waarbij alle kosten hiermee verbonden ten laste van de deelnemer of contractant zijn.

Duur van het programma

De duur van de programma's staat vermeld bij elke formule. WEP heeft het recht je vertrek te organiseren voor of na de voorziene datum, indien dit nodig zou zijn voor de goede organisatie van je verblijf of volgens de beschikbare plaatsen bij de vliegtuigmaatschappijen. Bij een laattijdige aankomst in je gastland of bij afwezigheid tijdens het gekozen programma zal geen terugbetaling geschieden. Een vroegtijdige terugkeer om welke reden ook, houdt in geen geval een terugbetaling in.

Organisatie/Verantwoordelijke

WEP sa/nv, maatschappelijke zetel: Jetselaan 26, 1081 Brussel. Overeenkomstig de wet hebben wij het recht reizen te organiseren of voor te stellen als tussenpersoon onder de licentie nr. A1912. Overeenkomstig de wettelijke verplichtingen zijn al onze programma's gedekt door het Garantiefonds Reizen. Het fonds garandeert een terugbetaling of neemt een repatriëring voor zijn rekening in geval van faillissement of insolvabiliteit van de onderneming. De lessen en programma's worden georganiseerd door plaatselijke organisatoren. De gegevens van de organisator van het door de deelnemer gekozen lessenpakket worden meegedeeld op de plaatsingsfiche die de deelnemer zal ontvangen voor zijn vertrek. WEP kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor de onmogelijkheid aan zijn contractuele verplichtingen te voldoen als gevolg van gebreken van de organisatie in het gastland, vliegtuigmaatschappijen, verzekeringsmaatschappijen of omwille van overmacht, conflicten, onrust of gebeurtenissen waarover WEP geen enkele controle heeft. WEP is ontheven van elke aansprakelijkheid wat de rechtstreekse of onrechtstreekse gevolgen betreft in geval van oorlog, revolutie, burgerlijke of politieke onrust, oproer, staking, epidemie, pandemie, quarantaine of natuurrampen. Wanneer omstandigheden van dit soort voor het vertrek voorkomen, de goede uitvoering van het verblijf belemmeren en/of een risico creëren om de veiligheid en/of de gezondheid van de deelnemer in gevaar brengen, is WEP niet gehouden aan enige vergoeding of enige schadevergoeding. De foto's gebruikt op deze website of in andere documenten, zijn niet contractueel. WEP is niet verantwoordelijk voor de weigering van het uitreiken van een visum door de autoriteiten van het gastland. Getuigenissen, foto's en andere documenten van een student, ongeacht de vorm of het soort media, die zijn verblijf of de organisatie van zijn verblijf vermeldt of weergeeft, mogen door WEP voor publicitaire doeleinden aangewend worden, ongeacht de vorm of media van deze acties.

Tarieven

• De tarieven gelden enkel en alleen voor deelnemers met de nationaliteit van een EU-lidstaat.Tarieven kunnen zonder kennisgeving worden gewijzigd. Enkel de tarieven op de website www.wep.be op het moment van een online voorinschrijving of op de avond vooraf in het geval van een voorinschrijving per fax of per post met poststempel als bewijs, zijn de geldige tarieven. De WEP tarieven werden bepaald op basis van de volgende economische gegevens: transportkosten, met name met betrekking tot brandstofkosten, kosten en taksen met betrekking tot voorzieningen, zoals landingsrechten en veiligheid, in-en ontschepen in havens en luchthavens maar ook diensten (bijvoorbeeld, maar niet beperkt tot: plaatsing, logement, bijstand, transfers, onderwijs, verzekeringen) die door lokale aanbieders geleverd worden in vreemde valuta. Zodra de inschrijving gevalideerd is, staat het tarief gegarandeerd vast (voor een vertrek in hetzelfde jaar). WEP past het principe van repartitie toe, dat wil zeggen een bundeling van middelen en bestedingen. Hierdoor is de gevraagde bijdrage dezelfde voor alle deelnemers van dezelfde bestemming en hetzelfde programma, ongeacht de werkelijke individuele kosten; bijgevolg zal in geval van een tariefverhoging voor een van de hierboven genoemde redenen, de aanpassing hetzelfde zijn voor alle deelnemers van dezelfde bestemming en hetzelfde programma.
• WEP behoudt zich het recht voor om het correcte tarief toe te passen of een reservatie eenzijdig te annuleren als blijkt dat de prijs en/of de beschrijving van het (de) programma('s) en/of eventuele optie(s) fout stonden vermeld op de website tengevolge van een technische of menselijke fout.

Wijzigingen

Wijzigingen door de deelnemer: Elke wijziging van het programma voor vertrek kan enkel mits akkoord van WEP en kan in geen enkel geval aanleiding geven tot een terugbetaling van welke aard dan ook. Een onderbreking van het programma, ongeacht de reden; of afstand van bepaalde prestaties inbegrepen in de prijs van het programma, kunnen niet in aanmerking komen voor een terugbetaling van welke aard dan ook. Kosten betreffende een vervroegde terugkeer en eventuele begeleiding zijn steeds voor rekening van de deelnemer. 

Opgelet, er kunnen geen aanpassingen worden gemaakt aan de annuleringsverzekering. Eenmaal de annuleringsverzekering aangevraagd is (tijdens de online inschrijving of later), kan deze niet meer worden verwijderd of aangepast. De prijs van de verzekering moet in zijn geheel worden betaald. We raden u daarom aan om goed te overdenken of u deze verzekering wel of niet wenst te nemen alvorens u uw inschrijving afrondt.

Wijzigingen door WEP: Wijzigingen voor vertrek: indien er zich, voor vertrek, een gebeurtenis buiten toedoen van WEP voordoet, dewelke WEP verplicht om de plaats van het programma of fundamentele prestaties te wijzigen, zal WEP de deelnemer hierover zo spoedig mogelijk op de hoogte brengen. De deelnemer heeft het recht om de wijziging te aanvaarden of de overeenkomst te ontbinden. De deelnemer dient zijn keuze binnen een termijn van twee (2) werkdagen kenbaar te maken vanaf het moment van de bekendmaking. 
Wijzigingen na vertrek: Indien, na de start van het programma, één van de fundamentele prestaties van het contract niet gerealiseerd kunnen worden, verbindt WEP zich ertoe om een gelijkaardige dienst aan te bieden, zonder supplement. 

Annuleringskosten

In geval van annulering is de deelnemer of zijn wettelijke vertegenwoordiger een forfaitaire, overeengekomen en onveranderlijke vergoeding verschuldigd aan WEP. Deze vergoeding bedraagt 25% van de deelnemingskosten in geval van annulering meer dan 6 maanden voor het vertrek, 50% in geval van annulering tussen 6 en 3 maanden voor het vertrek, 75% in geval van annulering tussen 3 maanden en 15 dagen voor het vertrek en 100% in geval van annulering minder dan 15 dagen voor het vertrek. WEP heeft hoe dan ook het recht om deze vergoeding aan te vullen door de geïnde som, die in dat geval als compensatie dienst zal doen. Teneinde je te beschermen in geval van annulering, stelt WEP je een annuleringsverzekering voor. Deze verzekering dekt annulering om medische redenen (uitgezonderd psychologische problemen), overlijden (inbegrepen ouders tot in de 2e graad), herexamens, jaar overdoen, weigering van een visum, verlies van job van een van de ouders om economische redenen … (bekijk de algemene voorwaarden van de optionele annuleringsverzekering). Deze annuleringsverzekering bedraagt 3,9% van het totaalbedrag van het verblijf (met een minimum van 15 €).
Na vertrek van de deelnemer wordt er niets terugbetaald bij onderbreking van de reis. In geval van annulering van de inschrijving door WEP na bevestiging van de definitieve aanvaarding, verbindt WEP zich ertoe de totaliteit van de materiële schade (uitsluitend) ondergaan door de deelnemer in hoofde van deze annulering te vergoeden.

Wanneer een deelnemer een annuleringsverzekering afsluit bij WEP dekt deze (binnen de bepalingen van de algemene voorwaarden van de polis) de gekozen formule zoals ze werd gereserveerd op het moment waarop de verzekering werd afgesloten. Als het vervoer H/T  deel uitmaakt van de gereserveerde forfait, is het gedekt door de annuleringsverzekering op dezelfde manier als het verblijf. Wanneer het vervoer en/of aanvullende diensten apart worden gereserveerd (niet exhaustieve voorbeelden: reisverzekering, transfers …), zijn ze niet gedekt door de annuleringsverzekering. De deelnemer heeft de mogelijkheid om een afzonderlijke annuleringsverzekering af te sluiten voor het vervoer dat gereserveerd wordt bij WEP. Als de deelnemer dit bij een ander reisagentschap reserveert, moet hij ook de annuleringsverzekering die het vervoer dekt bij dat reisagentschap afsluiten.

Reisverzekering

Elke deelnemer wordt verondersteld te beschikken over een voldoende reisverzekering die medische onkosten, repatriëring om medische redenen en burgerlijke aansprakelijkheid dekt. Indien u niet over dergelijke verzekering beschikt, kan WEP u een totaalpakket voorstellen (zie de voorwaarden in het gedeelte "Jobs, stages, vrijwilligerswerk", in de rubriek "voorwaarden reisverzekering" en "voorwaarden annuleringsverzekering"). Deze verzekering dekt onkosten in geval van ziekte, ongevallen, hospitalisatie, medische repatriëring, bezoek van een ouder aan de zieke student, verlies, diefstal of schade aan de bagage, burgerlijke aansprakelijkheid ... De prijs van deze verzekering bedraagt 29 € per maand. De ondertekening en betaling ervan dient te gebeuren voor het vertrek. Personen die deelnemen aan een verblijf in Australië met een studentenvisum worden door de Australische overheid verplicht om de medische verzekering, «Overseas Student Health Care», af te sluiten. De prijs hiervan varieert naargelang de duur van het verblijf op Australische bodem (prijs voor één jaar : +/- 594 AU$) en kan zonder verwittiging veranderd worden.

Een meer uitgebreide reisverzekering is ook mogelijk voor 44 € per maand (met o.a.: onbeperkte terugbetaling medische kosten, BA opgetrokken tot 1.500.000 €. ..).

Varia

• Elke deelnemer, zelfs indien meerderjarig, geeft aan WEP uitdrukkelijk de toestemming om (naar eigen inzicht van WEP) contact op te nemen met zijn ouders of hen te waarschuwen (discretie van WEP en de lokale vertegenwoordigers), zelfs als zij geen medecontracten zijn, betreffende alle elementen of evenementen van welke aard ook die een invloed hebben op het goed verloop van het programma. Dit geldt zowel voor, tijdens of na het betreffende programma.
• Bij een laattijdige aankomst in je gastland of bij afwezigheid tijdens het gekozen programma zal geen terugbetaling geschieden. 
• Indien de deelnemer een vervoerbewijs ontvangt via WEP stemt hij/zij in met de algemene en bijzondere voorwaarden van de vervoermaatschappij. De deelnemer is zich ervan bewust dat hij alle routesegmenten of legs per vliegtuig/trein/bus/boot, vermeld op zijn vervoerbewijs en vastgelegd door de vervoermaatschappij, volledig moet naleven. Bij het niet naleven van de reisroute wordt de deelnemer als no show beschouwd, wat een annulering van zijn vervoerbewijs door de vervoermaatschappij met zich meebrengt.
• Het vervoer is nooit begeleid, tenzij anders vermeld.
• Duur van de lessen/aantal lessen per week: het aantal lessen wordt uitgedrukt in leseenheden, onafhankelijk van de duur van de les. Je vindt de duur van een les in een bepaalde school op de pagina’s met de beschrijving van die school. De duur per les kan variëren van 45 tot 60 minuten, afhankelijk van de school. De duur van de lessen en het aantal lessen per week, zoals beschreven op de desbetreffende pagina’s per school, worden gegarandeerd zolang er minimum 5 leerlingen aanwezig zijn in de klas. Mocht dit niet het geval zijn, dan heeft de school het recht om de duur en het aantal lessen per week te wijzigen.
• Visum/bericht aan de reizigers: WEP informeert je over de verschillende visumprocedures voor de gekozen bestemmingen. Niettegenstaande is het mogelijk dat de autoriteiten van een bepaald bezocht land ondertussen de toegangsvoorwaarden wijzigen. In dat geval is het de verantwoordelijkheid van de reiziger om de geldigheidsduur van de procedure na te gaan bij de consulaten van de bezochte landen. Het is eveneens sterk aangeraden om de richtlijnen en reisadviezen op te volgen die beschikbaar zijn op de website van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. 
• In het kader van een bedrijfsstage tijdens je studies en met een stagecontract kunnen wij niet garanderen dat het bedrijf dit contract ondertekent.
• De communicatie tussen WEP en de deelnemers gebeurt in de/een officiële landstaal, naar goeddunken van WEP. Rekening houdend met het internationale karakter van de programma's van WEP (met uitzondering van de andere taalgemeenschappen van het land), kunnen WEP of de plaatselijke vertegenwoordigers ertoe genoodzaakt zijn om documenten te bezorgen en te laten ondertekenen in een andere taal, zonder verplichting om die te laten vertalen in de taal die contractueel gebruikt wordt tussen WEP en de deelnemer. Deze documenten zijn niet van de hand van WEP, maar ze kunnen noodzakelijk zijn voor het goede verloop van de organisatie van het verblijf en worden meestal vereist door externe instellingen (scholen, buitenlandse partners, lokale autoriteiten ...).
• Bij sommige luchtvaartmaatschappijen is het niet toegelaten dat minderjarigen alleen reizen. Het is de verantwoordelijkheid van de wettelijke voogden om kennis te nemen van de voorwaarden van de maatschappij in kwestie als het vliegtuigticket niet door ons werd geboekt.
• In het kader van een verblijf in een gastgezin kan de term "gastgezin" verwijzen naar: een gezin met twee ouders, een eenoudergezin, een nieuw samengesteld gezin, mensen van verschillende leeftijden, met of zonder kinderen. Wij discrimineren in geen enkele zin op basis van ras, religie, seksuele geaardheid, etnische origine, sociale of socio-economische achtergrond, noch op basis van fysieke kenmerken. 

Klachten

In geval van een probleem of een klacht moeten de deelnemer en/of zijn wettelijke vertegenwoordiger(s) onmiddelijk, en in eerste instantie, de lokale correspondent op de hoogte stellen. Bij gebrek aan een oplossing of tussenkomst binnen de 48 uur, moeten de deelnemer en/of zijn wettelijke vertegenwoordiger(s) onmiddellijk WEP op de hoogte stellen, per email of per post, opdat WEP het nodige kan doen om een oplossing te zoeken binnen afzienbare tijd. De klachten die worden geformuleerd na terugkeer zonder kennisgeving tijdens het programma, kunnen niet ontvankelijk verklaard worden aangezien WEP niet de mogelijkheid heeft gekregen om zijn rol als organisator te vervullen in geval van een eventueel gebrek. Alle aanspraken van de deelnemer moeten per aangetekend schrijven met ontvangstbevestiging binnen de drie (3) kalendermaanden na het einde van het programma worden geadresseerd aan de maatschappelijke zetel van WEP. In geval van een geschil, zijn uitsluitend de Rechtbanken van Brussel en meer bepaald het Vredegerecht van het zesde kanton te Brussel bevoegd. Het ondertekenen van het inschrijvingsformulier (of online bevestiging) en de betaling van het voorschot of de dossierkosten gelden als volledige aanvaarding van de algemene voorwaarden.

Belangrijke nota betreffende het doorsturen van informatie en documenten door WEP:

Het is jouw verantwoordelijkheid om WEP een geldig e-mailadres te bezorgen dat regelmatig nagekeken wordt (ondermeer door de wettelijke vertegenwoordigers voor minderjarige deelnemers) aangezien de meeste informatie en documenten (die niet op officieel papier hoeven te zijn) via elektronische weg zullen doorgestuurd worden.

BESCHERMING VAN HET PRIVELEVEN

De deelnemer en/of zijn wettelijke vertegenwoordigers verbindt/verbinden zich ertoe ons Charter ter bescherming van uw persoonsgegevens te lezen, begrijpen en aanvaarden.

RECHT OP AFBEELDING

De deelnemer en/of zijn wettelijke vertegenwoordiger geeft/geven WEP de uitdrukkelijke toestemming om afbeeldingen van de deelnemer te gebruiken en/of reproduceren voor promotiedoeleinden, voor een duur van 7 jaar vanaf het einde van het contract en wanneer de afbeeldingen van foto's of video's komen die in het kader van het WEP-programma werden gemaakt.

algemene voorwaarden

Hoofdkenmerken van het programma

WEP biedt haar medecontractanten educatieve en taalkundige verblijven zoals beschreven (onder voorbehoud van fouten), zonder dat één der partijen zich, om welke reden dan ook, kan onttrekken aan de culturele bedoeling ervan. WEP zal zich inspannen om haar contractanten bij te staan met informatie, begeleiding en opvang, zonder evenwel een resultaatsverbintenis of een vertegenwoordigingsmandaat aan te gaan, en zonder voortdurend controle uit te oefenen. Het welslagen van het overeengekomen doel houdt in dat de deelnemer zich onderwerpt aan alle wetten van de transitgebieden en van het land waar hij verblijft, alsmede dat hijj zich aanpast aan de zeden en gewoontes van het dagelijkse leven in zijn school- en familiale omgeving. In het kader van haar opdracht zal WEP niet verantwoordelijk zijn voor ongevallen van overmacht, noch voor fouten of feiten die onder de burgerlijke of strafrechtelijke verantwoordelijkheid van de deelnemer vallen. Deze laatste blijft uitsluitend en volledig verantwoordelijk voor alle rechtstreekse en onrechtstreekse gevolgen van zijn daden.

Naleven van het programma

Als de deelnemer de regels van het contract, van het programma en/of van het verblijf schendt of als hij het programma vroegtijdig verlaat, wordt het contract onmiddellijk opgezegd op kosten van zijn ongelijk. De deelnemer verbindt zich ertoe om het gastland binnen de 5 dagen te verlaten zonder recht op terugbetaling van WEP om WEP en zijn plaatselijke correspondenten te waarborgen en te vergoeden tegen elk schadelijk gevolg van zijn gedrag. Hij verbindt zich eveneens tot het integraal terugbetalen van eventuele WEP-beurzen die hem werden toegewezen. De verplaatsing van personen en zaken, alsook het vervullen van de nodige administratieve formaliteiten (bv. visum, paspoort, medische papieren ...) gebeurt in overeenstemming met de wetten en gebruiken die van toepassing zijn, en welke voor de deelnemer verplichtend zijn. De reservering van de vervoerbiljetten gebeurt voor een welbepaalde datum en volgens de voorschriften van het biljet zonder dat deze reservering, om welke reden dan ook, kan worden gewijzigd of terugbetaald indien het vervoerbiljet niet wordt gebruikt.

Afsluiting van het contract

Iedereen die kandidaat is voor het programma moet een voorinschrijvingsformulier naar WEP sturen om uitgenodigd te worden voor een selectie-interview en moet 100 € betalen om de kosten te dekken voor het onderzoek van zijn kandidatuur (dossierkosten). Na ontvangst van het voorinschrijvingsformulier en van de dossierkosten, overhandigt WEP het WEP-dossier (“Application Form”) dat door de kandidaat en zijn ouders ingevuld moet worden. Dit dossier wordt ofwel per post verstuurd ofwel worden de toegangsgegevens overgemaakt om het dossier online in te vullen. In de uitnodiging voor het selectie-interview staat welke delen van het dossier vervolledigd moeten worden en die tijdens het interview aan bod komen.

Als de kandidatuur aanvaard wordt, stuurt WEP de brief voor de bevestiging van de selectie. Als de kandidaat niet geselecteerd wordt, wordt de som van 100 € terugbetaald. De brief voor de bevestiging van de selectie verbindt de ondertekenaars:

Tot het betalen van een voorschot van 25% binnen een termijn van 15 dagen.
Tot het terugzenden van het volledig WEP-dossier (“Application Form”) binnen de 21 dagen na de brief voor bevestiging van de selectie.
WEP beschikt over een termijn van 21 dagen te rekenen vanaf ontvangst van het voorschot van 25% en van het volledig WEP-dossier om het te analyseren en eventueel te weigeren op basis van bepaalde elementen (waaronder maar niet beperkt tot: valse verklaringen, onvoldoende schoolresultaten, onvoldoende kennis van de taal van het gastland, medische redenen die een plaatsing verhinderen zoals bijvoorbeeld: eetstoornissen, psychologische aandoeningen, allergieën ...). In geval van een weigering (uitgezonderd voor valse verklaringen op het voorinschrijvingsformulier, tijdens het selectieinterview of in het WEP-dossier, of bij het vervalsen van evaluatietesten), wordt het voorschot van 25% binnen 30 dagen terugbetaald.

Annulering door de deelnemer voor vertrek

In geval van annulering na ontvangst van het voorinschrijvingsformulier door WEP en voor het versturen van de brief voor bevestiging van de selectie, is er geen vergoeding verschuldigd. In geval van annulering binnen de 15 dagen na verzending van de brief voor bevestiging van de selectie, is er geen vergoeding verschuldigd. Als na het verzenden van de brief voor bevestiging van de selectie door WEP, het voorschot van 25% niet betaald wordt binnen de 15 dagen, of als het volledig dossier niet teruggezonden wordt binnen de 21 dagen, wordt de inschrijving automatisch geannuleerd. In dit geval, is een conventionele forfaitaire vergoeding van 750 € verschuldigd aan WEP. In geval van annulering van de inschrijving door de deelnemer na betaling van het voorschot, maar voor het terugsturen van het volledig dossier, is dezelfde conventionele forfaitaire vergoeding van 750 € verschuldigd aan WEP. In geval van annulering van de inschrijving door de deelnemer na het terugsturen van het volledig dossier, wordt het contract van rechtswege opgezegd. Een conventionele en onherleidbare forfaitaire vergoeding zal door de deelnemer aan WEP verschuldigd zijn. Deze bedraagt 25% van de deelnemingskosten bij annulering meer dan 6 maanden voor vertrek, 50% bij annulering minder dan 6 maanden voor vertrek. In elk geval is WEP vrij om de reeds gestorte bedragen, die als schadevergoeding zullen worden beschouwd, te behouden. Om u te beschermen in geval van annulering, kan u een optionele annuleringsverzekering afsluiten. Deze verzekering dekt annulering om medische redenen (uitgezonderd problemen van psychologische aard), overlijden (met inbegrip van de ouders tot in de 2de graad), herexamens of jaar overdoen, weigering van het visum, ontslag van een van de ouders om economische redenen ... (bekijk de algemene voorwaarden van de optionele annuleringsverzekering). Na vertrek van de deelnemer wordt er niets terugbetaald bij onderbreking van de reis. Het is mogelijk dat de prijzen aangepast worden door onze lokale partners of door koersschommelingen (zie paragraaf “Tarieven” voor meer details). In geval van een prijsstijging van meer dan 10% van de kostprijs van het programma, bestaat de mogelijkheid om kosteloos te annuleren. In ieder geval, worden de dossierkosten van 100 € niet terugbetaald (deze maken geen deel uit van de kostprijs van het programma).

Opmerking over de regio in het kader van een schoolprogramma of een FLEX-schoolprogramma (MET KEUZE van de STAAT): Er is geen garantie dat je in de regio van je voorkeur wordt geplaatst. De kans dat je niet in de gewenste regio of Staat wordt geplaatst, is reëel. Het feit dat je niet in de gewenste regio of Staat wordt geplaatst, is geen geldige reden om het programma te annuleren. Als de deelnemer en zijn wettelijk vertegenwoordigers het programma toch willen annuleren, zijn de bovenstaande annuleringsvoorwaarden van toepassing.

Betaling van de prijs

De prijs van het gekozen programma zal als volgt vereffend worden: het voorschot van 25% binnen de 15 dagen na ontvangst van de brief voor de bevestiging van de selectie; het saldo in 3 stortingen van 25% voor het vertrek. Alle betalingen moeten gedaan zijn voor wij de documenten voor een eventuele visumaanvraag (indien van toepassing) bezorgen. De vervaldatums variëren op basis van het gekozen programma en de gekozen bestemming. Deze worden meegedeeld voor de definitieve bevestiging, in de brief ter bevestiging van de selectie. Het naleven van deze termijnen is een verplichte voorwaarde voor de uitvoering van zijn verplichtingen door WEP. Voor een Academix of een gecombineerd programma moet de prijs als volgt vereffend worden: voorschot van 25% binnen de 15 dagen na ontvangst van de brief waarin de selectie bevestigd wordt en 3 stortingen van telkens 25%: 2 betalingen voor het vertrek naar de eerste bestemming + 1 betaling voor het vertrek naar de tweede bestemming.
Elke betaling moet contant worden uitgevoerd en is dus onmiddellijk te betalen.
Elke betalingsachterstand of niet betaling van een deel of het geheel van de voorschotten of betalingen heeft van rechtswege en zonder ingebrekestelling tot gevolg dat:
a) Een forfaitaire verhoging van 15% van het verschuldigd bedrag verschuldigd is, ten titel van strafbeding, en zonder dat dit bedrag lager kan zijn dan 100 €.
b) Moratoire intresten ter hoogte van 12% per jaar beginnen te lopen.
Dit beding doet geen afbreuk aan het recht voor WEP om de vergoeding van haar volledige schade te vorderen.

In geval van niet-betaling binnen de vastgestelde termijn behoudt WEP zich bovendien het recht voor om het programma te schorsen, waarbij alle kosten die hiermee zijn verbonden ten laste van de klant zijn.

Behalve wanneer het anders vermeld wordt, bevat de prijs niet: een facultatieve annuleringsverzekering • verzekering voor de bagage • zakgeld (voor je hobby's, verplaatsingen, schoolmateriaal, excursies ...) • vervoer H/T voor Europese bestemmingen • paspoort- en visumkosten • uniform (indien van toepassing) • eventueel supplement in geval van een specifiek dieet of allergieën.

Annulering door WEP

Bij annulering van de selectie door WEP voor de bevestiging van definitieve toelating, betaalt WEP het voorschot van 25% terug indien dat reeds betaald is. Bij annulering van de inschrijving door WEP na de bevestiging van definitieve toelating, verbindt WEP zich ertoe de totaliteit van de materiële schade (uitsluitend) ondergaan door de deelnemer in hoofde van deze annulering te vergoeden.

Varia

• WEP is onderworpen aan de regelgeving en wetgeving van onder andere onderwijs, immigratie, visumtoelatingen, enz. die van kracht zijn in het land, de regio en/of het schooldistrict, evenals aan de geopolitieke stabiliteit en diplomatie van deze landen, regio’s en/of districten. Als de regelgeving, wetgeving, geopolitieke stabiliteit of diplomatie zouden veranderen tijdens de voorbereidingen van het verblijf of gedurende het verblijf zelf, en deze de organisatie of verderzetting van het verblijf in het gedrang zouden brengen of ze gevaarlijk zouden maken, kan WEP niet verantwoordelijk gesteld worden.
• WEP is ontheven van elke aansprakelijkheid wat de rechtstreekse of onrechtstreekse gevolgen betreft in geval van oorlog, revolutie, burgerlijke of politieke onrust, oproer, staking, epidemie, pandemie, quarantaine of natuurrampen. Wanneer omstandigheden van dit soort voor het vertrek voorkomen, de goede uitvoering van het verblijf belemmeren en/of een risico creëren om de veiligheid en/of de gezondheid van de deelnemer in gevaar te brengen, is WEP niet gehouden aan enige vergoeding of enige schadevergoeding.
• De deelnemer verleent WEP het recht om in alle publicaties zijn afbeelding en geschriften te publiceren met betrekking tot zijn deelname aan de activiteiten van het programma (met uitzondering van de vertrouwelijke informatie van zijn WEP-dossier), ongeacht de drager of het formaat.
• In geval van een probleem of een klacht moeten de deelnemer en/of zijn wettelijke vertegenwoordiger(s) onmiddellijk, van zodra het probleem zich voordoet, en in eerste instantie, de lokale correspondent in het land van verblijf van de deelnemer op de hoogte stellen. Bij gebrek aan een oplossing of tussenkomst binnen de 48 uur, moeten de deelnemer en/of zijn wettelijke vertegenwoordiger(s) onmiddellijk WEP op de hoogte stellen, per telefoon, per email of per post, opdat WEP het nodige kan doen om een oplossing te zoeken binnen afzienbare tijd. Alle klachten die worden geformuleerd na terugkeer zonder kennisgeving tijdens het programma, kunnen niet ontvankelijk verklaard worden aangezien WEP niet de mogelijkheid heeft gekregen om zijn rol als organisator te vervullen in geval van een eventueel gebrek. Elke klacht dient schriftelijk en per aangetekende zending met bericht van ontvangst overgemaakt te worden door de deelnemer aan de sociale zetel van WEP en dit binnen de 3 kalendermaanden volgend op het einde van het verblijf.  De verbintenissen van de ondergetekenden zijn ondeelbaar en solidair. De rechtbanken van Brussel (België), en meer in het bijzonder het vredegerecht van het 6de kanton van Brussel, zijn uitsluitend bevoegd. De contractuele betrekkingen worden geregeld door de Belgische wetten.
• De communicatie tussen WEP en de deelnemers gebeurt in de/een officiële landstaal, naar goeddunken van WEP. Rekening houdend met het internationale karakter van de programma's van WEP (met uitzondering van de andere taalgemeenschappen van het land), kunnen WEP of de plaatselijke vertegenwoordigers ertoe genoodzaakt zijn om documenten te bezorgen en te laten ondertekenen in een andere taal, zonder verplichting om die te laten vertalen in de taal die contractueel gebruikt wordt tussen WEP en de deelnemer. Deze documenten zijn niet van de hand van WEP, maar ze kunnen noodzakelijk zijn voor het goede verloop van de organisatie van het verblijf en worden meestal vereist door externe instellingen (scholen, buitenlandse partners, lokale autoriteiten ...).
• In het kader van een verblijf in een gastgezin kan de term "gastgezin" verwijzen naar: een gezin met twee ouders, een eenoudergezin, een nieuw samengesteld gezin, mensen van verschillende leeftijden, met of zonder kinderen. Wij discrimineren in geen enkele zin op basis van ras, religie, seksuele geaardheid, etnische origine, sociale of socio-economische achtergrond, noch op basis van fysieke kenmerken. 

Plaatsing in een gastgezin

Het is gebruikelijk dat de zoektocht naar een gastgezin tijd in beslag neemt aangezien rekening moet worden gehouden met verschillende factoren: het opvragen van een bewijs van goed gedrag en zeden (indien van toepassing), het feit dat vele families laat beslissen of ze gastgezin zullen zijn of niet, het profiel van de student (het zijn de gezinnen die de student kiezen), het type programma (worden de gastgezinnen al dan niet betaald, krijgen ze een kleine vergoeding om bepaalde kosten te dekken of nemen ze een student in huis op volledig vrijwillige basis), enz. De student moet er daarom rekening mee houden dat de mogelijkheid bestaat dat hij/zij de gegevens van het gastgezin pas enkele dagen voor het vertrek te weten krijgt. In sommige gevallen worden de studenten eerst in een tijdelijke familie geplaatst, terwijl het zoeken naar een definitief gastgezin verder gaat. Sommige gastgezinnen beslissen om meer dan een student tegelijkertijd te verwelkomen. Dit kan echter niet gegarandeerd worden. Het kan voorkomen dat de student gedurende het programma in verschillende gastgezinnen geplaatst wordt. De vertrek- en retourdata komen niet noodzakelijk overeen met het begin of het einde van het schooljaar, ze worden vastgelegd door WEP op goeddunken van WEP en de lokale sponsororganisaties, op basis van verschillende elementen (visum, vereisten van de school ter plaatse, beschikbaarheid van de vluchten, interne organisatie ...).
Een verblijf in een gastgezin en taalprogramma’s zijn in de eerste plaats van educatieve aard. Kandidaten moeten flexibiliteit aantonen en positief staan tegenover een mogelijke verandering van gastgezin. Aangezien ieder gastgezin anders is, moeten de kandidaat dit eerder aanzien als een gelegenheid om meer te leren over de verschillende aspecten in de plaatselijk cultuur van het gastland. Voor een programma met een verblijf in een gastgezin is het menselijk aspect cruciaal en het kan daardoor niet vergeleken worden met een verblijf in een hotel. 

• Een plaatsing is praktisch niet mogelijk. In dit geval betaalt WEP alle overgemaakte bedragen terug op voorwaarde dat de verklaring van de allergieën, ziektes en/of speciale diëten zijn gemaakt op zijn vroegst bij de voorinschrijving en niet later dan het moment van het selectie-interview (zo niet, zijn de gewone annuleringsvoorwaarden van kracht).
• Een plaatsing is eventueel mogelijk, maar kan niet worden gegarandeerd. In dit geval is het aan de deelnemer en zijn wettelijke vertegenwoordiger(s) om te beslissen of ze nog steeds bereid zijn om de inschrijving te bevestigen (indien een plaatsing niet mogelijk blijkt, is er een vergoeding verschuldigd om de ondernomen stappen van de buitenlandse partner en om de administratieve kosten van WEP te dekken).
• De aanvaarding van het dossier is onderhevig aan een extra vergoeding om de specifieke behoeften van de deelnemer in kwestie te garanderen. Het exacte bedrag verschilt van geval tot geval, is afhankelijk van de bestemming, de lokale valuta, de aard van de behoefte, de duur van het verblijf …

Duur van het programma 

De duur van onze Schoolprogramma's wordt uitgedrukt in een schooltrimester, schoolsemester en schooljaar. Dit komt niet noodzakelijk overeen met de indeling van het kalenderjaar (3 maanden, 6 maanden en 12 maanden). De duur wordt vastgelegd door WEP voor elke bestemming, in functie van de schoolkalender maar ook van bepaalde beperkingen of vereisten die verbonden zijn aan de organisatie van het verblijf. Deze laatste variëren volgens de gekozen bestemming.

De exacte duur van een verblijf kan variëren in functie van verschillende factoren (niet-exhaustieve lijst): de eindbestemming, de interne organisatie van WEP (meer bepaald transport, verzekering, combinatie van verschillende projecten in meerdere landen, noodzaak om meerdere deelnemers te groeperen ...), vereisten van de lokale overheid van het gastland (duur in verband met een quota van wederkerigheid, regels inzake immigratie ...), door de onderwijsinstelling of het schooldistrict of door de lokale organisatie die instaat voor het onthaal van de student. De duur van een schooljaar varieert van 9 tot 11 maanden, van een schoolsemester van 4 tot 5 maanden, en van een schooltrimester van 9 tot 14 weken. De uiteindelijke duur wordt bepaald door WEP. De deelnemer noch zijn vertegenwoordigers hebben recht op een schadevergoeding, aanpassing of terugbetaling als de eindduur gelijk is aan of hoger is dan de hierboven vermelde termijnen. In geval dat WEP de minimale duur van het gekozen verblijf niet zou kunnen respecteren, wordt een terugbetaling gedaan (berekening pro rata, per dag).

Tarieven (geldigheid, herziening, repartitie)

• Tarieven kunnen zonder kennisgeving worden gewijzigd. De tarieven zijn enkel geldig voor burgers van de Europese Unie. Enkel de tarieven op de website op het moment van een online voorinschrijving of op de avond vooraf in het geval van een voorinschrijving per fax of per post met poststempel als bewijs, zijn de geldige tarieven. De WEP-tarieven werden bepaald op basis van de volgende economische gegevens: transportkosten, met name met betrekking tot brandstofkosten, kosten en taksen met betrekking tot voorzieningen, zoals landingsrechten en veiligheid, in- en ontschepen in havens en luchthavens maar ook diensten (bijvoorbeeld, maar niet beperkt tot: plaatsing, huisvesting, bijstand, vervoer, onderwijs, verzekeringen) die door lokale aanbieders geleverd worden in vreemde valuta. Wisselkoersen toegepast voor de berekening van de verblijven zoals gepubliceerd door de NBB op 01/08/2013 voor USD, AUD, CAD, NZD, GBP, CNY, JPY ... WEP behoudt zich het recht voor om haar tarieven te wijzigen na inschrijving in geval van significante veranderingen in deze gegevens tot 30 dagen voor vertrek van de deelnemer. Als de verhogingen meer dan 10% van de deelnemingskosten bedragen, krijgt de deelnemer het recht om de inschrijving te annuleren. De reeds gedane betalingen worden dan vergoed. WEP past het principe van repartitie toe, dat wil zeggen een bundeling van middelen en bestedingen. Hierdoor is de gevraagde bijdrage dezelfde voor alle deelnemers van dezelfde bestemming en hetzelfde programma, ongeacht de werkelijke individuele kosten; bijgevolg zal in geval van een tariefverhoging voor een van de hierboven genoemde redenen, de aanpassing hetzelfde zijn voor alle deelnemers van dezelfde bestemming en hetzelfde programma.

• WEP behoudt zich het recht voor om het correcte tarief toe te passen of een reservatie eenzijdig te annuleren als blijkt dat de prijs en/of de beschrijving van het (de) programma('s) en/of eventuele optie(s) fout stonden vermeld op de website tengevolge van een technische of menselijke fout.

Belangrijke nota betreffende het doorsturen van informatie en documenten door WEP: het is jouw verantwoordelijkheid om WEP een geldig e-mailadres te bezorgen dat regelmatig nagekeken wordt (ondermeer door de wettelijke vertegenwoordigers voor minderjarige deelnemers) aangezien de meeste informatie en documenten (die niet op officieel papier hoeven te zijn) via elektronische weg zullen doorgestuurd worden.

BESCHERMING VAN HET PRIVELEVEN

De deelnemer en/of zijn wettelijke vertegenwoordigers verbindt/verbinden zich ertoe ons Charter ter bescherming van uw persoonsgegevens te lezen, begrijpen en aanvaarden.

RECHT OP AFBEELDING

De deelnemer en/of zijn wettelijke vertegenwoordiger geeft/geven WEP de uitdrukkelijke toestemming om afbeeldingen van de deelnemer te gebruiken en/of reproduceren voor promotiedoeleinden, voor een duur van 7 jaar vanaf het einde van het contract en wanneer de afbeeldingen van foto's of video's komen die in het kader van het WEP-programma werden gemaakt.

DE ONDERTEKENING VAN HET VOORINSCHRIJVINGSFORMULIER EN/OF DE BETALING VAN HET VOORSCHOT BETEKENEN DE VOLLEDIGE INSTEMMING MET DEZE ALGEMENE VOORWAARDEN.

algemene voorwaarden voor de WORLD TOUR En gecombineerde programma's

De algemene voorwaarden van de Taalreizen en/of Jobs, Stages, Vrijwilligerswerk zijn van toepassing voor de World Tour en/of programma's en gecombineerde programma's.

ALGEMENE VOORWAARDEN

Hoofdkenmerken van het programma

WEP biedt haar contractanten programma’s voor een plaatsing in hoger onderwijs zoals beschreven (onder voorbehoud van fouten) in de brochure en op de website, zonder dat één der partijen zich, om welke reden dan ook, kan onttrekken aan de academische en culturele bedoeling ervan. WEP zal zich inspannen om haar contractanten bij te staan met informatie, begeleiding en plaatsing, zonder evenwel een resultaatsverbintenis of een vertegenwoordigingsmandaat aan te gaan, en zonder voortdurend controle uit te oefenen. Het welslagen van het overeengekomen doel houdt in dat de deelnemer zich onderwerpt aan alle wetten van de transitgebieden en van het land waar hij verblijft. In het kader van haar opdracht zal WEP niet verantwoordelijk zijn voor ongevallen van overmacht, noch voor fouten of feiten die onder de burgerlijke of strafrechtelijke verantwoordelijkheid van de deelnemer vallen. Deze laatste blijft uitsluitend en volledig verantwoordelijk voor alle rechtstreekse en onrechtstreekse gevolgen van zijn daden.

NALEVEN VAN HET PROGRAMMA

Als de deelnemer de regels van het contract, van het programma en/of van het verblijf schendt of als hij het programma vroegtijdig verlaat, wordt het contract onmiddellijk opgezegd op kosten van zijn ongelijk. De deelnemer verbindt zich ertoe om de verblijfplaats (campus, logement) binnen de 5 dagen te verlaten zonder recht op terugbetaling van WEP en om WEP en zijn plaatselijke correspondenten te waarborgen en te vergoeden tegen elk schadelijk gevolg van zijn gedrag. Hij verbindt zich eveneens tot het integraal terugbetalen van eventuele WEP-beurzen die hem werden toegewezen. De verplaatsing van personen en zaken, alsook het vervullen van de nodige administratieve formaliteiten (bv. visum, paspoort, medische papieren ...) gebeurt in overeenstemming met de wetten en gebruiken die van toepassing zijn, en welke voor de deelnemer verplichtend zijn. De reservering van de vervoersbiljetten (indien van toepassing) gebeurt voor een welbepaalde datum en volgens de voorschriften van het biljet zonder dat deze reservering, om welke reden dan ook, kan worden gewijzigd of terugbetaald indien het vervoersbiljet niet wordt gebruikt.
 

organisatie / verantwoordelijkheid

• WEP sa/nv, maatschappelijke zetel: Jetselaan 26, 1081 Brussel. Overeenkomstig de wet hebben wij het recht reizen te organiseren of voor te stellen als tussenpersoon onder de licentie nr. A1912. Overeenkomstig de wettelijke verplichtingen zijn al onze programma's gedekt door het Garantiefonds Reizen. Het fonds garandeert een terugbetaling of neemt een repatriëring voor zijn rekening in geval van faillissement of insolvabiliteit van de onderneming. 
• De lessen en programma's worden georganiseerd door plaatselijke organisatoren. De gegevens van de organisator van het door de deelnemer gekozen lessenpakket worden meegedeeld op de reisdocumenten die de deelnemer min. 7 dagen voor zijn vertrek zal ontvangen. In het kader van een programma hoger onderwijs ligt de definitieve aanvaarding van de kandidaat uitsluitend in de handen van het (de) college(s), de universiteit(en) of hogere onderwijsinstelling(en) die door de deelnemer werd(en) gekozen. De oorspronkelijk aanvaarding door een van bovengenoemde instellingen kan ter discussie gesteld en geannuleerd worden (op kosten van de deelnemer) door de instelling in kwestie als deze van mening is dat de kandidaat de toelatingsvoorwaarden niet naleeft (bijvoorbeeld bij valse verklaringen over het taal- en/of studieniveau …). Wanneer een deelnemer aanvaard wordt voor een trimester, een semester of een schooljaar, betekent dit niet dat hij zijn studies kan verderzetten aan de gefrequenteerde instelling na deze periode. Dit wordt besloten door de instelling zelf op basis van de eigen toelatingscriteria, iets waar WEP geen enkele invloed op heeft.
• WEP kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor de onmogelijkheid aan zijn contractuele verplichtingen te voldoen als gevolg van gebreken van de organisatie in het gastland, vliegtuigmaatschappijen, verzekeringsmaatschappijen of omwille van overmacht, conflicten, onrust of gebeurtenissen waarover WEP geen enkele controle heeft. WEP is ontheven van elke aansprakelijkheid wat de rechtstreekse of onrechtstreekse gevolgen betreft in geval van oorlog, revolutie, burgerlijke of politieke onrust, oproer, staking, epidemie, pandemie, quarantaine of natuurrampen. Wanneer omstandigheden van dit soort voor het vertrek voorkomen, de goede uitvoering van het verblijf belemmeren en/of een risico creëren om de veiligheid en/of de gezondheid van de deelnemer in gevaar brengen, is WEP niet gehouden aan enige vergoeding of enige schadevergoeding.
• De foto's gebruikt in de brochure, op de website of in andere documenten, zijn niet contractueel.
• WEP is niet verantwoordelijk voor de weigering van het uitreiken van een visum door de autoriteiten van het gastland.
• Getuigenissen, foto's en andere documenten van een student, ongeacht de vorm of het soort media, die zijn verblijf of de organisatie van zijn verblijf vermeldt of weergeeft, mogen door WEP voor publicitaire doeleinden aangewend worden, ongeacht de vorm of media van deze acties.
• Het is jouw verantwoordelijkheid om WEP een geldig e-mailadres te bezorgen (of van de wettelijk vertegenwoordigers als de deelnemer nog minderjarig is), want alle documenten (die niet het origineel moeten zijn) worden per mail verstuurd. Enkel de communicatie per post of per mail zijn officieel, communicatie via de sociale media, chat of berichtendiensten hebben een informeel karakter en zijn niet contractueel.

Prijs van het programma, inschrijvingsprocedure

• Inschrijvingskosten van WEP van 100 € moeten betaald worden bij de reservatie van het programma.

• De prijs van het gekozen programma moet betaald worden als volgt: een voorschot van 25% binnen de 2 weken na ontvangst van de bevestigingsmail en het resterend saldo in 3 stortingen van telkens 25% voor het vertrek. Als de deelnemer een “gecombineerd programma à la carte” heeft gekozen wordt de betaling als volgt gedaan: een voorschot van 25% binnen de 2 weken na ontvangst van de bevestigingsmail en het resterend saldo in 3 stortingen van telkens 25%: 2 stortingen voor het vertrek naar de eerste bestemming en 1 storting voor het vertrek naar de tweede bestemming.

• Elke betaling moet contant worden uitgevoerd en is dus onmiddellijk te betalen.

• Elke betaling moet ontvangen zijn voor de documenten die nodig zijn voor de visumaanvraag (indien van toepassing) worden overhandigd. De vervaldata variëren in functie van het programma en de bestemming. Deze worden meegedeeld in de bevestigingsbrief of -mail. Het naleven van deze vervaldata is een vereiste voorwaarde die vervuld moet worden voor WEP haar verplichtingen moet nakomen.

Elke betalingsachterstand of ontbrekende betaling van een deel of het geheel van de voorschotten of betalingen heeft van rechtswege en zonder ingebrekestelling tot gevolg dat:
a) Een forfaitaire verhoging van 15% van het verschuldigd bedrag verschuldigd is, ten titel van strafbeding, en zonder dat dit bedrag lager kan zijn dan 100 €.
b) Moratoire intresten ter hoogte van 12% per jaar beginnen te lopen.

​Dit beding doet geen afbreuk aan het recht voor WEP om de vergoeding van haar volledige schade te vorderen. Wanneer er niet binnen de vooropgestelde termijnen wordt betaald, behoudt WEP zich het recht voor om het programma op te schorten waarbij alle kosten hieraan verbonden ten laste van de deelnemer of contractant zijn.

• Behalve indien anders vermeld, omvat de prijs niet: een verplichte medische verzekering • een facultatieve annuleringsverzekering • vervoer heen/terug • zakgeld (voor ontspanning, verplaatsingen, kleine schoolbenodigdheden, uitstappen ...) • didactisch materiaal • inschrijvingsgeld voor officiële taalexamens als TOEFL, IELTS, DELF ... • transfer van de luchthaven naar de verblijfplaats • paspoort- en visumkosten • in bepaalde gevallen het logement, het is dus heel belangrijk dat je aandachtig de beschrijving van het programma dat je interesseert, nakijkt • de eventuele waarborg voor de optie logement in een appartement of residentie (indien van toepassing)
• De tarieven gelden enkel en alleen voor deelnemers met de nationaliteit van een EU-lidstaat. Tarieven kunnen zonder kennisgeving worden gewijzigd. Enkel de tarieven op de website www.wep.be op het moment van een online inschrijving zijn de geldige tarieven. De WEP-tarieven werden bepaald op basis van de geleverde diensten ter plaatse, zoals - maar niet beperkt tot: plaatsing, logement, bijstand, transfers, inschrijvingskosten (die op elk moment gewijzigd kunnen worden door de onderwijsinstellingen, ongeacht of deze privé of openbaar zijn), verzekeringen ...
• In geval van een significante wijziging van een van deze of andere gegevens, behoudt WEP zich het recht voor om haar tarieven te wijzigen na inschrijving en ten laatste 30 dagen voor het vertrek van de deelnemer. Als deze wijziging een stijging van meer dan 10% van de prijs van het programma inhoudt, heeft de deelnemer het recht zijn inschrijving te annuleren. De reeds betaalde bedragen worden in dat geval teruggestort.
• WEP behoudt zich het recht voor om het correcte tarief toe te passen of een reservatie eenzijdig te annuleren als blijkt dat de prijs en/of de beschrijving van het (de) programma('s) en/of eventuele optie(s) fout stonden vermeld op de website tengevolge van een technische of menselijke fout.

Inschrijvingstermijn, paspoort en visum

Schrijf je zo snel mogelijk in om zeker te zijn van je plaats. WEP kan laattijdige inschrijvingen aanvaarden, maar de mogelijkheden hangen in dat geval af van het aantal nog beschikbare plaatsen, de plaatsingstermijnen (variëren naargelang de gekozen formule) maar ook van de toegangsvereisten van de gekozen bestemming (paspoort, visum …).
Voor een verblijf in een lidstaat van de Europese Unie volstaat je identiteitskaart als je zelf de nationaliteit van een Europese lidstaat hebt. Voor verblijven buiten de Europese Unie heb je een internationaal paspoort nodig.
De visumregels verschillen van land tot land en zijn afhankelijk van de duur en het type van het programma. Na de bevestiging van je reservatie bezorgt WEP je alle nodige informatie over de procedure voor de visumaanvraag, indien nodig.
Hou bij je inschrijving en vertrekdatum dus rekening met een voldoende lange termijn om alle formaliteiten te regelen. De formaliteiten om een paspoort of een visum te bekomen, kunnen verschillende weken in beslag nemen. Als de inschrijvingstermijn te kort is, is het mogelijk dat WEP je reservatie niet kan bevestigen.

Opgelet: Als je niet de nationaliteit van een lidstaat van de EU hebt, moet je zelf inlichtingen inwinnen bij het consulaat van het land dat je wil bezoeken voor de modaliteiten van het paspoort en/of visum.
 

annulering

• Annulering door de deelnemer:
  In geval van annulering van de inschrijving door de deelnemer of zijn wettelijk vertegenwoordigers is een conventionele en onherleidbare forfaitaire vergoeding verschuldigd aan WEP. Deze bedraagt 25% van de deelnemingskosten bij annulering meer dan 6 maanden voor vertrek, 50% bij annulering tussen 6 en 3 maanden voor vertrek, 75% bij annulering tussen 3 maanden en 2 weken voor vertrek en 100% bij annulering minder dan 2 weken voor vertrek. In elk geval is WEP vrij om de reeds gestorte bedragen, die als schadevergoeding zullen worden beschouwd, te behouden. Om u te beschermen in geval van annulering, kan u een optionele annuleringsverzekering afsluiten. Deze verzekering dekt annulering om medische redenen (uitgezonderd problemen van psychologische aard), overlijden (met inbegrip van de ouders tot in de 2de graad), herexamens of jaar overdoen, weigering van het visum, ontslag van een van de ouders om economische redenen ... (bekijk de algemene voorwaarden van de optionele annuleringsverzekering). Het bedrag van deze verzekering bedraagt 3,9% van de totale prijs van het programma (met een minimum van vijftien (15) €. Na vertrek van de deelnemer wordt er niets terugbetaald bij onderbreking van de reis, om welke reden ook. 
  Wanneer een deelnemer een annuleringsverzekering afsluit bij WEP dekt deze (binnen de bepalingen van de algemene voorwaarden van de polis) de gekozen formule zoals ze werd gereserveerd op het moment waarop de verzekering werd afgesloten. Als het vervoer H/T  deel uitmaakt van de gereserveerde forfait, is het gedekt door de annuleringsverzekering op dezelfde manier als het verblijf. Wanneer het vervoer en/of aanvullende diensten apart worden gereserveerd (niet exhaustieve voorbeelden: reisverzekering, transfers …), zijn ze niet gedekt door de annuleringsverzekering. De deelnemer heeft de mogelijkheid om een afzonderlijke annuleringsverzekering af te sluiten voor het vervoer dat gereserveerd wordt bij WEP. Als de deelnemer dit bij een ander reisagentschap reserveert, moet hij ook de annuleringsverzekering die het vervoer dekt bij dat reisagentschap afsluiten.

• Annulering door WEP: 
  Bij annulering van de selectie door WEP voor de bevestiging van definitieve toelating, betaalt WEP het bedrag terug dat reeds betaald is. Bij annulering van de inschrijving door WEP na de bevestiging van definitieve toelating, verbindt WEP zich ertoe de totaliteit van de materiële schade (uitsluitend) ondergaan door de deelnemer in hoofde van deze annulering te vergoeden.

Wijzigingen

• Wijzigingen door de deelnemer: Elke wijziging van het programma voor vertrek kan enkel mits akkoord van WEP en kan in geen enkel geval aanleiding geven tot een terugbetaling van welke aard dan ook. Kosten betreffende de gevraagde wijzigingen zijn steeds voor rekening van de deelnemer. 
  
  Opgelet, er kunnen geen aanpassingen worden gemaakt aan de annuleringsverzekering. Eenmaal de annuleringsverzekering aangevraagd is (tijdens de online inschrijving of later), kan deze niet meer worden verwijderd of aangepast. De prijs van de verzekering moet in zijn geheel worden betaald. We raden u daarom aan om goed te overdenken of u deze verzekering wel of niet wenst te nemen alvorens u uw inschrijving afrondt.
• Wijzigingen door WEP: Wijzigingen voor vertrek: indien er zich, voor vertrek, een gebeurtenis buiten toedoen van WEP voordoet, dewelke WEP verplicht om de plaats van het programma of fundamentele prestaties te wijzigen, zal WEP de deelnemer hierover zo spoedig mogelijk op de hoogte brengen. De deelnemer heeft het recht om de wijziging te aanvaarden of de overeenkomst te ontbinden. De deelnemer dient zijn keuze binnen een termijn van twee (2) werkdagen kenbaar te maken vanaf het moment van de bekendmaking. 
• Wijzigingen na vertrek: Indien, na de start van het programma, één van de fundamentele prestaties van het contract niet gerealiseerd kunnen worden, verbindt WEP zich ertoe om een gelijkaardige dienst aan te bieden, zonder supplement. 

VARIA

• WEP is onderworpen aan de regelgeving en wetgeving van onder andere onderwijs, immigratie, visumtoelatingen, enz. die van kracht zijn in het land, de regio en/of het schooldistrict, evenals aan de geopolitieke stabiliteit en diplomatie van deze landen, regio’s en/of districten. Als de regelgeving, wetgeving, geopolitieke stabiliteit of diplomatie zouden veranderen tijdens de voorbereidingen van het verblijf of gedurende het verblijf zelf, en deze de organisatie of verderzetting van het verblijf in het gedrang zouden brengen of ze gevaarlijk zouden maken, kan WEP niet verantwoordelijk gesteld worden.
• Elke deelnemer, zelfs indien meerderjarig, geeft aan WEP uitdrukkelijk de toestemming om (naar eigen goeddunken) contact op te nemen met zijn ouders of hen te waarschuwen (discretie van WEP en de lokale vertegenwoordigers), zelfs als zij geen medecontracten zijn, betreffende alle elementen of evenementen van welke aard ook die een invloed hebben op het goed verloop van het programma. Dit geldt zowel voor, tijdens of na het betreffende programma.
• Bij een laattijdige aankomst in je gastland of bij afwezigheid tijdens het gekozen programma zal geen terugbetaling geschieden.
• Indien de deelnemer een vervoerbewijs ontvangt via WEP stemt hij/zij in met de algemene en bijzondere voorwaarden van de vervoermaatschappij. De deelnemer is zich ervan bewust dat hij alle routesegmenten of legs per vliegtuig/trein/bus/boot, vermeld op zijn vervoerbewijs en vastgelegd door de vervoermaatschappij, volledig moet naleven. Bij het niet naleven van de reisroute wordt de deelnemer als no show beschouwd, wat een annulering van zijn vervoerbewijs door de vervoermaatschappij met zich meebrengt.
• Het vervoer is nooit begeleid, tenzij anders vermeld.
• Duur van de lessen/aantal lessen per week: het aantal lessen varieert volgens de gekozen instelling en bestemming. Dit kan gewijzigd worden zonder voorafgaande kennisgeving van de instelling voor hoger onderwijs (bijvoorbeeld een openbare universiteit die haar programma moet aanpassen als gevolg van hervormingen opgelegd door de overheid)
• Visum/bericht aan de reizigers: WEP informeert je over de verschillende visumprocedures voor de gekozen bestemmingen. Niettegenstaande is het mogelijk dat de autoriteiten van een bepaald bezocht land ondertussen de toegangsvoorwaarden wijzigen. In dat geval is het de verantwoordelijkheid van de reiziger om de geldigheidsduur van de procedure na te gaan bij de consulaten van de bezochte landen. Het is eveneens sterk aangeraden om de richtlijnen en reisadviezen op te volgen die beschikbaar zijn op de website van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.
• Didactisch materiaal: Het didactisch materiaal is niet inbegrepen, uitgezonderd indien het in de prijsofferte anders vermeld wordt. Schoolgerief, persoonlijk schoolmateriaal, bijkomende kosten (voor kopieën, toegang tot de bibliotheek ...) zijn niet inbegrepen, behalve indien anders vermeld. Deze kosten variëren volgens de onderwijsinstelling.
• Plaatsing in een gastgezin (indien voorzien in jouw programma): Het is gebruikelijk dat de zoektocht naar een gastgezin tijd in beslag neemt. De mogelijkheid bestaat dat de deelnemer de gegevens van het gastgezin pas enkele dagen voor het vertrek te weten krijgt.
• Reis- / Annuleringsverzekering: Je moet verplicht over een reisverzekering beschikken die ziekte/ongevallen/repatriëring/BA dekt. WEP raadt eveneens een annuleringsverzekering aan. WEP biedt een volledige reisverzekering en annuleringsverzekering aan mits betaling van een supplement. De gedetailleerde voorwaarden vind je op www.wep.be. Personen die deelnemen aan een verblijf in Australië met een studentenvisum worden door de Australische overheid verplicht om de medische verzekering, «Overseas Student Health Care», af te sluiten. De prijs hiervan varieert naargelang de duur van het verblijf op Australische bodem (prijs voor één jaar: +/- 594 AU$) en kan zonder verwittiging veranderd worden.
• De ondertekening of de online indiening van het inschrijvingsformulier en de betaling van het voorschot of de inschrijvingskosten houden in dat de deelnemer instemt met deze algemene voorwaarden.
• De duur van de programma's staat vermeld bij elke formule. WEP heeft het recht je vertrek te organiseren voor of na de voorziene datum, indien dit nodig zou zijn voor de goede organisatie van je verblijf of volgens de beschikbare plaatsen bij de vliegtuigmaatschappijen. 
• In het kader van een verblijf in een gastgezin kan de term "gastgezin" verwijzen naar: een gezin met twee ouders, een eenoudergezin, een nieuw samengesteld gezin, mensen van verschillende leeftijden, met of zonder kinderen. Wij discrimineren in geen enkele zin op basis van ras, religie, seksuele geaardheid, etnische origine, sociale of socio-economische achtergrond, noch op basis van fysieke kenmerken. 
  
   

KLACHTEN / GESCHILLEN

In geval van een probleem of een klacht moeten de deelnemer en/of zijn wettelijke vertegenwoordiger(s) onmiddellijk WEP op de hoogte brengen per post of per mail opdat WEP het nodige kan doen om een oplossing te zoeken binnen afzienbare tijd. De klachten die worden geformuleerd na terugkeer zonder kennisgeving tijdens het programma, kunnen niet ontvankelijk verklaard worden aangezien WEP niet de mogelijkheid heeft gekregen om zijn rol als organisator te vervullen in geval van een eventueel gebrek. Alle aanspraken van de deelnemer moeten per aangetekend schrijven met ontvangstbevestiging binnen de drie (3) kalendermaanden na het einde van het programma worden geadresseerd aan de maatschappelijke zetel van WEP. 

BESCHERMING VAN HET PRIVELEVEN

De deelnemer en/of zijn wettelijke vertegenwoordigers verbindt/verbinden zich ertoe ons Charter ter bescherming van uw persoonsgegevens te lezen, begrijpen en aanvaarden.

RECHT OP AFBEELDING

De deelnemer en/of zijn wettelijke vertegenwoordiger geeft/geven WEP de uitdrukkelijke toestemming om afbeeldingen van de deelnemer te gebruiken en/of reproduceren voor promotiedoeleinden, voor een duur van 7 jaar vanaf het einde van het contract en wanneer de afbeeldingen van foto's of video's komen die in het kader van het WEP-programma werden gemaakt.