Conditions générales

 

Conditions générales – Programmes scolaires

Caractéristiques essentielles du programme.
WEP offre à ses contractants les programmes de séjours éducatifs et linguistiques tels que décrits (sous réserve d’erreurs d’impression) dans la brochure sans que les parties ne puissent se distraire de quelque façon que ce soit du projet culturel qui est mis en oeuvre. Les prestations de services définies par la brochure sont acceptées comme satisfaisant à l’obligation pour WEP de modéliser au mieux de ses moyens l’information, l’assistance et l’accueil promis à ses contractants, hors toute obligation de résultat ou mandat de représentation ou de surveillance. Le projet éducatif et culturel impose que le participant se conforme strictement aux lois des lieux de transit ou de séjour et aux règles et bons usages de la vie quotidienne, familiale et scolaire de son milieu d’accueil. Dans le cadre de sa mission, WEP ne répond ni de la force majeure ni d’une faute ou d’un fait quelconque qui engage la responsabilité civile ou pénale du participant qui en supporte seul toutes les conséquences directes ou indirectes.

Respect du programme.
En cas de violation des règles du contrat, du programme et/ou du séjour par le participant ou s’il quitte le programme, le contrat est immédiatement résilié à ses torts. Le participant s’engage à quitter le pays d’accueil dans les 7 jours sans droit à aucun remboursement de la part de WEP et à garantir et indemniser WEP et ses correspondants locaux contre toute suite dommageable quelconque de son comportement. Les voyages des personnes et des choses ainsi que les formalités administratives y afférentes (visa, passeport, documents sanitaires,....) sont régis par les lois, règlements en vigueur en la matière et constituent un prescrit impératif pour le contractant. La réservation des titres de transport est faite pour les dates et suivant les prescriptions du billet sans qu’il ne puisse être justifié de raisons quelconques au remboursement en cas de non utilisation.

Conclusion du contrat.
Tout candidat au programme doit envoyer à WEP un formulaire de préinscription(1) pour être invité à une interview de sélection et il doit payer 100 euros de couverture des frais d’examen de sa candidature. Après réception du formulaire de préinscription et des frais d’examen, WEP transmet le dossier de candidature (2) (“ Application Form “) à compléter par le candidat et ses parents. La lettre d’invitation à l’interview de sélection précise les parties du dossier qui doivent avoir été complétées pour être examinées durant l’interview. Si la candidature est acceptée, la lettre de confirmation de sélection(3) par WEP invite à compléter et renvoyer la fiche d’inscription(4). A défaut de sélection, la somme de 100 € est remboursée au candidat. La signature de la fiche d’inscription(4) constitue un bon de commande ferme et définitif qui engage les signataires :
- à payer l’acompte de 25% dans un délai de 15 jours
- à renvoyer le dossier de candidature(2) (“ Application Form “) complet dans les 21 jours de la lettre de confirmation de sélection(3).
Elle conclut le contrat en cas d’acceptation de la commande par l’admission définitive(5) du participant au programme de WEP.
Le paiement de l’acompte a la même force entre parties.
WEP dispose d’un délai de 21 jours à compter de la réception de la fiche d’inscription(4), de l’acompte de 25% et du dossier de candidature(2) complet pour l’analyser et envoyer la lettre
de confirmation d’admission définitive(5) au programme choisi, ou son refus. En cas de refus, l’acompte de 25% est restitué dans les 30 jours.

Annulation par le participant.
Après le renvoi de la fiche d’inscription signée, à défaut de paiement de l’acompte de 25% dans les 15 jours du renvoi de la fiche d’inscription(4), ou à défaut de renvoi du dossier complet dans les 21 jours de la lettre de confirmation de sélection (3), l’inscription est annulée. Une indemnité forfaitaire conventionnelle de 750 € est due à WEP pour la couverture des frais de dossier.
En cas d’annulation de son inscription par le participant après renvoi de la fiche d’inscription(4) ou après paiement de l’acompte mais avant renvoi du dossier de candidature(2) complet, la même indemnité forfaitaire conventionnelle de 750 € est due à WEP pour la couverture des frais de dossier.
En cas d’annulation de son inscription par le participant après renvoi de son dossier de candidature(2) complet, le contrat est résilié de plein droit. Une indemnité forfaitaire conventionnelle et irréductible sera due par le participant à WEP. Elle s’élève à 25% des frais de participation en cas d’annulation plus de 6 mois avant le départ, 50% en cas d’annulation plus de 45 jours avant le départ, 80% en cas d’annulation entre le 15ème jour et le 45ème jour avant le départ et 100% en cas d’annulation moins de 15 jours avant le départ. En toute hypothèse, WEP est autorisée à compenser ces indemnités avec les sommes encaissées par elle, qui ont un caractère indemnitaire à son égard. Le participant a le droit de se faire rembourser tout ou partie de cette indemnité par la souscription d’une assurance-annulation suivant les conditions et modalités de celle-ci.

Annulation par WEP.
En cas d’annulation de la sélection par WEP avant la confirmation de l’admission définitive(5), WEP rembourse l’acompte de 25% s’il a été payé. En cas d’annulation de l’inscription par WEP après la confirmation de l’admission définitive(5), WEP s’engage à indemniser l’intégralité des dommages matériels (uniquement) subis par le participant du chef de cette annulation.

Paiement du prix.
Le prix du programme choisi sera acquitté comme suit : acompte de 25 % dans les 15 jours de la signature de la fiche d’inscription ; solde en 3 versements de 25 % chacun aux dates suivantes : pour les départs entre juillet et octobre : 1ier janvier, 1ier mars et 1ier juin précédant le départ ; pour les départs entre janvier et février : 1ier juin, 1ier septembre et 1ier novembre précédant le départ. Le respect de ces échéances constitue une condition impérative de l’exécution de ses obligations par W.E.P.

Divers.
WEP est exonéré de toute responsabilité généralement quelconque quant aux conséquences directes ou indirectes en cas de guerre, révolution, troubles civils ou politiques, émeutes, grève, épidémie, pandémie, quarantaine ou catastrophes naturelles. Lorsque des circonstances de ce type surviennent avant le départ, entravent la bonne exécution du séjour et/ou créent un risque de mettre en péril la sécurité et/ou la santé du participant, WEP n’est tenue à aucun remboursement ou dédommagement généralement quelconque.
Sécurité sanitaire : pour vous informer sur les risques sanitaires et/ou sociaux éventuellement liés à la destination de votre séjour, et connaître les mesures applicables en vue de la prévention de certaines maladies et/ou épidémies,  nous vous conseillons de consuter régulièrement le site www. diplomatie.be, rubrique "En Voyage". Les informations sont régulièrement mises à jour par le Service Public Fédéral des Affaires Etrangères.
Le participant accorde à WEP le droit d’utiliser dans toutes ses publications, son image et ses écrits (à l’exception des informations confidentielles de son dossier de candidature), quel que soit le support ou format que ce soit, relativement à sa participation aux activités du programme. Les plaintes qui surviennent durant l’exécution du contrat doivent être introduites au plus vite sur place afin qu’une solution puisse être recherchée. Le participant s’adressera par priorité au coordinateur local, puis au bureau central partenaire (“sponsor“) et, à défaut de solution, à WEP. Les obligations des soussignés sont indivisibles et solidaires. Les tribunaux de Bruxelles (BELGIQUE), et plus particulièrement la justice de paix du 6ème canton de Bruxelles, sont seuls compétents et les relations contractuelles sont régies par les lois belges. LA SIGNATURE DE LA FICHE DE PREINSCRIPTION (ou la soumission de celle-ci par internet) ET D’INSCRIPTION ET/OU LE REGLEMENT DE L’ACOMPTE SIGNIFIENT L’ADHESION TOTALE A CES CONDITIONS GENERALES.