Inschrijvingsformaliteiten
Om je voor één van onze programma's in te schrijven, volstaat het om je online in te schrijven (aangezien sommige bestemmingen zeer populair zijn, wordt het aangeraden om zo snel mogelijk in te schrijven) en het voorschot van 500 € te betalen (betaling online, via overschrijving op onze rekening of cash op ons kantoor). Met dit voorschot kunnen wij een plaats boeken voor het door jou gekozen programma. Het wordt niet terugbetaald als je besluit om uiteindelijk niet deel te nemen. Als WEP niet in staat is om het programma te reserveren voor het door jou gekozen verblijf en op de gevraagde data, dan wordt het voorschot integraal terugbetaald.
Inschrijvingstermijnen, paspoort & visum
Schrijf je zo snel mogelijk in om zeker te zijn van je plaats. WEP kan laattijdige inschrijvingen aanvaarden, maar de mogelijkheden hangen in dat geval af van het aantal nog beschikbare plaatsen, de plaatsingstermijnen (variëren naargelang de gekozen formule) maar ook van de toegangsvereisten van de gekozen bestemming (paspoort, visum …).
Voor een verblijf in een lidstaat van de Europese Unie volstaat je identiteitskaart als je zelf de nationaliteit van een Europese lidstaat hebt. Voor verblijven buiten de Europese Unie heb je een internationaal paspoort nodig.
De visumregels verschillen van land tot land en zijn afhankelijk van de duur en het type van het programma. Na de bevestiging van je reservatie bezorgt WEP je alle nodige informatie over de procedure voor de visumaanvraag, indien nodig.
Hou bij je inschrijving en vertrekdatum dus rekening met een voldoende lange termijn om alle formaliteiten te regelen. De formaliteiten om een paspoort of een visum te bekomen, kunnen verschillende weken in beslag nemen. Als de inschrijvingstermijn te kort is, is het mogelijk dat WEP je reservatie niet kan bevestigen.
Opgelet: Als je niet de nationaliteit van een lidstaat van de EU hebt, moet je zelf inlichtingen inwinnen bij het consulaat van het land dat je wil bezoeken voor de modaliteiten van het paspoort en/of visum.
De wettelijke vertegenwoordigers en de deelnemer verbinden zich ertoe te voldoen aan alle gezondheids- en administratieve verplichtingen (vaccinaties, medische tests, visum, paspoort, biometrische gegevens ...) die worden opgelegd door de school, de lokale en/of nationale autoriteiten van het (de) gastland(en), de (privé- of openbare) scholen en/of de accommodatie om de organisatie en de realisatie van het verblijf, de binnenkomst en/of het verblijf op het grondgebied en/of de schoolopleiding ter plaatse mogelijk te maken. In geval van weigering om aan deze vereisten te voldoen, begrijpen de wettelijke vertegenwoordigers en de deelnemer dat WEP het verblijf mogelijks niet zal kunnen organiseren. Deze weigering zal derhalve worden beschouwd als een eenzijdige en vrijwillige annulering van het programma door de wettelijke vertegenwoordigers en de deelnemer.
Prijs van het programma & geleverde prestaties
Behalve indien anders vermeld, omvat de prijs niet: een verplichte medische verzekering • een facultatieve annuleringsverzekering • vervoer heen/terug • zakgeld (voor ontspanning, verplaatsingen, kleine schoolbenodigdheden, uitstappen ...) • didactisch materiaal • inschrijvingsgeld voor officiële taalexamens als TOEFL, IELTS, DELF ... • transfer van de luchthaven naar de verblijfplaats • paspoort- en visumkosten • in bepaalde gevallen het logement, het is dus heel belangrijk dat je aandachtig de beschrijving van het programma dat je interesseert, nakijkt • de eventuele waarborg voor de optie logement in een appartement of residentie (indien van toepassing) • eventueel supplement in geval van een bepaald dieet of een allergie • toeslagen in het hoogseizoen.
De prijzen zijn geldig voor een vertrek in hetzelfde jaar als het jaar waarin je je inschrijft. Indien kosten voor logement in de prijs inbegrepen zijn, dan is dit voor de vermelde duur. Indien de talenschool haar deuren sluit wegens feestdagen (bv. periode van Kerstmis en Nieuwjaar) tijdens je verblijf (voor programma’s met taallessen), dan is het logement niet inbegrepen.
De geleverde prestaties zijn degene die inbegrepen zijn in de Taalreis van de deelnemers en die staan beschreven op onze website, voor een vertrek in het lopende jaar. In geval van een vertrek het jaar nadien of later, kunnen de beschreven prestaties onderhevig zijn aan wijzigingen.
Betalingsmodaliteiten
De reservering gebeurt na de validatie van de online inschrijving en het dossier (indien van toepassing). Een forfaitair voorschot van 500 € of het totale bedrag van het verblijf als dat minder is dan 500 € moet betaald worden bij inschrijving. Binnen 15 dagen na ontvangst van onze schriftelijke bevestiging moet de deelnemer 30% van het overige saldo regelen als de kostprijs van het programma meer dan 1.000 € bedraagt of 100% als de kostprijs van het programma minder dan 1.000 € bedraagt. De eindbetaling van alle vereiste bedragen (met inbegrip van eventuele supplementen zoals het vervoer H/T, de reis- en annuleringsverzekering, transfers ...) moet ten laatste worden uitgevoerd 6 weken voor vertrek. Indien een deelnemer zich inschrijft binnen een termijn van minder dan 6 weken, dan moet hij/zij onmiddellijk het overige vereiste saldo regelen na verzending van zijn reserveringsbevestiging. Het naleven van deze vervaldata is een absolute voorwaarde voor WEP om zijn verplichtingen na te komen.
Elke betaling moet uitgevoerd worden ten laatste op de vervaldag.
Elke betalingsachterstand of ontbrekende betaling van een deel of het geheel van de voorschotten of betalingen heeft van rechtswege en zonder ingebrekestelling tot gevolg dat:
a) Een forfaitaire verhoging van 15% van het verschuldigd bedrag verschuldigd is, ten titel van strafbeding, en zonder dat dit bedrag lager kan zijn dan 100 €.
b) Moratoire intresten ter hoogte van 12% per jaar beginnen te lopen.
Dit beding doet geen afbreuk aan het recht voor WEP om de vergoeding van haar volledige schade te vorderen.
In geval van niet-betaling binnen de vastgestelde termijn behoudt WEP zich bovendien het recht voor om het programma te schorsen, waarbij alle kosten hieraan verbonden ten laste van de deelnemer of contractant zijn.
Opmerking over het studentenvisum:
Indien de deelnemer reist met een studentenvisum, vraagt WEP de volledige betaling van het programma alvorens de nodige documenten te bezorgen die nodig zijn om dit visum aan te vragen.
Data en duur van het programma
De duur en de vertrekdata van de programma's staan vermeld bij elke formule. WEP heeft het recht je vertrek te organiseren voor of na de voorziene datum, indien dit nodig zou zijn voor de goede organisatie van je verblijf of volgens de beschikbare plaatsen bij de vliegtuigmaatschappijen.
Organisatie/Verantwoordelijke
WEP nv, maatschappelijke zetel: Jetselaan 26, 1081 Brussel. Overeenkomstig de wet hebben wij het recht reizen te organiseren of voor te stellen als tussenpersoon onder de licentie nr. A1912. Overeenkomstig de wettelijke verplichtingen dragen wij bij aan het Garantiefonds Reizen. De verblijven en/of lessen worden georganiseerd door plaatselijke organisatoren. De gegevens van de organisator van het door de deelnemer gekozen programma worden meegedeeld op de plaatsingsfiche die de deelnemer in de week voor vertrek zal ontvangen. WEP kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor de onmogelijkheid aan zijn contractuele verplichtingen te voldoen als gevolg van gebreken van de organisatie in het gastland, vliegtuigmaatschappijen, verzekeringsmaatschappijen of omwille van overmacht, conflicten, onrust of gebeurtenissen waarover WEP geen enkele controle heeft. WEP is vrijgesteld van elke vorm van verantwoordelijkheid die voortvloeit uit de directe of indirecte gevolgen van een oorlog, revolutie, burgerlijke of politieke onrust, oproer, staking, epidemie, pandemie, quarantaine en nucleaire of natuurlijke catastrofes. Indien dergelijke omstandigheden zich reeds voordoen voor vertrek en het goede verloop van het verblijf van de deelnemer in gevaar brengen en/of een risico vormen om de veiligheid en/of de gezondheid van de deelnemer te waarborgen, kan WEP niet aansprakelijk worden gesteld voor enige vorm van schadevergoeding. De foto’s of getuigenissen in de brochure, op de website of op andere documenten, zijn niet contractueel. WEP is niet verantwoordelijk voor de weigering van het uitreiken van een visum door de autoriteiten van het gastland. Getuigenissen, foto’s en andere documenten van een student, ongeacht de vorm of het soort media, die zijn verblijf of de organisatie van zijn verblijf vermeldt of weergeeft, mogen door WEP voor publicitaire doeleinden aangewend worden, ongeacht de vorm of media van deze acties.
Begeleiding
In het kader van de taalreizen voor minderjarigen verzekert de plaatselijke correspondent of de partnerschool van WEP een begeleiding en opvolging van de deelnemers voor wat betreft de lessen, de activiteiten, de sportbeoefening of de uitstappen die door de lokale correspondent of talenschool zelf georganiseerd worden. WEP, noch de lokale partner, kan een opvolging of begeleiding garanderen tijdens vrije momenten die na de lessen, tijdens de uitstappen of buiten de infrastructuur van de lokale partner plaatsvinden en evenmin wanneer de deelnemer op weg is van de plaats van logement naar de plaats van de lessen en/of activiteiten. De deelnemer en/of zijn wettelijke voogd erkent dat hij op de hoogte is van deze mogelijkheid dat de deelnemer niet begeleid is door een volwassene op die momenten.
Opgelet:
Voor een meer omkaderd programma, gelieve de hiertoe aangeduide formules te consulteren.
Tarieven
Opgelet: de scholen functioneren volgens een vastgesteld kalenderjaar. Het is dus mogelijk dat op het begin van een nieuw kalenderjaar de lessen wijzigen (inhoud, uurrooster, niveau …). In het geval dat je programma plaats heeft tijdens de overgang van 2 kalenderjaren moet je hier dus rekening mee houden. Als de school gesloten is omwille van een feestdag of wettelijk verlof, worden de lessen niet terugbetaald.
Wijzigingen
Wijzigingen door de deelnemer: Elke wijziging van het programma voor vertrek kan enkel mits akkoord van WEP en kan in geen enkel geval aanleiding geven tot een terugbetaling van welke aard dan ook. Een onderbreking van het programma, ongeacht de reden; of afstand van bepaalde prestaties inbegrepen in de prijs van het programma, kunnen niet in aanmerking komen voor een terugbetaling van welke aard dan ook. Kosten betreffende een vervroegde terugkeer en eventuele begeleiding zijn steeds voor rekening van de deelnemer.
Opgelet, er kunnen geen aanpassingen worden gemaakt aan de annuleringsverzekering. Eenmaal de annuleringsverzekering aangevraagd is (tijdens de online inschrijving of later), kan deze niet meer worden verwijderd of aangepast. De prijs van de verzekering moet in zijn geheel worden betaald. We raden u daarom aan om goed te overdenken of u deze verzekering wel of niet wenst te nemen alvorens u uw inschrijving afrondt.
Wijzigingen door WEP: Wijzigingen voor vertrek: indien er zich, voor vertrek, een gebeurtenis buiten toedoen van WEP voordoet, dewelke WEP verplicht om de plaats van het programma of fundamentele prestaties te wijzigen, zal WEP de deelnemer hierover zo spoedig mogelijk op de hoogte brengen. De deelnemer heeft het recht om de wijziging te aanvaarden of de overeenkomst te ontbinden. De deelnemer dient zijn keuze binnen een termijn van twee (2) werkdagen kenbaar te maken vanaf het moment van de bekendmaking.
Wijzigingen na vertrek: Indien, na de start van het programma, één van de fundamentele prestaties van het contract niet gerealiseerd kunnen worden, verbindt WEP zich ertoe om een gelijkaardige dienst aan te bieden, zonder supplement.
Annuleringskosten
In geval van annulering is de deelnemer of zijn wettelijke vertegenwoordiger een forfaitaire, overeengekomen en onveranderlijke vergoeding verschuldigd aan WEP. Deze vergoeding bedraagt 25% van de deelnemingskosten in geval van annulering meer dan 6 maanden voor het vertrek, 50% in geval van annulering tussen 6 en 3 maanden voor het vertrek, 75% in geval van annulering tussen 3 maanden en 15 dagen voor het vertrek en 100% in geval van annulering minder dan 15 dagen voor het vertrek. WEP heeft hoe dan ook het recht om deze vergoeding aan te vullen door de geïnde som, die in dat geval als compensatie dienst zal doen. Om u te beschermen in geval van annulering biedt WEP u een optionele WEP Annuleringsgarantie aan (zie details hierboven). Voor de prijs van deze garantie verwijzen wij u naar de offerte / reservatie. Na vertrek van de deelnemer wordt er niets terugbetaald bij onderbreking van de reis, om welke reden ook. In geval van annulering van de inschrijving door WEP na bevestiging van de definitieve aanvaarding, verbindt WEP zich ertoe de totaliteit van de materiële schade (uitsluitend) ondergaan door de deelnemer in hoofde van deze annulering te vergoeden.
Wanneer een deelnemer een annuleringsverzekering afsluit bij WEP dekt deze (binnen de bepalingen van de algemene voorwaarden van de polis) de gekozen formule zoals ze werd gereserveerd op het moment waarop de verzekering werd afgesloten. Als het vervoer H/T deel uitmaakt van de gereserveerde forfait, is het gedekt door de annuleringsverzekering op dezelfde manier als het verblijf. Wanneer het vervoer en/of aanvullende diensten apart worden gereserveerd (niet exhaustieve voorbeelden: reisverzekering, transfers …), zijn ze niet gedekt door de annuleringsverzekering. De deelnemer heeft de mogelijkheid om een afzonderlijke annuleringsverzekering af te sluiten voor het vervoer dat gereserveerd wordt bij WEP. Als de deelnemer dit bij een ander reisagentschap reserveert, moet hij ook de annuleringsverzekering die het vervoer dekt bij dat reisagentschap afsluiten.
WEP kan op elk moment beslissen om een programma te annuleren als men van oordeel is dat dat de verblijfsvoorwaarden op een negatieve manier evolueren (gezondheidsomstandigheden, politiek, negatief reisadvies van Buitenlandse Zaken, enz.). In dit geval moet de deelnemer deze beslissing respecteren.
WEP Annuleringsgarantie
Het is mogelijk en raadzaam om bij de inschrijving in te tekenen op de "WEP Annuleringsgarantie", die de kosten dekt van annulering van het programma in geval van, onder andere, gezondheidsproblemen van de student of een familielid in de eerste graad en om academische redenen. De vergoeding voor de "WEP Annuleringsgarantie" bedraagt 6 % van de kosten van het programma waarvoor de deelnemer zich heeft ingeschreven en moet op het moment van inschrijving volledig worden betaald, naast het inschrijfgeld van 100 €. Met de WEP-annuleringsgarantie kan de deelnemer het programma zonder boete annuleren (behalve het bedrag van de garantie zelf) tot het moment van vertrek om de bovengenoemde redenen, gedocumenteerd met een medisch attest of passende schooldocumenten die samen met het annuleringsverzoek moeten worden ingediend. Met de WEP Annuleringsgarantie kan de deelnemer zich terugtrekken uit het contract in de volgende gevallen :
1. Overlijden van de deelnemer of van een familielid in de eerste graad (ouders, broers, zussen).
2. Ernstige gezondheidsproblemen van de deelnemer of een ouder (ouders, broers, zussen). De medische toestand moet schriftelijk worden meegedeeld door de deelnemer/ouders. De deelnemer moet WEP binnen 24 uur passende medische/gezondheidsinformatie verstrekken waaruit de medische situatie blijkt.
3. Onvermogen om aan het programma deel te nemen wegens zittenblijven indien het programma daardoor niet kan worden uitgevoerd of uitgesteld, of in het geval dat slechte resultaten voor een schoolexamen de deelnemer verplichten tot het afleggen van herexamens en de aanvraag vergezeld gaat van de schoolresultaten en een passende verklaring van de school waaruit blijkt dat het onmogelijk is te vertrekken.
4. Onmogelijkheid om aan het programma deel te nemen als gevolg van afwijzing van het project door de school van herkomst (voor projecten tijdens het middelbaar onderwijs). Een officiële schriftelijke verklaring van de school moet ons ten minste 4 maanden voor vertrek worden toegezonden.
5. Verplichte quarantaine na diagnose van Covid 19 en onmogelijkheid om het begin van het verblijf uit te stellen door WEP binnen 21 dagen na quarantaine.
6. Diefstal van de voor vertrek vereiste identiteitsdocumenten van de Deelnemer binnen 72 uur voor vertrek, vergezeld van een proces-verbaal van de politieautoriteiten, wanneer wordt aangetoond dat het materieel onmogelijk is deze documenten voor vertrek opnieuw te maken/vervangen en tot 15 dagen na de geplande vertrekdatum.
7. Naar behoren gedocumenteerd onvermogen van de deelnemer om de plaats van vertrek te bereiken als gevolg van ernstige natuurrampen.
Uitgesloten van de dekking zijn annuleringen en/of wijzigingen die direct of indirect zijn veroorzaakt door oorzaken die niet objectief kunnen worden aangetoond of door geestesziekte, alsmede alles wat niet uitdrukkelijk in de bovenstaande punten is vermeld.
Indien de voorwaarden voor toepassing van de WEP Annuleringsgarantie niet zijn vervuld en/of indien de door de deelnemer opgegeven redenen niet in aanmerking kunnen worden genomen, wordt voor de berekening van de ingehouden annuleringskosten het artikel "Annulering door de deelnemer voor vertrek" van de Algemene Voorwaarden van WEP toegepast.
Als alternatief voor de WEP Annuleringsgarantie is het mogelijk een optionele verzekering af te sluiten bij " BV Protections " die de kosten dekt van annulering van het programma door objectief gedocumenteerde oorzaken of gebeurtenissen die op het moment van de boeking niet te voorzien waren en die de verzekerde of een lid van zijn familie treffen. Vraag voor meer details een WEP-adviseur of bekijk de details van de annuleringsverzekering online.
Reisverzekering
Elke deelnemer wordt verondersteld te beschikken over een voldoende reisverzekering die medische onkosten, repatriëring om medische redenen en burgerlijke aansprakelijkheid dekt. Indien u niet over dergelijke verzekering beschikt, kan WEP u een totaalpakket voorstellen. Deze verzekering dekt onkosten in geval van ziekte, ongevallen, hospitalisatie, medische repatriëring, bezoek van een ouder aan de zieke student, verlies, diefstal of schade aan de bagage, burgerlijke aansprakelijkheid ... Een meer uitgebreide reisverzekering is ook mogelijk.
De voorwaarden van deze 2 mogelijkheden kan u downloaden in het gedeelte "Taalreizen", in de rubriek "voorwaarden reisverzekering en annuleringsverzekering". De prijzen vindt u terug in de online offerte-/reservatiemodule.
Belangrijk:
Varia
Klachten
In geval van een probleem of een klacht moeten de deelnemer en/of zijn wettelijke vertegenwoordiger(s) onmiddelijk, en in eerste instantie, de lokale correspondent op de hoogte stellen. Bij gebrek aan een oplossing of tussenkomst binnen de 48 uur, moeten de deelnemer en/of zijn wettelijke vertegenwoordiger(s) onmiddellijk WEP op de hoogte stellen, per e-mail of per post, opdat WEP het nodige kan doen om een oplossing te zoeken binnen afzienbare tijd. De klachten die worden geformuleerd na terugkeer zonder kennisgeving tijdens het programma, kunnen niet ontvankelijk verklaard worden aangezien WEP niet de mogelijkheid heeft gekregen om zijn rol als organisator te vervullen in geval van een eventueel gebrek. Alle aanspraken van de deelnemer moeten per aangetekend schrijven met ontvangstbevestiging binnen de drie (3) kalendermaanden na het einde van het programma worden geadresseerd aan de maatschappelijke zetel van WEP. In geval van een geschil, zijn uitsluitend de Rechtbanken van Brussel en meer bepaald het Vredegerecht van het zesde kanton te Brussel bevoegd. Het ondertekenen van het inschrijvingsformulier (of online bevestiging) en de betaling van het voorschot of de dossierkosten gelden als volledige aanvaarding van de algemene voorwaarden.
Belangrijke nota betreffende het doorsturen van informatie en documenten door WEP:
Het is jouw verantwoordelijkheid om een geldig e-mail adres aan WEP te bezorgen dat regelmatig nagekeken wordt (ondermeer door de wettelijke vertegenwoordigers voor minderjarige deelnemers) aangezien de meeste informatie en documenten (die niet op officieel papier hoeven te zijn) via elektronische weg zullen doorgestuurd worden. Enkel de communicatie via e-mail of per post worden beschouwd als geldig, communicatie via sociale media, chat of messengerdiensten zijn informeel van karakter en niet-bindend.
BESCHERMING VAN HET PRIVELEVEN
De deelnemer en/of zijn wettelijke vertegenwoordigers verbindt/verbinden zich ertoe ons Charter ter bescherming van uw persoonsgegevens te lezen, begrijpen en aanvaarden.
RECHT OP AFBEELDING
De deelnemer en/of zijn wettelijke vertegenwoordiger geeft/geven WEP de uitdrukkelijke toestemming om afbeeldingen van de deelnemer te gebruiken en/of reproduceren voor promotiedoeleinden, voor een duur van 7 jaar vanaf het einde van het contract en wanneer de afbeeldingen van foto's of video's komen die in het kader van het WEP-programma werden gemaakt.
1. Essentiële kenmerken van het programma
WEP biedt de deelnemers (en eventueel hun wettelijke vertegenwoordigers) de schooluitwisselingsprogramma's aan zoals beschreven (onder voorbehoud van drukfouten) in de brochure en op de website, zonder dat de partijen zich op enigerlei wijze kunnen afleiden van het in uitvoering zijnde culturele project. De in de brochure en op de website omschreven diensten worden aanvaard als voldoening aan de verplichting van WEP om naar beste vermogen de informatie, bijstand en opvang van contractanten te omschrijven, zonder enige resultaatsverplichting of opdracht tot vertegenwoordiging of toezicht.
Naast de voorbereidende vergaderingen voor het vertrek van de deelnemers (informatievergadering, interview, logistieke vergaderingen, enz., waar eventuele vragen kunnen worden gesteld in aanvulling op de informatie in de brochures en op de website), kan de deelnemer (en eventueel zijn wettelijke vertegenwoordigers) schriftelijk om opheldering vragen door contact op te nemen met contact@wep.be.
Aangezien het schoolprogramma residentieel, educatief, cultureel en niet toeristisch van aard is, kan het niet worden beschouwd als een reisproduct of reispakket. Het educatieve en culturele project vereist dat de deelnemer zich strikt houdt aan de wetten van de plaats van doorreis of verblijf en aan de regels en gebruiken van het dagelijkse, gezins- en schoolleven in de gastomgeving. Dit is een essentiële verplichting van de "programmavoorschriften" die moet worden nageleefd door de deelnemer, die uitdrukkelijk erkent dat WEP slechts beperkte bevoegdheden heeft ten opzichte van de plaatselijke sponsors, die als enigen beslissen over eventuele vraagstukken in verband met de naleving van de plaatselijke wetten, gewoonten en gebruiken, die sterk kunnen verschillen van die welke in België (bijvoorbeeld in de VS) bekend zijn, of het nu gaat om de school, het gezin of de sociale omgeving in het algemeen; Hoewel WEP voortdurend in contact staat met de plaatselijke sponsors, heeft zij niet de handhavingsbevoegdheid in geval van, bijvoorbeeld, een besluit om de medecontractant uit te zetten wegens schending van de genoemde wetten, gewoonten of gebruiken.
In het kader van zijn opdracht is WEP niet verantwoordelijk voor overmacht of voor welke fout of feit dan ook die de burgerrechtelijke of strafrechtelijke aansprakelijkheid van de deelnemer inhoudt, die als enige alle directe of indirecte gevolgen draagt, zowel wat betreft de wetten van het gastland als het Belgische recht. De wettelijke vertegenwoordigers en de deelnemer verbinden zich er eveneens toe te voldoen aan alle gezondheids- en administratieve vereisten (vaccinaties, medische tests, visum, paspoort, verstrekken van biometrische informatie, enz.) die worden opgelegd door de school, de lokale en/of nationale autoriteiten van het (de) gastland(en), de (private of publieke) scholen en/of de verblijfplaatsen, enz. om de organisatie en uitvoering van het verblijf, de toegang tot en het verblijf op het grondgebied en/of de scholing ter plaatse mogelijk te maken. Dit is een persoonlijke verbintenis van de deelnemer en/of zijn wettelijke vertegenwoordigers, met uitsluiting van elke aansprakelijkheid van WEP. In geval van weigering aan deze eisen te voldoen, begrijpen de wettelijke vertegenwoordigers en de deelnemer dat WEP het verblijf mogelijk niet kan organiseren. Deze weigering zal daarom worden beschouwd als een eenzijdige en vrijwillige annulering van het programma door de wettelijke vertegenwoordigers en de deelnemer.
Hetzelfde geldt in geval van weigering om in de loop van het programma aan deze eisen te voldoen; in dat geval zal deze weigering worden beschouwd als een eenzijdige en vrijwillige beëindiging van het programma door de wettelijke vertegenwoordigers en de deelnemer.
2. Naleving van het programma
Indien de deelnemer de regels van het contract, het programma en/of het verblijf schendt of het programma verlaat, wordt het contract onmiddellijk beëindigd ten zijne laste. In dat geval verbindt de deelnemer zich ertoe het gastland binnen 5 dagen te verlaten zonder recht op terugbetaling door WEP en WEP en zijn plaatselijke correspondenten te vrijwaren en schadeloos te stellen voor alle gevolgen van zijn/haar gedrag. Hij/zij verbindt zich er tevens toe de door hem/haar ontvangen WEP-beurzen volledig terug te betalen. De reis van personen en goederen en de daarmee verband houdende administratieve formaliteiten (visum, paspoort, gezondheidsdocumenten...) worden geregeld door de geldende wetten en voorschriften en vormen een dwingende eis voor de deelnemer (en eventueel zijn wettelijke vertegenwoordigers). De reservering van transporttickets geschiedt voor de data en volgens de voorschriften van het ticket, zonder dat enige reden voor terugbetaling in geval van niet-gebruik kan worden aangevoerd.
3. Sluiting van het contract en herroepingsrecht
Alle kandidaten voor het programma moeten een pre-registratieformulier naar WEP sturen om te worden uitgenodigd voor een selectiegesprek en zij moeten 100 euro betalen om de kosten van het onderzoek van hun kandidatuur te dekken (dossierkosten).
Na ontvangst van het pre-registratieformulier en de dossierkosten stuurt WEP per e-mail het aanvraagformulier (“Application form”) of de toegangsgegevens naar een platform om het dossier aan te vullen. Het formulier moet door de kandidaat en zijn/haar wettelijke vertegenwoordigers worden ingevuld. In de uitnodigingsbrief voor het selectiegesprek wordt aangegeven welke onderdelen van het formulier moeten worden ingevuld om tijdens het selectiegesprek onderzocht te worden.
Als de kandidatuur wordt aanvaard, stuurt WEP de selectie bevestigingsbrief naar de kandidaat en eventueel naar zijn/haar wettelijke vertegenwoordigers.
Als de kandidaat niet wordt geselecteerd, wordt het bedrag van 100 euro terugbetaald.
De selectiebevestigingsbrief is bindend voor de ondertekenaars en geeft hen een herroepingsrecht gedurende 14 dagen zoals bepaald in artikel VI. 47 van het Wetboek van economisch recht (Europese richtlijn 2011/83); na het verstrijken van deze termijn van 14 dagen verbinden de ondertekenaars zich ertoe om
WEP beschikt over een termijn van 21 dagen vanaf de ontvangst van het voorschot van 25 % en het volledige aanvraagdossier om dit te analyseren en eventueel een weigering of een voorwaardelijke aanvaarding mee te delen op basis van bepaalde elementen die tijdens het gesprek werden verstrekt/ontdekt (bv. maar niet beperkt tot: valse verklaringen, onvoldoende schoolresultaten, onvoldoende taalniveau, medische aandoeningen, eetstoornissen, psychologische stoornissen, allergieën...). In geval van weigering (behalve als er valse verklaringen waren tijdens de voorinschrijving, tijdens het selectiegesprek, tijdens het opstellen van het aanvraagformulier of als er vals werd gespeeld tijdens de evaluatietests) wordt het voorschot van 25 % binnen de 30 dagen terugbetaald.
4. Organisator / Aansprakelijkheid
NV WEP, maatschappelijke zetel: 26, Jetselaan, 1081 Brussel. Overeenkomstig de wet mogen wij als bemiddelaar reizen organiseren en/of aanbieden onder licentie nr. A1912. Overeenkomstig de wet dragen wij bij tot het Garantiefonds Reizen.
De deelnemer en zijn/haar wettelijke vertegenwoordigers erkennen uitdrukkelijk dat WEP op geen enkele wijze tussenbeide komt en derhalve niet verantwoordelijk kan worden gesteld voor eventuele contacten met ambassades/consulaten/administratieve autoriteiten en in het algemeen voor de procedures voor het verkrijgen van visa/paspoorten of andere administratieve documenten die onder de persoonlijke verantwoordelijkheid van de deelnemer en zijn/haar wettelijke vertegenwoordigers blijven vallen.
Indien het vertrek/programma wordt opgeschort of geannuleerd als gevolg van plichtsverzuim van de deelnemer en/of zijn wettelijke vertegenwoordigers, draagt deze de volledige verantwoordelijkheid voor alle directe of indirecte gevolgen in verband met deze opschorting of annulering.
Verblijven en/of cursussen worden georganiseerd door lokale dienstverleners/sponsors.
De dienstverlener /sponsor wordt vermeld in de reisdocumenten die de deelnemer voor vertrek ontvangt.
WEP kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de onmogelijkheid om de contractueel overeengekomen diensten te leveren ten gevolge van het falen van de dienstverleners /sponsors in het gastland, de luchtvaartmaatschappij, de verzekeringsmaatschappij of in geval van overmacht, conflicten, onrust of gebeurtenissen waarover zij geen controle heeft.
WEP is vrijgesteld van elke aansprakelijkheid voor de directe of indirecte gevolgen van oorlog, revolutie, burgerlijke of politieke onrust, rellen, stakingen, epidemieën, pandemieën, quarantaine of natuur- of kernrampen. Indien dergelijke omstandigheden zich voor het vertrek voordoen, de goede uitvoering van het verblijf verhinderen en/of een risico vormen voor de veiligheid en/of gezondheid van de deelnemer, is WEP niet aansprakelijk voor enige vorm van schadevergoeding.
De foto's of getuigenissen in de brochure, op de website of in enig ander document zijn niet contractueel. Getuigenissen, foto's en andere documenten, in welke vorm of op welke drager ook, die de student betreffen, vermelden of voorstellen in het kader van zijn verblijf of de organisatie van zijn verblijf, kunnen worden gebruikt voor promotionele doeleinden, ongeacht de vorm of de drager van deze acties.
WEP kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor de weigering van een visum door de autoriteiten van het gastland.
5. Annulering
5.1. Annulering door de deelnemer voor vertrek
Elk verzoek tot annulering van de inschrijving voor het programma, in welk stadium dan ook, moet door de deelnemer (en eventueel zijn wettelijke vertegenwoordigers) per aangetekend schrijven aan WEP worden meegedeeld.
In geval van annulering door de deelnemer (of zijn/haar wettelijke vertegenwoordigers) na ontvangst door WEP van het voorinschrijvingsformulier en vóór de selectiebevestigingsbrief, is geen vergoeding verschuldigd, behalve de hierboven vermelde 100,00 euro administratiekosten.
In geval van annulering door de deelnemer (of zijn/haar wettelijke vertegenwoordigers) binnen 14 dagen nadat WEP de selectiebevestigingsbrief heeft verzonden (herroepingsperiode), is geen vergoeding verschuldigd, behalve de hierboven vermelde EUR 100,00 verwerkingskosten.
Indien de deelnemer of zijn/haar wettelijke vertegenwoordigers WEP niet binnen 14 dagen in kennis stellen van hun besluit om te herroepen, wordt de inschrijving geacht te zijn bevestigd door de deelnemer en/of zijn/haar wettelijke vertegenwoordigers; indien in dit geval de aanbetaling van 25 % niet binnen 19 dagen na verzending van de selectiebevestigingsbrief door WEP is voldaan, of indien het volledige inschrijvingsformulier niet binnen 21 dagen na verzending van de selectiebevestigingsbrief door WEP is geretourneerd, wordt de inschrijving automatisch geannuleerd. In dergelijke gevallen is een vaste vergoeding van € 1.000 verschuldigd aan WEP.
Indien de deelnemer zijn inschrijving annuleert na betaling van het voorschot maar vóór terugzending van het volledige inschrijvingsformulier, is dezelfde forfaitaire vergoeding van € 1.000 aan WEP verschuldigd.
Indien de deelnemer zijn inschrijving annuleert na terugzending van het volledige inschrijvingsformulier, wordt het contract automatisch beëindigd. De deelnemer is aan WEP een conventionele en onherleidbare forfaitaire schadevergoeding verschuldigd. Deze bedraagt 25 % van de deelnamekosten in geval van annulering meer dan 6 maanden voor vertrek of 50 % in geval van annulering minder dan 6 maanden voor vertrek.
In ieder geval heeft WEP het recht deze vergoedingen te verrekenen met de door haar geïnde bedragen die een vergoedend karakter jegens haar hebben. Om u te beschermen in geval van annulering biedt WEP u een optionele WEP Annuleringsgarantie aan (zie details hierboven). Voor de prijs van deze garantie verwijzen wij u naar de offerte / reservatie. Na vertrek van de deelnemer wordt geen enkel bedrag terugbetaald in geval van onderbreking van het verblijf. De inschrijvingskosten (niet inbegrepen in de kostprijs van het programma) van 100 € worden in geen geval terugbetaald.
Opmerking over regiovoorkeuren in een klassiek of klassiek + : er is geen garantie voor plaatsing in een gewenste regio, aangezien deze plaatsingen grotendeels afhangen van lokale beschikbaarheid en beslissingen van lokale sponsors. De kans om niet in de gewenste regio geplaatst te worden is groter dan de kans om er wel geplaatst te worden. Het niet geplaatst worden in de gewenste regio of staat kan geen geldige reden voor annulering zijn. Indien de deelnemer en zijn/haar wettelijke vertegenwoordigers toch wensen te annuleren, zijn bovenstaande annuleringsvoorwaarden van toepassing.
5.2. Annulering door WEP
In geval van annulering van de selectie door WEP voordat de definitieve toelating is bevestigd, betaalt WEP de aanbetaling van 25 %, indien deze reeds betaald werd, terug.
In het geval WEP de inschrijving annuleert door een oorzaak eigen aan WEP (en niet vanwege iets externs aan WEP) nadat de definitieve toelating is bevestigd, verplicht WEP zich de deelnemer volledig te vergoeden voor alle materiële schade die (alleen) als gevolg van deze annulering wordt geleden.
WEP kan te allen tijde besluiten een programma te annuleren als men van mening is dat de omstandigheden van het verblijf in negatieve zin veranderen (gezondheidsomstandigheden, politieke omstandigheden, negatief reisadvies van Buitenlandse Zaken ...). In dit geval moet de deelnemer deze beslissing respecteren.
5.3. WEP Annuleringsgarantie
Het is mogelijk en raadzaam om bij de inschrijving in te tekenen op de "WEP Annuleringsgarantie", die de kosten dekt van annulering van het programma in geval van, onder andere, gezondheidsproblemen van de student of een familielid in de eerste graad en om academische redenen. De vergoeding voor de "WEP Annuleringsgarantie" bedraagt 6 % van de kosten van het programma waarvoor de deelnemer zich heeft ingeschreven en moet op het moment van inschrijving volledig worden betaald, naast het inschrijfgeld van 100 €. Met de WEP-annuleringsgarantie kan de deelnemer het programma zonder boete annuleren (behalve het bedrag van de garantie zelf) tot het moment van vertrek om de bovengenoemde redenen, gedocumenteerd met een medisch attest of passende schooldocumenten die samen met het annuleringsverzoek moeten worden ingediend. Met de WEP Annuleringsgarantie kan de deelnemer zich terugtrekken uit het contract in de volgende gevallen :
1. Overlijden van de deelnemer of van een familielid in de eerste graad (ouders, broers, zussen).
2. Ernstige gezondheidsproblemen van de deelnemer of een ouder (ouders, broers, zussen). De medische toestand moet schriftelijk worden meegedeeld door de deelnemer/ouders. De deelnemer moet WEP binnen 24 uur passende medische/gezondheidsinformatie verstrekken waaruit de medische situatie blijkt.
3. Onvermogen om aan het programma deel te nemen wegens zittenblijven indien het programma daardoor niet kan worden uitgevoerd of uitgesteld, of in het geval dat slechte resultaten voor een schoolexamen de deelnemer verplichten tot het afleggen van herexamens en de aanvraag vergezeld gaat van de schoolresultaten en een passende verklaring van de school waaruit blijkt dat het onmogelijk is te vertrekken.
4. Onmogelijkheid om aan het programma deel te nemen als gevolg van afwijzing van het project door de school van herkomst (voor projecten tijdens het middelbaar onderwijs). Een officiële schriftelijke verklaring van de school moet ons ten minste 4 maanden voor vertrek worden toegezonden.
5. Verplichte quarantaine na diagnose van Covid 19 en onmogelijkheid om het begin van het verblijf uit te stellen door WEP binnen 21 dagen na quarantaine.
6. Diefstal van de voor vertrek vereiste identiteitsdocumenten van de Deelnemer binnen 72 uur voor vertrek, vergezeld van een proces-verbaal van de politieautoriteiten, wanneer wordt aangetoond dat het materieel onmogelijk is deze documenten voor vertrek opnieuw te maken/vervangen en tot 15 dagen na de geplande vertrekdatum.
7. Naar behoren gedocumenteerd onvermogen van de deelnemer om de plaats van vertrek te bereiken als gevolg van ernstige natuurrampen.
Uitgesloten van de dekking zijn annuleringen en/of wijzigingen die direct of indirect zijn veroorzaakt door oorzaken die niet objectief kunnen worden aangetoond of door geestesziekte, alsmede alles wat niet uitdrukkelijk in de bovenstaande punten is vermeld.
Indien de voorwaarden voor toepassing van de WEP Annuleringsgarantie niet zijn vervuld en/of indien de door de deelnemer opgegeven redenen niet in aanmerking kunnen worden genomen, wordt voor de berekening van de ingehouden annuleringskosten het artikel "Annulering door de deelnemer voor vertrek" van de Algemene Voorwaarden van WEP toegepast.
Als alternatief voor de WEP Annuleringsgarantie is het mogelijk een optionele verzekering af te sluiten bij " BV Protections " die de kosten dekt van annulering van het programma door objectief gedocumenteerde oorzaken of gebeurtenissen die op het moment van de boeking niet te voorzien waren en die de verzekerde of een lid van zijn familie treffen. Vraag voor meer details een WEP-adviseur of bekijk de details van de annuleringsverzekering online.
6. Prijs van het programma
6.1. Betalingen
De prijs van het gekozen programma wordt als volgt betaald: 25 % aanbetaling binnen 15 dagen na ontvangst van de selectiebevestigingsbrief en het saldo in 3 stortingen van 25 % voor vertrek. Aangezien alle betalingen moeten zijn ontvangen vóór de indiening van visumdocumenten (indien van toepassing), variëren de betalingstermijnen naargelang het programma en de bestemming. Deze worden vóór de definitieve inschrijving bevestigd in de bevestigingsbrief van de selectie. Naleving van de betalingstermijnen is een absoluut noodzakelijke voorwaarde voor de deelnemer en zijn/haar wettelijke vertegenwoordigers om aan de uitvoering van hun verplichtingen te voldoen.
Elk verzuim of vertraging in de betaling van alle of een deel van de aanbetalingen of stortingen leidt automatisch en zonder ingebrekestelling tot :
a) Een verhoging van het verschuldigde bedrag met 15 % als boeteclausule, zonder dat dit bedrag lager mag zijn dan 100 euro.
b) Conventionele interest van 12 % per jaar.
Dit doet geen afbreuk aan het recht van WEP om volledige vergoeding van de geleden schade te eisen. In geval van niet-betaling binnen de termijn behoudt WEP zich het recht voor het programma op te schorten en uiteindelijk te annuleren indien de deelnemer en zijn wettelijke vertegenwoordigers de betalingsachterstand niet binnen 15 dagen na de ingebrekestelling rechtzetten, waarbij de gevolgen ten laste van de medecontractant(en) vallen.
Tenzij anders vermeld, zijn de prijzen exclusief: optionele annuleringsverzekering - WEP annuleringsverzekering - bagageverzekering - zakgeld (voor uw vrijetijdsactiviteiten, verplaatsingen, schoolbenodigdheden, excursies, enz.) – heen-en terugreis naar Europese bestemmingen (inclusief Groot-Brittannië) - paspoort- of visumkosten - uniform (indien van toepassing) - eventuele toeslagen voor speciale voedingswensen, allergieën of specifieke medische aandoeningen.
6.2. Extra kosten in verband met gezondheidseisen
Alle kosten die voortvloeien uit een gezondheidsverplichting, bijvoorbeeld (maar niet beperkt tot deze voorbeelden) quarantaine (inclusief accommodatie, maaltijden, transfers, enz., al dan niet voor een accommodatie naar keuze), een PCR-test voor vertrek of na aankomst, een antigene test voor vertrek of na aankomst, een vaccinatie of een boostervaccinatie, een medische controle, het verkrijgen van een certificaat van welke aard dan ook, enz. zijn voor rekening van de deelnemer.
6.3. Tarieven (geldigheid, herziening, financiële verevening)
Belangrijke opmerking betreffende de overdracht van informatie en documenten door WEP: het is uw verantwoordelijkheid om WEP te voorzien van een geldig en regelmatig geraadpleegd e-mailadres (met name door wettelijke vertegenwoordigers indien de deelnemer minderjarig is) aangezien documenten (die niet in origineel formaat hoeven te zijn) u per e-mail worden toegezonden. Alleen mededelingen per post of e-mail zijn geldig. Mededelingen via sociale netwerken, chat of berichtendiensten zijn informeel en niet bindend.
7. Datum en duur van het programma
De exacte begindatum en duur van een verblijf kunnen variëren omdat deze afhankelijk zijn van verschillende factoren zoals (maar niet beperkt tot): de eindbestemming, de interne organisatie van WEP (bv. vervoer, verzekering, combinatie van verblijven in verschillende landen, noodzaak om verschillende deelnemers te groeperen, enz.), eisen van de lokale autoriteiten van het gastland (duur gekoppeld aan een wederkerigheidsquotum, immigratievoorschriften, enz.), door de gastschool of het-schooldistrict, door de lokale organisatie die het verblijf van de deelnemer sponsort of door een geval van overmacht dat WEP verplicht het verblijf aan te passen.), door de gastschool of het schooldistrict, door de plaatselijke organisatie die het verblijf van de deelnemer sponsort of door een geval van overmacht dat WEP ertoe verplicht het verblijf aan te passen. De duur van een schooljaar varieert van 9 tot 11 maanden, een schoolsemester van 4 tot 5 maanden en een schooltrimester van 9 tot 12 weken. De uiteindelijke duur wordt bepaald door WEP, rekening houdend met bovengenoemde externe factoren. De deelnemer of zijn/haar wettelijke vertegenwoordigers hebben geen recht op enige compensatie, aanpassing of terugbetaling indien de uiteindelijke duur gelijk is aan of groter is dan de hierboven vermelde duur. Indien WEP de hierboven beschreven minimumduur voor het gekozen verblijf niet kan halen (behalve in geval van overmacht of vervroegde terugkeer door toedoen van de deelnemer), wordt het verschil terugbetaald (berekend naar rato van de niet-gebruikte diensten).
8. Plaatsing in gastgezin
Het is gebruikelijk dat de plaatsing in een gastgezin tijdrovend is. Er zijn veel factoren waarmee rekening moet worden gehouden: verificatie van het strafregister, de late beslissing van gezinnen om een gastgezin te worden, het bepalen van het profiel van de student die het gezin wil ontvangen. Gezinnen kunnen worden betaald, steun ontvangen om de kosten van de opvang van een student te dekken of volledig vrijwillig zijn. Al deze stappen voorafgaand aan de plaatsing vergen tijd. Deelnemers moeten er daarom rekening mee houden dat zij pas enkele dagen voor vertrek informatie over hun plaatsing ontvangen. In sommige gevallen, als er voor het vertrek van de deelnemer geen permanente plaatsing kan worden gevonden of als het gezin dat aanvankelijk door WEP was gevonden zich terugtrekt, kan de deelnemer bij een tijdelijk gastgezin worden geplaatst terwijl het zoeken naar een permanent gastgezin wordt voortgezet. Soms kunnen gezinnen meerdere studenten tegelijk ontvangen. Studenten kunnen in de loop van hun programma bij meer dan één gastgezin worden geplaatst. De data van vertrek en terugkeer vallen niet noodzakelijk samen met het begin of het einde van het schooljaar, maar worden bepaald door WEP en de plaatselijke sponsororganisaties op basis van verschillende factoren (visum, vereisten van de plaatselijke school, beschikbaarheid van vluchten, interne organisatie, enz.) Gastgezinservaringen worden gekenmerkt door hun sterk educatieve en immersieve karakter: kandidaten die voor dit type formule kiezen, moeten daarom flexibel zijn en deze mogelijke veranderingen van familie beschouwen als kansen om nog meer aspecten van de lokale cultuur te ontdekken. De menselijke factor staat centraal in een gastgezinservaring: de geboden faciliteiten zijn niet te vergelijken met die in een hotelkamer bijvoorbeeld.
De deelnemers worden door hun gastheren vaak beschouwd als echte familieleden; de deelname van de student aan bijvoorbeeld huishoudelijke taken maakt deel uit van de geest van het programma en de plaatsing.
Plaatsing in een gastgezin kan moeilijk zijn als de kandidaat lijdt aan een allergie, een bepaalde medische aandoening en/of een specifiek dieet moet volgen. Het is
van essentieel belang dat de deelnemer of zijn/haar wettelijke voogden dergelijke omstandigheden op het formulier van voorinschrijving vermelden, aangezien het niet in alle gevallen mogelijk is verblijf en maaltijden te garanderen die voldoen aan de specifieke
behoeften van de betrokken deelnemer. Indien de kandidaat lijdt aan een allergie, een bijzondere medische aandoening en/of een specifiek dieet moet volgen, zal zijn/haar geval per geval worden beoordeeld. Er kunnen zich verschillende gevallen voordoen, zoals (niet-limitatieve lijst):
In alle gevallen zal WEP de deelnemer en zijn/haar wettelijke vertegenwoordigers in kennis stellen van de specifieke voorwaarden zodra de buitenlandse partner de mogelijkheden heeft aangegeven. WEP zal tevens de termijn aangeven waarbinnen de deelnemer en zijn/haar wettelijke vertegenwoordigers deelname aan het programma al dan niet kunnen bevestigen.
9. Diverse
10. Bescherming van de privacy
De deelnemer en/of zijn/haar wettelijke vertegenwoordigers verbinden zich ertoe ons beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens te lezen, te begrijpen en te aanvaarden, zoals uiteengezet in ons Handvest voor de bescherming van persoonsgegevens.
11. Recht op beeld
De Deelnemer en/of zijn/haar wettelijke vertegenwoordiger geeft WEP uitdrukkelijk toestemming om de afbeelding van de Deelnemer te gebruiken en/of te reproduceren voor promotionele doeleinden gedurende een periode van 7 jaar vanaf het einde van het contract indien de afbeeldingen afkomstig zijn van foto's of video's gemaakt tijdens de door WEP georganiseerde reis/verblijf.
INDIENING VAN HET ONLINE VOORINSCHRIJVINGSFORMULIER EN/OF BETALING VAN DE AANBETALING BETEKENT VOLLEDIGE AANVAARDING VAN DEZE VOORWAARDEN.
Er is een reisverzekering (ziekte/ongevallen/repatriëring/BA) inbegrepen in de prijs voor de schoolprogramma's, uitgezonderd voor Wallonië voor Belgische inwoners (zij kunnen geen reisverzekering afsluiten voor op eigen grondgebied).
De details van de dekking worden voor het vertrek meegedeeld (volledig overzicht van de algemene voorwaarden, verzekerde bedragen, gegevens alarmcentrale, verzekeringsagent ... deze kunnen echter veranderen van jaar tot jaar). In ieder geval is de aangeboden garantie van de verzekering van WEP zeer uitgebreid en overstijgt ze het minimum dat door de overheden in de landen van bestemming aan de deelnemers wordt opgelegd.
De algemene voorwaarden van de Taalreizen zijn van toepassing voor de gecombineerde programma's.
Tarieven
Vrij reizen tussen elke formule
Prijsofferte
Wijziging van de data van het vliegtuigticket
Visa/bericht aan de reizigers
WEP informeert je over de verschillende visumprocedures voor de gekozen bestemmingen. Niettegenstaande is het mogelijk dat de autoriteiten van een bepaald bezocht land ondertussen de toegangsvoorwaarden wijzigen. In dat geval is het de verantwoordelijkheid van de reiziger om de geldigheidsduur van de procedure na te gaan bij de consulaten van de bezochte landen. Het is eveneens sterk aangeraden om de richtlijnen en reisadviezen op te volgen die beschikbaar zijn op de website van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.
Inschrijvingsformaliteiten
Om je voor één van onze programma's in te schrijven, volstaat het om je online in te schrijven (aangezien sommige bestemmingen zeer populair zijn, wordt het aangeraden om zo snel mogelijk in te schrijven) en het voorschot van 500 € te betalen (betaling online, via overschrijving op onze rekening of cash op ons kantoor). Met dit voorschot kunnen wij een plaats boeken voor het door jou gekozen programma. Het wordt niet terugbetaald als je besluit om uiteindelijk niet deel te nemen. Als WEP niet in staat is om het programma te reserveren voor het door jou gekozen verblijf en op de gevraagde data, dan wordt het voorschot integraal terugbetaald.
Inschrijvingstermijnen, paspoort & visum
Schrijf je zo snel mogelijk in om zeker te zijn van je plaats. WEP kan laattijdige inschrijvingen aanvaarden, maar de mogelijkheden hangen in dat geval af van het aantal nog beschikbare plaatsen, de plaatsingstermijnen (variëren naargelang de gekozen formule) maar ook van de toegangsvereisten van de gekozen bestemming (paspoort, visum …).
Voor een verblijf in een lidstaat van de Europese Unie volstaat je identiteitskaart als je zelf de nationaliteit van een Europese lidstaat hebt. Voor verblijven buiten de Europese Unie heb je een internationaal paspoort nodig.
De visumregels verschillen van land tot land en zijn afhankelijk van de duur en het type van het programma. Na de bevestiging van je reservatie bezorgt WEP je alle nodige informatie over de procedure voor de visumaanvraag, indien nodig.
Hou bij je inschrijving en vertrekdatum dus rekening met een voldoende lange termijn om alle formaliteiten te regelen. De formaliteiten om een paspoort of een visum te bekomen, kunnen verschillende weken in beslag nemen. Als de inschrijvingstermijn te kort is, is het mogelijk dat WEP je reservatie niet kan bevestigen.
Opgelet: Als je niet de nationaliteit van een lidstaat van de EU hebt, moet je zelf inlichtingen inwinnen bij het consulaat van het land dat je wil bezoeken voor de modaliteiten van het paspoort en/of visum.
De wettelijke vertegenwoordigers en de deelnemer verbinden zich ertoe te voldoen aan alle gezondheids- en administratieve verplichtingen (vaccinaties, medische tests, visum, paspoort, biometrische gegevens ...) die worden opgelegd door de school, de lokale en/of nationale autoriteiten van het (de) gastland(en), de (privé- of openbare) scholen en/of de accommodatie om de organisatie en de realisatie van het verblijf, de binnenkomst en/of het verblijf op het grondgebied en/of de schoolopleiding ter plaatse mogelijk te maken. In geval van weigering om aan deze vereisten te voldoen, begrijpen de wettelijke vertegenwoordigers en de deelnemer dat WEP het verblijf mogelijks niet zal kunnen organiseren. Deze weigering zal derhalve worden beschouwd als een eenzijdige en vrijwillige annulering van het programma door de wettelijke vertegenwoordigers en de deelnemer.
Prijs van het programma & geleverde prestaties
Behalve indien anders vermeld, omvat de prijs niet: een verplichte medische verzekering • een facultatieve annuleringsverzekering • vervoer heen/terug • zakgeld (voor ontspanning, verplaatsingen, kleine schoolbenodigdheden, uitstappen ...) • didactisch materiaal • inschrijvingsgeld voor officiële taalexamens als TOEFL, IELTS, DELF ... • transfer van de luchthaven naar de verblijfplaats • paspoort- en visumkosten • in bepaalde gevallen het logement, het is dus heel belangrijk dat je aandachtig de beschrijving van het programma dat je interesseert, nakijkt • de eventuele waarborg voor de optie logement in een appartement of residentie (indien van toepassing) • eventueel supplement in geval van een bepaald dieet of een allergie • toeslagen in het hoogseizoen.
De prijzen zijn geldig voor een vertrek in hetzelfde jaar als het jaar waarin je je inschrijft. Indien kosten voor logement in de prijs inbegrepen zijn, dan is dit voor de vermelde duur. Indien de talenschool haar deuren sluit wegens feestdagen (bv. periode van Kerstmis en Nieuwjaar) tijdens je verblijf (voor programma’s met taallessen), dan is het logement niet inbegrepen.
De geleverde prestaties zijn degene die inbegrepen zijn in de Taalreis van de deelnemers en die staan beschreven op onze website, voor een vertrek in het lopende jaar. In geval van een vertrek het jaar nadien of later, kunnen de beschreven prestaties onderhevig zijn aan wijzigingen.
Betalingsmodaliteiten
De reservering gebeurt na de validatie van de online inschrijving en het dossier (indien van toepassing). Een forfaitair voorschot van 500 € of het totale bedrag van het verblijf als dat minder is dan 500 € moet betaald worden bij inschrijving. Binnen 15 dagen na ontvangst van onze schriftelijke bevestiging moet de deelnemer 30% van het overige saldo regelen als de kostprijs van het programma meer dan 1.000 € bedraagt of 100% als de kostprijs van het programma minder dan 1.000 € bedraagt. De eindbetaling van alle vereiste bedragen (met inbegrip van eventuele supplementen zoals het vervoer H/T, de reis- en annuleringsverzekering, transfers ...) moet ten laatste worden uitgevoerd 6 weken voor vertrek. Indien een deelnemer zich inschrijft binnen een termijn van minder dan 6 weken, dan moet hij/zij onmiddellijk het overige vereiste saldo regelen na verzending van zijn reserveringsbevestiging. Het naleven van deze vervaldata is een absolute voorwaarde voor WEP om zijn verplichtingen na te komen.
Elke betaling moet uitgevoerd worden ten laatste op de vervaldag.
Elke betalingsachterstand of ontbrekende betaling van een deel of het geheel van de voorschotten of betalingen heeft van rechtswege en zonder ingebrekestelling tot gevolg dat:
a) Een forfaitaire verhoging van 15% van het verschuldigd bedrag verschuldigd is, ten titel van strafbeding, en zonder dat dit bedrag lager kan zijn dan 100 €.
b) Moratoire intresten ter hoogte van 12% per jaar beginnen te lopen.
Dit beding doet geen afbreuk aan het recht voor WEP om de vergoeding van haar volledige schade te vorderen.
In geval van niet-betaling binnen de vastgestelde termijn behoudt WEP zich bovendien het recht voor om het programma te schorsen, waarbij alle kosten hieraan verbonden ten laste van de deelnemer of contractant zijn.
Data en duur van het programma
De duur en de vertrekdata van de programma's staan vermeld bij elke formule. WEP heeft het recht je vertrek te organiseren voor of na de voorziene datum, indien dit nodig zou zijn voor de goede organisatie van je verblijf of volgens de beschikbare plaatsen bij de vliegtuigmaatschappijen.
Organisatie/Verantwoordelijke
WEP nv, maatschappelijke zetel: Jetselaan 26, 1081 Brussel. Overeenkomstig de wet hebben wij het recht reizen te organiseren of voor te stellen als tussenpersoon onder de licentie nr. A1912. Overeenkomstig de wettelijke verplichtingen dragen wij bij aan het Garantiefonds Reizen. De verblijven en/of lessen worden georganiseerd door plaatselijke organisatoren. De gegevens van de organisator van het door de deelnemer gekozen programma worden meegedeeld op de plaatsingsfiche die de deelnemer in de week voor vertrek zal ontvangen. WEP kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor de onmogelijkheid aan zijn contractuele verplichtingen te voldoen als gevolg van gebreken van de organisatie in het gastland, vliegtuigmaatschappijen, verzekeringsmaatschappijen of omwille van overmacht, conflicten, onrust of gebeurtenissen waarover WEP geen enkele controle heeft. WEP is vrijgesteld van elke vorm van verantwoordelijkheid die voortvloeit uit de directe of indirecte gevolgen van een oorlog, revolutie, burgerlijke of politieke onrust, oproer, staking, epidemie, pandemie, quarantaine en nucleaire of natuurlijke catastrofes. Indien dergelijke omstandigheden zich reeds voordoen voor vertrek en het goede verloop van het verblijf van de deelnemer in gevaar brengen en/of een risico vormen om de veiligheid en/of de gezondheid van de deelnemer te waarborgen, kan WEP niet aansprakelijk worden gesteld voor enige vorm van schadevergoeding. De foto’s of getuigenissen in de brochure, op de website of op andere documenten, zijn niet contractueel. WEP is niet verantwoordelijk voor de weigering van het uitreiken van een visum door de autoriteiten van het gastland. Getuigenissen, foto’s en andere documenten van een student, ongeacht de vorm of het soort media, die zijn verblijf of de organisatie van zijn verblijf vermeldt of weergeeft, mogen door WEP voor publicitaire doeleinden aangewend worden, ongeacht de vorm of media van deze acties.
Begeleiding
In het kader van de taalreizen voor minderjarigen verzekert de plaatselijke correspondent of de partnerschool van WEP een begeleiding en opvolging van de deelnemers voor wat betreft de lessen, de activiteiten, de sportbeoefening of de uitstappen die door de lokale correspondent of talenschool zelf georganiseerd worden. WEP, noch de lokale partner, kan een opvolging of begeleiding garanderen tijdens vrije momenten die na de lessen, tijdens de uitstappen of buiten de infrastructuur van de lokale partner plaatsvinden en evenmin wanneer de deelnemer op weg is van de plaats van logement naar de plaats van de lessen en/of activiteiten. De deelnemer en/of zijn wettelijke voogd erkent dat hij op de hoogte is van deze mogelijkheid dat de deelnemer niet begeleid is door een volwassene op die momenten.
Opgelet:
Voor een meer omkaderd programma, gelieve de hiertoe aangeduide formules te consulteren.
Tarieven
Opgelet: de scholen functioneren volgens een vastgesteld kalenderjaar. Het is dus mogelijk dat op het begin van een nieuw kalenderjaar de lessen wijzigen (inhoud, uurrooster, niveau …). In het geval dat je programma plaats heeft tijdens de overgang van 2 kalenderjaren moet je hier dus rekening mee houden. Als de school gesloten is omwille van een feestdag of wettelijk verlof, worden de lessen niet terugbetaald.
Wijzigingen
Wijzigingen door de deelnemer: Elke wijziging van het programma voor vertrek kan enkel mits akkoord van WEP en kan in geen enkel geval aanleiding geven tot een terugbetaling van welke aard dan ook. Een onderbreking van het programma, ongeacht de reden; of afstand van bepaalde prestaties inbegrepen in de prijs van het programma, kunnen niet in aanmerking komen voor een terugbetaling van welke aard dan ook. Kosten betreffende een vervroegde terugkeer en eventuele begeleiding zijn steeds voor rekening van de deelnemer.
Opgelet, er kunnen geen aanpassingen worden gemaakt aan de annuleringsverzekering. Eenmaal de annuleringsverzekering aangevraagd is (tijdens de online inschrijving of later), kan deze niet meer worden verwijderd of aangepast. De prijs van de verzekering moet in zijn geheel worden betaald. We raden u daarom aan om goed te overdenken of u deze verzekering wel of niet wenst te nemen alvorens u uw inschrijving afrondt.
Wijzigingen door WEP: Wijzigingen voor vertrek: indien er zich, voor vertrek, een gebeurtenis buiten toedoen van WEP voordoet, dewelke WEP verplicht om de plaats van het programma of fundamentele prestaties te wijzigen, zal WEP de deelnemer hierover zo spoedig mogelijk op de hoogte brengen. De deelnemer heeft het recht om de wijziging te aanvaarden of de overeenkomst te ontbinden. De deelnemer dient zijn keuze binnen een termijn van twee (2) werkdagen kenbaar te maken vanaf het moment van de bekendmaking.
Wijzigingen na vertrek: Indien, na de start van het programma, één van de fundamentele prestaties van het contract niet gerealiseerd kunnen worden, verbindt WEP zich ertoe om een gelijkaardige dienst aan te bieden, zonder supplement.
Annuleringskosten
In geval van annulering is de deelnemer of zijn wettelijke vertegenwoordiger een forfaitaire, overeengekomen en onveranderlijke vergoeding verschuldigd aan WEP. Deze vergoeding bedraagt 25% van de deelnemingskosten in geval van annulering meer dan 6 maanden voor het vertrek, 50% in geval van annulering tussen 6 en 3 maanden voor het vertrek, 75% in geval van annulering tussen 3 maanden en 15 dagen voor het vertrek en 100% in geval van annulering minder dan 15 dagen voor het vertrek. WEP heeft hoe dan ook het recht om deze vergoeding aan te vullen door de geïnde som, die in dat geval als compensatie dienst zal doen. Om u te beschermen in geval van annulering biedt WEP u een optionele WEP Annuleringsgarantie aan (zie details hierboven). Voor de prijs van deze garantie verwijzen wij u naar de offerte / reservatie. Na vertrek van de deelnemer wordt er niets terugbetaald bij onderbreking van de reis, om welke reden ook. In geval van annulering van de inschrijving door WEP na bevestiging van de definitieve aanvaarding, verbindt WEP zich ertoe de totaliteit van de materiële schade (uitsluitend) ondergaan door de deelnemer in hoofde van deze annulering te vergoeden.
Wanneer een deelnemer een annuleringsverzekering afsluit bij WEP dekt deze (binnen de bepalingen van de algemene voorwaarden van de polis) de gekozen formule zoals ze werd gereserveerd op het moment waarop de verzekering werd afgesloten. Als het vervoer H/T deel uitmaakt van de gereserveerde forfait, is het gedekt door de annuleringsverzekering op dezelfde manier als het verblijf. Wanneer het vervoer en/of aanvullende diensten apart worden gereserveerd (niet exhaustieve voorbeelden: reisverzekering, transfers …), zijn ze niet gedekt door de annuleringsverzekering. De deelnemer heeft de mogelijkheid om een afzonderlijke annuleringsverzekering af te sluiten voor het vervoer dat gereserveerd wordt bij WEP. Als de deelnemer dit bij een ander reisagentschap reserveert, moet hij ook de annuleringsverzekering die het vervoer dekt bij dat reisagentschap afsluiten.
WEP kan op elk moment beslissen om een programma te annuleren als men van oordeel is dat dat de verblijfsvoorwaarden op een negatieve manier evolueren (gezondheidsomstandigheden, politiek, negatief reisadvies van Buitenlandse Zaken, enz.). In dit geval moet de deelnemer deze beslissing respecteren.
WEP Annuleringsgarantie
Het is mogelijk en raadzaam om bij de inschrijving in te tekenen op de "WEP Annuleringsgarantie", die de kosten dekt van annulering van het programma in geval van, onder andere, gezondheidsproblemen van de student of een familielid in de eerste graad en om academische redenen. De vergoeding voor de "WEP Annuleringsgarantie" bedraagt 6 % van de kosten van het programma waarvoor de deelnemer zich heeft ingeschreven en moet op het moment van inschrijving volledig worden betaald, naast het inschrijfgeld van 100 €. Met de WEP-annuleringsgarantie kan de deelnemer het programma zonder boete annuleren (behalve het bedrag van de garantie zelf) tot het moment van vertrek om de bovengenoemde redenen, gedocumenteerd met een medisch attest of passende schooldocumenten die samen met het annuleringsverzoek moeten worden ingediend. Met de WEP Annuleringsgarantie kan de deelnemer zich terugtrekken uit het contract in de volgende gevallen :
1. Overlijden van de deelnemer of van een familielid in de eerste graad (ouders, broers, zussen).
2. Ernstige gezondheidsproblemen van de deelnemer of een ouder (ouders, broers, zussen). De medische toestand moet schriftelijk worden meegedeeld door de deelnemer/ouders. De deelnemer moet WEP binnen 24 uur passende medische/gezondheidsinformatie verstrekken waaruit de medische situatie blijkt.
3. Onvermogen om aan het programma deel te nemen wegens zittenblijven indien het programma daardoor niet kan worden uitgevoerd of uitgesteld, of in het geval dat slechte resultaten voor een schoolexamen de deelnemer verplichten tot het afleggen van herexamens en de aanvraag vergezeld gaat van de schoolresultaten en een passende verklaring van de school waaruit blijkt dat het onmogelijk is te vertrekken.
4. Onmogelijkheid om aan het programma deel te nemen als gevolg van afwijzing van het project door de school van herkomst (voor projecten tijdens het middelbaar onderwijs). Een officiële schriftelijke verklaring van de school moet ons ten minste 4 maanden voor vertrek worden toegezonden.
5. Verplichte quarantaine na diagnose van Covid 19 en onmogelijkheid om het begin van het verblijf uit te stellen door WEP binnen 21 dagen na quarantaine.
6. Diefstal van de voor vertrek vereiste identiteitsdocumenten van de Deelnemer binnen 72 uur voor vertrek, vergezeld van een proces-verbaal van de politieautoriteiten, wanneer wordt aangetoond dat het materieel onmogelijk is deze documenten voor vertrek opnieuw te maken/vervangen en tot 15 dagen na de geplande vertrekdatum.
7. Naar behoren gedocumenteerd onvermogen van de deelnemer om de plaats van vertrek te bereiken als gevolg van ernstige natuurrampen.
Uitgesloten van de dekking zijn annuleringen en/of wijzigingen die direct of indirect zijn veroorzaakt door oorzaken die niet objectief kunnen worden aangetoond of door geestesziekte, alsmede alles wat niet uitdrukkelijk in de bovenstaande punten is vermeld.
Indien de voorwaarden voor toepassing van de WEP Annuleringsgarantie niet zijn vervuld en/of indien de door de deelnemer opgegeven redenen niet in aanmerking kunnen worden genomen, wordt voor de berekening van de ingehouden annuleringskosten het artikel "Annulering door de deelnemer voor vertrek" van de Algemene Voorwaarden van WEP toegepast.
Als alternatief voor de WEP Annuleringsgarantie is het mogelijk een optionele verzekering af te sluiten bij " BV Protections " die de kosten dekt van annulering van het programma door objectief gedocumenteerde oorzaken of gebeurtenissen die op het moment van de boeking niet te voorzien waren en die de verzekerde of een lid van zijn familie treffen. Vraag voor meer details een WEP-adviseur of bekijk de details van de annuleringsverzekering online.
Reisverzekering
Elke deelnemer wordt verondersteld te beschikken over een voldoende reisverzekering die medische onkosten, repatriëring om medische redenen en burgerlijke aansprakelijkheid dekt. Indien u niet over dergelijke verzekering beschikt, kan WEP u een totaalpakket voorstellen. Deze verzekering dekt onkosten in geval van ziekte, ongevallen, hospitalisatie, medische repatriëring, bezoek van een ouder aan de zieke student, verlies, diefstal of schade aan de bagage, burgerlijke aansprakelijkheid ... Een meer uitgebreide reisverzekering is ook mogelijk.
De voorwaarden van deze 2 mogelijkheden kan u downloaden in het gedeelte "Taalreizen", in de rubriek "voorwaarden reisverzekering en annuleringsverzekering". De prijzen vindt u terug in de online offerte-/reservatiemodule.
Belangrijk:
Varia
Klachten
In geval van een probleem of een klacht moeten de deelnemer en/of zijn wettelijke vertegenwoordiger(s) onmiddelijk, en in eerste instantie, de lokale correspondent op de hoogte stellen. Bij gebrek aan een oplossing of tussenkomst binnen de 48 uur, moeten de deelnemer en/of zijn wettelijke vertegenwoordiger(s) onmiddellijk WEP op de hoogte stellen, per e-mail of per post, opdat WEP het nodige kan doen om een oplossing te zoeken binnen afzienbare tijd. De klachten die worden geformuleerd na terugkeer zonder kennisgeving tijdens het programma, kunnen niet ontvankelijk verklaard worden aangezien WEP niet de mogelijkheid heeft gekregen om zijn rol als organisator te vervullen in geval van een eventueel gebrek. Alle aanspraken van de deelnemer moeten per aangetekend schrijven met ontvangstbevestiging binnen de drie (3) kalendermaanden na het einde van het programma worden geadresseerd aan de maatschappelijke zetel van WEP. In geval van een geschil, zijn uitsluitend de Rechtbanken van Brussel en meer bepaald het Vredegerecht van het zesde kanton te Brussel bevoegd. Het ondertekenen van het inschrijvingsformulier (of online bevestiging) en de betaling van het voorschot of de dossierkosten gelden als volledige aanvaarding van de algemene voorwaarden.
Belangrijke nota betreffende het doorsturen van informatie en documenten door WEP:
Het is jouw verantwoordelijkheid om een geldig e-mail adres aan WEP te bezorgen dat regelmatig nagekeken wordt (ondermeer door de wettelijke vertegenwoordigers voor minderjarige deelnemers) aangezien de meeste informatie en documenten (die niet op officieel papier hoeven te zijn) via elektronische weg zullen doorgestuurd worden. Enkel de communicatie via e-mail of per post worden beschouwd als geldig, communicatie via sociale media, chat of messengerdiensten zijn informeel van karakter en niet-bindend.
BESCHERMING VAN HET PRIVELEVEN
De deelnemer en/of zijn wettelijke vertegenwoordigers verbindt/verbinden zich ertoe ons Charter ter bescherming van uw persoonsgegevens te lezen, begrijpen en aanvaarden.
RECHT OP AFBEELDING
De deelnemer en/of zijn wettelijke vertegenwoordiger geeft/geven WEP de uitdrukkelijke toestemming om afbeeldingen van de deelnemer te gebruiken en/of reproduceren voor promotiedoeleinden, voor een duur van 7 jaar vanaf het einde van het contract en wanneer de afbeeldingen van foto's of video's komen die in het kader van het WEP-programma werden gemaakt.
Nieuws
